张庆龙：财务共享服务中心的商旅服务到底该怎么做？

财务共享服务中心功能拓展

——商旅服务详解

文/张庆龙

目前来看，商旅费用已经位列一个大型企业集团的日常支出的第二位，占到企业运营成本的30%左右。尤其是随着我国大型企业集团走出去，实施跨国经营，其重要性更是不言而喻。然而，在很多企业的日常管理中并未建立起系统化的商旅管理流程，商旅管理几乎处于盲区。而成功商旅管理的两个重要标准：一个是降低差旅成本，一个是提升客户服务满意度。

建设完成后的财务共享服务中心，一个很重要的发展方向就是迈向商旅服务中心。为什么财务共享服务中心可以承担此职责?这主要源于财务共享服务中心强大的费用报销与控制系统的建立。还有一个重要的实践原因，那就是业财融合。商旅业务本身属于运营性质的业务，如果财务共享服务中心承接商旅服务，实质上能够在高效运营的基础上进一步实现费用管控和风险管理的前置。也就是说，财务共享服务中心的介入，打通了会计信息系统与业务经营前端的端口，可以及时掌握业务前端的数据信息，提供详尽的差旅报告，让企业负责人一目了然，提高差旅成本的透明度和真实性。

当然，业财融合这一动因也恰恰会成为商旅服务中心建立的最大障碍。有人的地方，就有江湖。有人的地方，就会有政治。因为任何一场变革运动都可能会触及现有的某些群体的利益。原来的商旅服务多数企业都是由行政部门负责管理的，财务共享服务中心若想涉足该领域，必然会触及行政部门在商旅服务中的利益。且不说这种行为是否会触及道德舞弊的利益，即使从权利的职责范围界定来看，也是一种挑战和侵犯，会让行政部门十分反感。因此，财务共享服务中心迈向商旅服务必须成功说服一把手，从成本、效率、服务、风险管控等多个方面来说明服务差异化所带来的价值体现。

一旦管理层被成功说服，同意了这一变革，财务共享服务中心就应及时着手明确职责划分。职责划分时，可以基于未来的业务流程，进行流程分析以及各流程环节的岗位设定，最终总结出流程中各部门、各岗位的职责边界。必要时，还需要通过下发正式的制度文件来明确相关管理权限与职责的变化。正式的文件有利于避免后续不必要的纠纷和推脱。

建立商旅服务系统，财务共享服务中心可以有两种选择。一种是外包，一种是自建。无论自建还是外包，都应该包括差旅申请系统、差旅预定系统、差旅结算系统、差旅分析系统。采用何种形式取决于企业规模、管理精细度及IT系统的建设能力。目前来看，外包是一种最为节约成本的形式，这主要源于成熟的商旅服务市场。当然，对于超大型的企业集团也可以根据自己的需要进行定制化的选择，当然定制化的成本极高，对于大多数我国已经构建财务共享服务中心的企业来说，完全没有必要，毕竟专业的人做专业的事。因此，在这里我们主要讲解外包这种形式的商旅服务系统管理。

选择外包时，需注意外包的服务商应该符合这样几条标准：信息系统是否强大，能否和财务共享服务系统实现有效对接；是否能够提供增值服务，例如商旅报告、商旅政策的数字化分析；供应商的服务内容及标准是否符合公司的政策需求；成本是否能够实现明显下降，并且具备与供应商议价的可能性。

选择外包时，当外包第三方机构完成了商旅服务后，员工也就完成了差旅行为，后续的财务结算、报销、核算等一系列流程就需要交给财务共享服务中心来完成。商旅服务建立的一个很重要的前提条件就是商旅服务与费用报销与控制系统的打通。目前来看，信息技术上已经不是问题，甚至很多单位可以实现移动端的管理。此时，财务共享服务中心实际上承担的是费用报销流程的作业处理。商旅服务使得费用报销从逐笔进行，转变为总对总结算的批量处理，并须增加交易核对的处理流程。

员工在完成出差后，可以选择已经执行完毕的订单，并在补充其他信息后直接创建报销单。这个过程中，报销系统需要校验订单是否已经真实完成。当基于订单创建的报销单进入流程后，商旅系统中的订单状态将被锁定，以避免发生重复报销，而后续如发生报销审批退单的情况，应同步调整商旅系统中订单状态为可用。在整个报销过程中会发生一些特殊情况，如多人出差、一人付款，秘书代领导报销等。这些特殊情况都需要在商旅系统中对订单做一些特殊处理。如针对第一种情况 ，统一预订并付款人可以将一笔订单进行分拆，并将其中的部分金额推送给实际发生人进行报销。针对第二种情况，可以将订单记录推送给其他人代为报销，或者授权他人代为报销。这些细节在两个系统交互的过程中还有不少，需要架构师在产品搭建过程中仔细考虑。

选择外包时，企业必须对自身的差旅政策进行细化。如可报销的差旅费用明细、出差住宿的标准、预定机票和酒店提前的天数、明确规定予以支付费用的范围等。

当然，出差申请必须经过审批后方可预定酒店、机票，企业必须通过预算控制差旅审批，避免无效差旅。这种情况下，当员工提交机票或酒店订单后，并不直接进行交易处理，而会先提交其主管领导进行审批。商旅系统在这个过程中需要和预算控制系统进行交互，一旦领导审批通过，需要进行预算的占用。通过这种方式，企业能够实现对费用的事前管控，而不是员工已完成差旅行为后，再回过头来检讨是否应该出差。

事实上，商旅服务也仅仅是一个开始，财务共享服务中心还可以更多地参与到前置化的费用管理与控制过程中，如会务服务、低值易耗品的采购共享，等等。在这一过程中，财务共享服务中心扩展为费用前端服务中心，为成本节约和风险控制发挥着更为重要的作用。

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