商旅规划成为差旅业的必备技能

大数据显示，旅游业通常波动幅度缓慢，易于预测，在圣诞、春节等假期和夏季外出旅行会出现小型的高峰期。

对于差旅业来说，从不同的地理位置和不同行业，到不同企业不同的预算和合规性要求，差旅经理们要应对的问题数不胜数，行业趋势也并非总是一目了然。

差旅人员的类型也会带来影响。尤其是那些定期出差和不定期出差的员工。对员工出差的频次进行考量时会发现，与偶尔出差的员工相比，经常出差的员工会形成不同的数据模式。

差旅经理手中的任务并不简单，必须要有数据分析的支持才能完成。差旅经理花时间将数据解析为具体的信息结果，就能够对其组织独有的趋势有更清晰的认识。

差旅频次的趋势

近期有差旅供应商研究此类数据，表明全年出差一到三次、四到六次和七次以上的员工之间有着明显的差异。以下图表展示了这项研究所得出的结果：

图表对3月（商旅界的普通月份）、7月（商旅界最清淡的月份）和10月/11月（商旅界最繁忙的月份）进行了对比。从图表一眼便可看出，在商旅界的普通月份期间，全年出差最多6次的员工每周出差所花的时间低于平均值。而频繁出差的员工则高于这个值。很显然，频繁出差的员工全年有更多出差的安排。但这也可能表示此类员工会在商旅界不那么繁忙的季节出差，这样就能够为公司节省更多差旅费用。其实，差旅经验丰富的员工全年不同时期出差频次差异是最小的。

相反，差旅频次最少的员工其全年不同时期出差的次数波动却极大。这个群体跟随了大趋势，在繁忙的月份出差次数会比平均值多出近20%，在较清淡的夏季则会比平均值低10%以上。

尽管这样的差异或许有着另外一些原因，例如不常出差的员工旺季期间出差可能主要是为了支持会议。但从商旅规划的角度来看，这确实引出了一些有价值的观点。

差旅经验丰富的员工通常可以自行管理行程，能够让每次出差花费都近乎相同。而不定期出差的员工则可能由于在极繁忙季节出行而花费高于平均值。例如大型展会期间，高花费是难以避免的。但差旅管理公司和差旅经理有一系列不同方式来解决这个问题。

制定一个明智的商旅规划

首先是重新制定出差计划，将出行时间定在差旅需求最低的时段，这样就能够降低费用。或许假日期间与潜在客户或老客户会面显得挺奇怪，但若双方都有空，且出行线路上的交通费用正好又比较低廉，那就大可放心享受这种成本较低的会议，说不定还能赶上美好的天气。

其二，科技可发挥巨大的作用，能够怎样解决才是抵达某个目的地出差的最佳方式。乘坐列车在国内出差的费用会随着需求而波动，而专职司机收取的里程费用则不会。各企业对数据展开分析，就能够对员工可采用的出行方式进行对比和比较。纳入照顾义务这一因素后，这样的分析结果便是一个极为强大的信息源头。

最后，差旅经理常常还忽略了一个很重要的问题（甚至差旅人员自己也都没想到），那就是：是否有必要出差？

面对面交流和电话联系在效果上是有区别的，这一点毋庸置疑。我们都知道肢体语言、寒暄和真正的接触与交易本身一样，都能够促成大量积极的商业关系。但是，电话联系已不再是唯一的选择。随着网络连接的广泛普及，实时的4K视频流也能够将位于不同国家的两个会议室连接在一起。这项科技在出行路上也是可用的，这也激励着差旅人员不断缩短由于外出而导致的停工期。

最后，数据是商旅计划成功执行、具备灵活性和响应性的基石。差旅经理对原始数据进行分析，同时创建一套观察原始数据内部趋势的系统，就能够确保自己不会由于被商旅趋势大潮席卷而损失金钱。