制作表格，Excel的好习惯，你有几个？（一）

Excel是最好的电子表格方面的办公软件。好的工具加上好的方法，就能制作出又快、又好的电子表格。工作细节处理方面，好的习惯，为你的工作增光添彩；草率随意，也会让你的工作黯然无光。

Excel是款开放性和包容性都非常强的电子表格办公软件，强大到不用一分钟就可以创建一个文件（新建后不输入任何内容直接保存）。这个文件是合法的（符合Excel要求），但不是有效的（空白文件没有任何意义）。一份高质量的电子表格要求既是合法的，同时必须是有效的。它从无到有的过程，不会是一分钟就可以完成的。我们在面对Excel如此大的自由度时，需要有更好操作规范，才能做出高质量的电子表格，否则，势必会流于形式，陷于平庸。

本文围绕Excel文件从无到有的制作过程，总结了几个好的工作习惯。习惯的优劣好坏有相对性，一家之言难免有失偏颇，经验的总结希望带给大家以启发，不足之处请大家多提宝贵意见。

如上图所示，文件的制作过程包括三个阶段：准备阶段、设计制作阶段和使用阶段，在各个阶段整理了若干个好习惯。同时，整个过程时通常是循环操作的，很少有电子表格能够“一次成型”的，总是要经过几次调整和修改。有些习惯也是结合循环操作的过程中使用的，例如，版本管理等。

1.准备阶段

（1）目录结构。目录结构是指在文件系统中创建好的、用于存放电子表格文件的文件夹。有很多人把Excel、Word文件放在了电脑的桌面上，文件多得几乎铺满了屏幕。我们完全不建议这样做，与之相比更需要一个简洁美观的电脑桌面。更主要的原因是不建议该目录结构不要放在C:盘中，要放在其他的数据盘。一旦出现故障，其他盘的数据更便于恢复。

为此建议采用适用于自己、逻辑关系清晰、便于记忆使用的目录结构。

如上述图中，在D:/创建了Excel电子表格的目录，然后在这个目录下分别按年度、工作范围用途、报表类型等三个方面建立了目录。具体使用哪三个方面，可因人而异。

总体的建议是：（1）这样的目录结构不要超过三级，如果处理的电子表格非常多，可以适当增加级数。合理的级数更有利实际操作。（2）选定的三级目录的前后关系没有必然的约定，完全可以根据自身的逻辑分析习惯设置。（3）便于在脑海中快速定位。根据简单的描述可以快速定位查找的范围，依据描述的主体能够快速定位是哪几个文件，从而达到在电脑上快速找到文件的目的。（4）遵循所有电子表格文件存放在目录结构的约定。一旦打破这个约定，容易产生混乱，增加定位难度。

有人会说，Excel默认保存在“我的文档”里，“我的文档”就在C：盘，如今让保存到其他盘，每次切换和路径选择都很麻烦，哪有保存到桌面来得容易呀，点击一下就可以了。说的没错，默认在C：盘，保存却要到D：盘或者其他盘，操作上很别扭。

技巧1：利用选项参数。

Excel有文件位置记忆功能，它会自动记录最近一次打开或者保存文件的位置。当用户再次执行打开或者保存命令时，都会定位到之前记录的位置。我们可以利用系统选项里面默认文件保存位置参数（见文章《定制Excel，效率激增，得心应手》中的介绍），将该参数设置为我们之前已定义目录结构中最顶级的那个文件夹。这样当Excel启动时就会默认定位到这个文件夹，接下来所有的操作都在这个顶级文件夹下完成，就可以保证文件都存放在目录结构中了。

技巧2：在桌面创建快捷方式。

定义的目录结构中存放大量的电子表格文件，需要在资源管理器中要进行频繁的访问。建立快捷方式可以简化我们的操作。具体做法为：用右键点击目录结构的顶级文件夹，在弹出的快捷菜单中选择“发送到”，再选择“桌面快捷方式”。在桌面中会出现该文件夹的快捷图标，双击操作即可。

（2）文件备份

在制作电子表格中，通常需要别人提供相关的Excel文件，作为进行统计和分析的基础数据。为了避免造成这些基础数据被篡改情况的发生和有利于后期对使用数据的校对和验证，建议在使用这些基础数据文件之前，做好文件备份。作为原始数据凭证，建议在单独的目录中存放，也可以备份到其他的设备和文件系统中。

（3）版本管理

Excel文件在制作过程中，数据可能会反复的修改，进行多版本管理是非常有必要的。有时会出现某些数据被修改后，再改回来的情况，此时存有之前的版本文件，直接恢复就可以了，否则的话可能要重新计算，增加了额外的工作量和时间消耗。这样的修改，即使Excel文件已经被正式使用后，甚至还会发生。在这种情况下能够快速恢复或者调出之前的数据，无疑是值得赞赏的。在进行版本管理时，通常先复制文件到指定的文件夹中，在文件名称中增加版本号进行区分，之前的文件版本号低，新的文件版本号高。为了慎重起见，也可以建立一个版本说明文件，记录各个版本的差异。当版本恢复时，版本说明文件可以帮我们快速定位到相应的文件。

接下来的文章，继续为大家介绍制作过程后面两个阶段的好习惯，具体请见《制作表格，Excel的好习惯，你有几个？（二）》。敬请关注。你有哪些好的习惯？请在下方留言。