互联网时代,信息管理工作是企业内部管理必不可少的环节。今年7月以来,我开始接触公司信息管理工作,在此之前,我并不了解什么是“信息化”。
刚接到任务时,对于如何有效地开展工作,我还没有一个明确的思路。渐渐地,我发现信息化远不只我平时理解的电脑和设备这么简单。信息系统是由计算机软、硬件,网络,通讯设备等组成,以处理信息流为目的的人机一体化系统,是一个复杂、庞大的系统。
首先,要做好OA办公系统管理。OA办公系统作为实现办公、业务、决策一体化协同管理的平台,能有效缩短时间、空间对业务的影响,大幅提高工作效率,实现资源共享,是企业实现现代化管理的重要标志,也是当前信息化管理的基础和重点。
如何在短时间内实现业务流程线上审批是急需解决的问题,也是当前工作的重中之重。原本,我以为流程审批就是通过技术将纸质文件转换为电子审批,但是这种转换的过程不同于一般电子文档的制作,管理人员要对制作软件、系统功能有相当的熟悉程度,并且要有足够的前瞻性,按各部门的需求提前做好设置,最终与管理制度、内部控制流程有效结合。
我没想到,一个看似简单的审批流程竟然这样复杂,它会受到组织架构、人员调整、权限匹配、服务器或网络情况等各种因素影响,某项细微因素变动或移动端本身的原因均有可能造成流程不通畅、无法审批的情况。在表单上线之后,我才发现自己对实际审批的需求考虑不够周全,有很多问题我自己没有提前察觉到,因此表单投入使用之后会存在纰漏。如何及时有效地解决表单故障对我来说是不小的挑战。
当线上审批不通畅时,我经过多方询问,在每个流程节点上逐一检查,排除故障,并结合自己的判断找到问题根源,再寻求解决办法,经过多次尝试,最终把问题解决。这段时间以来,除审批问题,办公系统还面临着许多其它问题,当多个问题、故障同时发生,时间又比较紧迫时,我常常会措手不及,幸而在集团及公司领导同事的协助配合下,问题都得到了有效解决,自己也学到了一些工作方法。
其次,要做好信息安全工作。开展信息安全检测防护工作以来,在现场考察的基础上,我与外部机构做了多轮沟通,对工作方案进行了反复的修改,逐渐理清了思路,明确了下一步工作安排。
这段时间,我实际参与了OA办公系统基础管理,信息设备的采购安装,信息安全检测防护等,一件件事情在推进实施中,我深刻地感受到自己对信息管理仍有很多不清晰、理解不到位的地方,特别是专业上的不足,经验和能力上的欠缺。
接下来,无论面对什么样的问题,我都要大胆尝试。由点到面,从小到大,理清思路,找到自己的方法。从横向与纵向不断深入拓展,加强对信息管理工作的整体认识和理解,及时关注学习行业、地区、集团的相关政策文件。此外,积极对标集团,向专业的优秀人才请教学习,补好专业和技术的短板。
最后,我认为最有效的办法就是在实际工作过程中不断发现和解决问题,在做中学,在学中做,敢于实践,积累经验,不断提高管理水平!
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作者:周玉茹
编辑:杨丽娟
责编:何群坤
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