如何有效管理项目任务

为了便于讨论，我们将任务定义为具有特定期限的多步骤过程中的一个步骤。项目经理一直都在处理项目任务——事实上，我们的项目计划或产品待办事项列表中有很大一部分是由团队需要完成的任务和子任务组成的。

作为项目经理，你的职责是以驱动最终用户的业务结果和价值的方式交付项目。这包括控制成本、范围、进度和质量，而且还包括对项目团队、内部和外部涉众、供应商、监管机构等之间协作努力的全面管理。

因此，你的项目管理任务将不可避免地包含文档更新和分析，以及沟通、协作和战略规划任务。不仅如此，根据项目所处的阶段，你所关注的任务也会有所不同。

这些任务分为以下两类：

Ο 项目启动和设置任务

Ο 持续的项目管理任务

项目启动和设置任务

在项目开始之前，你的重点应该是让项目为成功做好准备。以下是你应该考虑的事情：

确认项目可行性并获得批准

所有需求是可行的吗？聪明的组织会给他们的项目管理团队一个机会，在销售或成型阶段创建或审查范围、预算和时间表。

如果是这种情况，你将与项目发起人讨论简要，明确项目目标和支持目标，与交付负责人讨论项目，创建高层次的评估和时间表，并与关键涉众审查计划，以确保获得批准。

建立项目

随着高层项目参数达成一致，你应该迅速着手进行项目设置任务，以便你的团队能够开始工作。

这包括建立你的项目管理工具和文件夹，创建一个更新的项目概要，从内部启动项目，和你的团队一起建立一个详细的工作声明，更明确的时间表，预算，以及计划范围内的项目部分的需求。

启动项目

一旦第一个工作声明被批准，工作就可以开始了。一般来说，你的第一个任务是让所有人保持一致，同时建立项目的工作方式。

这可能包括与关键利益相关者和项目发起人的外部启动会议，以及创建你将用于监控和交流项目期望的基础资产。

这些资产可以是：

Ο 可共享的项目计划

Ο 一个RAID日志

Ο 沟通计划

Ο RACI图

Ο 状态报告模板

持续的项目管理任务

在你的项目开始后，你手头上的任务可能会发生戏剧性的转变。 保持对事情的掌控就变成了日常任务和长期任务的微妙平衡，这些任务将在整个项目中反复出现。

这里最重要的是要保持主动，这样你才能控制局面，而不是只在问题发生时才做出反应。

日常项目管理任务

几乎每天都在做的事情在某种程度上是最容易定义的，但关键是要创建一个可持续的系统。将自己过度地投入日常生活中会限制你执行长期项目管理任务和处理计划外问题或升级的能力。

最重要的日常项目管理任务包括：

与项目团队签到

签到不仅让你了解工作是如何进展的，而且也是一个巩固关系、保持透明度和问责制的机制，并帮助团队了解他们的每个努力是如何融入项目大局的。

监控整体任务进度

除了检查正在进行的任务之外，你还应该在项目管理软件中监视工作流程与项目计划之间的关系。

比如，在瀑布式的项目中，这可能意味着要花一些时间更新甘特图，以查看是否有偏离关键路径的风险。

向利益相关者或客户提供状态更新

根据项目的性质，你需要每天向项目发起人或客户提供正式或非正式的状态更新，以交流进展情况，并在项目进展过程中考虑项目范围或项目进度的变化。这也是一个很好的机制来提醒他们要负责的事情。

在需要之前创建任务概要

这是项目经理主动性思维的一部分：与其在分配任务之前提供细节，不如着眼于近期的任务，并提前创建这些任务的简报。

解决项目团队提出的障碍和问题

这是最容易被误解的项目管理任务之一：项目经理可以做些什么来帮助开发人员、设计人员或业务分析师解除障碍？

答案是：很多。你可以请求额外的支持；也可以重新安排工作的优先级，以适应任何延误。

监控范围的变更并将变更请求社会化

随着工作的执行和沟通，可能会发现不属于原始项目范围的新需求。迅速处理范围变化将防止项目时间表的延迟，将预先设定预期，并将建立对你作为项目经理的判断的信任。

为项目创建审计跟踪

记录项目中的决策和关键事件是项目经理更为通用的任务。这可能包括编写和分发会议记录或更新正式的决策日志。重要的是要及时完成这个任务，这样其他人就可以开始他们的行动项目，并且共享文档始终反映现实情况。

每周项目管理任务

当然，有些事情可能不需要每天都做，但应该在每周的节奏中处理。这些任务包括：

创建状态报告

除了对项目发起人或客户进行更频繁的更新外，为项目创建正式的时间点状态报告也是一个很好的实践。这可能包括到目前为止的进展，项目计划中即将到来的里程碑，关键风险和依赖关系的状态，以及需要讨论的问题。这对你和你的客户或赞助商都一样重要：这是评估你的预算和时间进度并在需要重新规划的好方法。

审查时间节点

如果你所在的公司通过时间跟踪来监控给定项目的工作投入，那么你会希望通过任务管理软件或时间跟踪软件来分析和批准上一周的时间表。这可以帮助你查看效率低下的区域、过载的实例和总体消耗率，以便你可以相应地解决这些问题。

资源计划更新

与审查考勤卡同时进行的是为接下来的几周计划资源。需要根据更新的项目时间表不断地重新评估你需要的团队资源，这样当你需要它们时，你就不会发现它们已经被预定到另一个项目上了。

根据项目团队的空闲时间来安排项目任务，合理分配工作量和资源是一个成功项目经理所需要做的项目任务。在项目计划和执行前，利用合适的现代项目管理软件来配合管理团队是一个不错的主意，能起到事半功倍的效果。