办公小技巧：彻底分清分页符与分节符

在文档排版的过程中，不少人对分页符和分节符的使用把握不准。分页符和分节符听起来很简单，但在实际使用时，经常会因用法不当而出现各种状况。由于分页符使用不当，可能会在排版调整版面时带来许多麻烦。而分节符的缺失或被分页符随意代替，也会影响到排版效率的提高。只有实时地、恰当地使用好这两种符号，才能给排版带来便利和高效。

一、用好分页符 排版不出乱

案例：自动分页的情形

在设定好版面尺寸后进行录入或排版时，每当文字或图形排满一页，Office软件就会自动插入一个分页符号，标志着本页的结束和下页的开始（图1）。这样的分页符被称为“自动分页符”。

在“视图”菜单中点选“页面视图”按钮，切换到页面视图模式，这时能看到分页符。在阅读视图或Web版式视图中，是无法看到分页符的（图2）。

案例：强行分页的情形

与自动分页不同的是，有时当图文内容还没有排满一页时，由于内容的前后分别，需要另起一页进行编排。例如，为了确保一个章节的标题总在新的一页出现，就需要在新的章节开始前插入分页符，这时的分页符是任务强制插入的。人为方式插入的分页符一般称为“手动分页符”。

手动插入分页符的方法是：在需要分页的位置，点击“插入”菜单，从“页面”功能分组中选择“分页”命令。这时可以看到，尽管分页符前的一页尚有大量空白版面，但还是跳过这些空白版面，强行开启了新的一页（图3）。

案例：避免手动分页造成混乱

我们经常会见到这样一种分页方式：当光标处于一页的中间时需要另起一页，不少人会使用连续回车的方式让光标切换到下一页，完成人为分页。这样做虽然在视觉上也能起到分页的效果，但在因版面内容发生变化而需要重排时，会遇到麻烦——多余的回车符不得不需要被删除或替换，无形中增加了排版的负担。为此，平时就要注意改变这一不良习惯，将反复按动回车的动作改为插入一个分页符即可（图4）。

二、用好分节符 排版效率高

相对于分页来说，分节显得更为复杂和多样化。分节既可能是在某些页面之间实现跨越，也可能是在一页之间实现跨越，甚至是一页内的数次跨越（例如一页中的多个不同区域内容的分栏排版），或是几个页面之间的跨越（例如要实现不同页眉页脚的两组内容的分章节编排）。

要插入分节符，只需在要分节的位置执行“布局页面设置”下的“分节符”子命令，即可将文档分节，然后根据需要再单独设置每节的格式。而分节子命令又包含不同的分节方式，例如下一页分节、连续分节、偶数页分节或奇数页分节等，因而可以延伸出各种不同的应用（图5）。

案例：改变内容的分栏布局

需要将一篇论文的内容提要设置为一栏，而正文部分设置为两栏或三栏。这时，需在内容提要和正文之间插入分节符。由于分节不需要跨页，因此这里只能选择“连续”分节符（图6）。

在对分栏文字进行了分节之后，若要给这段文字加上底纹进行修饰，在边框和底纹设置窗口中，将“应用于”范围选择为本节，那么所设置的底纹属性将只对本节中的文字有效，不会影响到其他版面内容，这样就有效地控制了版面效果的应用范围（图7）。

案例：创建不同的页眉页脚

在文档编排中，首页、目录的页眉页脚格式和内容需要与正文部分有所不同。这时，就可以将首页、目录作为单独的节来处理。由于这些分节不是在同一页内，因此分节符需要选择“下一页”的类型。分节符设置之后，就可以对不同节的属性进行设置了。“分节”其实还包含了节的格式设置元素，例如页边距、页面的方向、页眉和页脚以及页码的顺序等。在设置每一节的页眉、页脚、页码等具体属性时，会看到当前所在节的提示。每节的设置可以不同，也可以选择延续上一节的属性设置（图8）。

案例：临时改变版面的方向

如果文档中的某页需要横排（例如插图或附表），或者需要给某个插页设置不同的页边距，那么将这页单独设为一节，与前后内容不在同一节，就可以很轻易地对插页的属性进行单独控制了，这样也不会影响到其他章节的版式。