主数据编码规则大全：物料/客户/供应商如何科学编码？

80%企业曾经历编码噩梦：

物料编码重复，导致仓库发错货、库存账实不符；

客户编码混乱，销售分不清 “张三商贸” 和 “张三贸易” 是两家公司，重复跟进；

供应商编码随意，采购误把合格供应商当成待审核供应商，差点采购到劣质原料。

主数据编码，本质是给数据 “办身份证”——没有唯一、清晰的编码，数据就会 “分身”、“失联”，无法被识别、共享和追溯。主数据标准化是信息共享的前提，而编码就是标准化的DNA。

一、编码设计的四大黄金原则

要避免编码混乱，必须遵守四大核心原则：

• 全局性：制定全集团统一的物料编码标准，制定全集团下属单位内使用统一的数据标识，通过采用统一的数据名称，增强物资数据可读性，减少歧义性，提高沟通效率
• 唯一性：一个编码对应一个实体，比如 “01-050-02-001” 只能代表 “电子类 - 50cm - 上海 - 第 1 个物料”，绝不能 “一人多证”；
• 扩展性：给未来留 “位置”，比如新增加 “华中区域”，只需在区域码里加 “04”，不用推翻整个编码体系；
• 兼容性：对接现有系统，比如旧系统用 “2 位区域码”，新编码就别改成 “3 位”，避免系统 “看不懂”。

编码通常有三种方式，即顺序码、层次码、组合码，他们各有优缺点，如图所示：

图片

编码制定的过程也是需要进行大量的讨论和确认，才能形成一个好的编码方案。在现实中，正是因为企业编码不统一、造成了后续采购以及存储等一系列问题，所以编码方案一旦确定出来，实施人员就需要与客户的高层进行确认。如图所示的编码结构示例，它是一个组合码。

图片

亿信华辰睿码主数据管理平台EsMDM也是可以编码的，如图所示，左边是编码规则的制定，在这个过程中，看到有许多种规则，包括固定字符，流水号，以及从数据层进行取数，这样的编码方式可以覆盖更多的场景，包括顺序码、层次码以及组合码。

图片

二、分类型编码实战：物料 / 客户 / 供应商的专属方案

1. 物料编码：分层编码法，让物料开口说话

推荐结构：品类码（2 位）+ 规格码（3 位）+ 产地码（2 位）+ 流水号（3 位）示例：“01-050-02-001”→ 电子类（01）-50cm（050）- 上海（02）- 第 1 个物料（001）逻辑：用 “层次码”（section 5 提到的编码方式）把物料的核心属性 “拆碎”，每一段都有明确含义，拣货员看编码就知道物料在哪，不用反复核对。

2. 客户编码：属性组合法，快速识别客户价值

推荐结构：区域码（2 位）+ 行业码（2 位）+ 客户类型（1 位）+ 流水号（3 位）示例：“03-12-1-005”→ 华南（03）- 制造业（12）-VIP 客户（1）- 第 5 个客户（005）逻辑：把客户的 “区域、行业、价值” 三个核心属性组合，销售看到编码就能判断 “要不要优先跟进”，市场部也能快速筛选 “华南制造业客户” 做精准营销。

3. 供应商编码：资质 + 合作等级法，筛选优质供应商

推荐结构：资质码（2 位）+ 合作等级（1 位）+ 流水号（3 位）示例：“05-A-010”→ 一般纳税人（05）- 优质供应商（A）- 第 10 个供应商（010）逻辑：把供应商的 “资质（能不能开票）” 和 “合作等级（质量 / 交付稳定性）” 放在编码前两位，采购一眼就能区分 “优质供应商” 和 “风险供应商”，避免踩坑。

三、避坑提醒： 3个错误，90%企业都犯过

主数据编码似简单，但在应用过程中却没有那么简单。

1. 编码过长：超过 10 位的编码会增加记忆成本，比如 “01-050-02-001-2024”（12 位），建议控制在8-10 位；
2. 使用特殊字符：#、%、@等字符容易导致系统识别错误，比如 “01#050” 可能被当成注释，建议只用数字、字母或连字符；
3. 缺乏文档说明：编码规则要写成《编码字典》，比如 “品类码 01 = 电子类”“区域码 03 = 华南”，否则新人接手会一头雾水，甚至随意修改规则，导致标准化成果功亏一篑。建议将编码规则、字段含义、维护流程整理成书面文档，同步到企业知识库，并对新员工进行培训。

四、案例：一家食品企业的编码逆袭

某中型食品企业（以下简称 “A 企业”）主营休闲零食，旗下有 1000+ 种物料（如薯片、饼干、坚果的原料及包装材料）。之前的物料编码完全由仓库员工手动编写，规则混乱：有的用 “物料名称 + 日期”（如 “薯片袋 20231001”），有的用 “供应商简称 + 流水号”（如 “XX 包装 001”），甚至有员工用自己的名字缩写当编码（如 “LWH001”）。

这种混乱直接导致：

• 仓库拣货员每天要花 2 小时核对物料，经常拿错包装材料，导致生产线停机；
• 库存准确率只有 75%，每月盘点要加班 3 天；
• 采购部门无法快速统计 “某类包装材料的供应商数量”，议价能力弱。

2023 年，A 企业引入亿信华辰睿码主数据管理系统，按照分层编码法优化物料编码：

• 品类码（2 位）：01 = 原料（如土豆粉、面粉），02 = 包装材料（如薯片袋、饼干盒），03 = 辅助材料（如干燥剂、标签）；
• 规格码（3 位）：“100” 代表 “100g 包装”，“200” 代表 “200g 包装”；
• 产地码（2 位）：01 = 上海，02 = 广州，03 = 成都；
• 流水号（3 位）：按入库顺序生成。

同时，A 企业制定了《物料编码字典》，明确每个字段的含义，并对仓库、采购、生产部门进行了培训。结果立竿见影：

• 仓库拣货效率提升 30%，每天节省 1.5 小时；
• 库存准确率提升至 95%，每月盘点时间缩短至 1 天；
• 采购议价成本降低 15%，能快速筛选 “上海产地的 100g 包装材料供应商”。

结语：很多企业觉得编码麻烦，但比起发错货、盘错库、重复跟进客户的代价，这点麻烦不值一提。主数据编码的本质，是用标准化解决数据混乱的问题。它不是简单的 “编个号”，而是需要结合业务流程、系统兼容和未来扩展，是一项技术 + 管理的工程。