WorkBuddy实操-学校安全台账从预案到签到表

一、背景：这类材料到底难在哪

上周接到两项任务，都是硬时限：

1. 秋假前要交《秋假突发事件应急预案》，学校分工表上写着「11 月 9 日前提交」；
2. 上级要求秋假安全教育覆盖全部学生，且要有授课教师签名 + 学生本人签名，需要一张能印发到 62 个班的签到表。

这类活儿的难点不是「不会写」，而是三件事：

• 时间紧：两项任务同一天截止，中间还夹着安全教育班会；
• 信息散：秋假时间、托管安排、人员分工散在一份活动方案 docx、一份分工 xlsx、一份会议 PPT 里，写预案时必须逐个对上；
• 格式硬：交上去的是正式文件，字体字号、标题层级、落款都有惯例，Word 里调格式比写内容还费时间。

这次用 WorkBuddy 走了一遍完整流程，两项任务从读材料到出成品大约 40 分钟。下面把过程和提示词原样拆开。

二、第一步：先把材料喂给它，别让它猜

这是最关键的一步。 很多人用 AI 写公文效果不好，不是模型不行，是没给事实——模型只能编。学校场景最怕编：人数、班级数、领导姓名、活动日期，编错一处就废了。

我的做法是把整个秋假工作目录引用给它：

WorkBuddy 会自动列目录、挑出相关文件、读取正文。它先读了《秋假活动方案.docx》，又读了《秋假工作分工安排.xlsx》，还顺手把 48MB 的《秋假工作会议.pptx》里 12 页正文提取出来。

这一步的收获是几个「只有文件里才有」的事实：

经验：能指向文件目录就不要用文字描述。一句「根据这个文件夹」，比写三百字背景介绍有效得多。

三、第二步：一份能直接上报的应急预案

3.1 提示词

只说了一句话：

3.2 它给出的结构

成品 3500 字左右，11 章，是「检查时能一条条对上」的结构：

1. 适用范围（明确覆盖 11 日校外实践、11—13 日校内托管、居家学生、极端天气、舆情）
2. 工作原则（五条短句，不空）
3. 组织机构（1 个领导小组 + 7 个工作组，人员全部来自分工表）
4. 风险预判（按四类场景分，不是泛泛而谈）
5. 预防措施（六条：安全教育、家长知情、隐患排查、报备、重点人群、应急准备）
6. 分级响应（Ⅳ/Ⅲ/Ⅱ/Ⅰ 四级，写明报告时限）
7. 分类处置流程（十类：伤害事故、突发疾病、走失、溺水、食物中毒、极端天气、火灾地震、校外交通事故、心理危机、舆情）
8. 报告与信息发布
9. 善后与恢复
10. 保障措施
11. 附则

3.3 值得单独说的三个细节

① 人员不是编的。 7 个工作组的分工直接对应分工表里的真实职责：后勤保障组对应原表「后勤保障、食品安全、校车」一项，信息与舆情组对应「宣传报道、数据上报」，家校沟通组对应「家长沟通、去向核实」。交上去，领导一看就知道「这稿子是照着我们的安排写的」。

② 处置流程是「动作链」，不是原则。 比如溺水一条写的是：

立即呼救报警——岸上利用竹竿、绳索、救生圈施救，严禁学生下水施救——上岸后清理口鼻异物、实施心肺复苏——拨打 120。

「严禁学生下水施救」这种话，是学校里真正会被追责的点，比写十句「高度重视」有用。

③ 排版直接是公文格式。 小标宋标题、黑体一级标题、仿宋三号正文、页脚页码，生成的就是可打印的 Word。不用再花半小时调格式——这一步省下的时间，其实比写正文还多。

四、第三步：签到表要 Word 版，也要 Excel 版

4.1 先做 Word 版（印发用）

提示词：

设计结果：

• 表头：学校（校区）、班级、应到/实到、授课教师、授课时间、地点；
• 教育主题勾选框：交通、防溺水、居家用电用火、防高坠及危险行为、防欺凌、食品卫生、防电诈、心理健康、其他；
• 签名区：3 组 × 19 行 = 57 个签名位，行高按手写预留；
• 底部：缺席学生及补教育安排、授课教师签名 + 班主任签名 + 收表日期；
• 说明三条：学生本人签名、缺席学生放假前补教育补签、收齐交德育处存档。

4.2 再转 Excel（批量分发用）

口头说「请转成 Excel 格式」，它会走表格生成流程，做成打印友好的单表工作簿：A4 纵向、已设「一页打印」、黑白边框（不依赖颜色，黑白打印机也清楚）。62 个班复制 sheet 或直接印纸质表都行。

这里有个实用判断：Word 版适合「印一张签一张」，Excel 版适合「发模板让各班自己填再回收」。同一个需求出两个格式，成本几乎为零，但后面能省很多返工。

五、顺手补一条通知：提纲式比长文好用

表做好了还得让老师知道怎么用。提示词是逐步收敛的：

第一版写了完整通知，反馈「简短一点，提纲式」，第二版变成 5 条：

群通知和正式公文是两种文体。 公文求全，群通知求「一眼看完、知道做什么」。让 AI 一次写对文体不容易，但改一版很快。

六、可复用的四条经验

1. 文件 > 描述。 有现成的方案、分工表、会议 PPT，就引用目录让它自己读。模型读了文件，写出来的东西才有「本校味」。

2. 明确要求「不确定的留占位符」。 电话、具体日期这类它不可能知道的信息，写成「X月X日」「（待填）」比编一个数字安全。检查时一眼能看到要补哪里。

3. 结构先定，内容后填。 应急预案这种文体，章节骨架是通用的（组织、预警、响应、处置、善后、保障），难的是把本校的人和场景填进去。可以先让它出骨架，再逐章说「第三章按分工表的人改」。

4. 一次说清楚，少来回。 需求里把「给谁看、多长、什么格式、哪些数据留空」讲全，比来回改五轮省积分也省时间。像这次预案，一句话需求能成，是因为前面已经把文件喂足了。

七、效果与成本

需要人工做的只剩两件事：核对事实（比如演练是否已举行、电话号码是否补齐）、补上本校特有的表述。这部分本来也不该交给 AI。

八、小结

这次真正有用的不是「AI 会写公文」，而是三件事凑齐了：

• 它能读你的文件（本地目录、资料库都行），所以内容有依据；
• 它能交付文件（docx、xlsx），不是给一段文字让你自己排版；
• 它能改（「简短一点」「加上 62 个班、2963 名学生」），改一轮的成本几乎为零。

对学校这类「材料多、时限紧、格式严」的岗位，第三点最值钱——因为真实的公文从来不是一次写完的，是改出来的。