如何禁止员工删除文件？这4种方法教给你，文件安全不用愁

“哎，小王，上个月的项目合同怎么找不到了？” “老板，我刚清理了一下电脑，不小心删了……” 这样的对话在办公室里是不是很熟悉？

辛辛苦苦做的方案、重要的客户资料、关键的财务数据，一不小心就被误删或恶意清空。尤其是核心部门的文件一旦丢失，轻则耽误工作进度，重则造成不可挽回的损失。文件安全，成了每个公司都头疼的问题。

如何禁止员工删除文件？别急！今天就来给大家分享4个实用又靠谱的方法，帮你牢牢锁住重要文件，让员工再也无法随意删除。从专业的软件工具到系统自带功能，总有一款适合你的公司。咱们一个一个来看！

第一招：部署专业工具（如域智盾软件），精准管控文档权限

说到防止文件被删，不得不提一款专业级的文档安全管理软件——域智盾软件。它不仅能防泄密，还能对文档进行精细化的权限管理，其中最核心的功能之一就是“文档权限管控——禁止删除”。

这个功能有多强？简单来说，你可以指定某台电脑、某个部门，甚至是某个具体文件夹里的所有文件，设置“禁止删除”。

比如你们公司的“合同存档”文件夹，就可以用该软件锁定，员工可以查看、复制，但就是不能删。哪怕他右键点击“删除”，系统也会阻止。这样一来，就算新来的实习生手滑，也删不掉关键文件，彻底杜绝误删风险。

更厉害的是，软件还能记录每一次文件操作。谁在什么时候打开了哪个文件、删除了哪个文件，系统都会自动留痕。万一真出了问题，你也能第一时间查到源头。而且它的策略是统一部署的，管理员在后台一键设置，全公司同步生效，省时省力。对于中大型企业来说，这套组合拳下来，文件安全系数直接拉满。

除了禁止删除，软件还支持加密、水印、外发审批等高级功能。比如你想把一份机密文件发给客户，必须先提交申请，领导审批通过后才能外发，过程中还有屏幕水印防拍照。可以说，它是一套全方位的文件安全防护体系。如果你公司对数据安全要求比较高，建议试试这款软件，想了解更多，可以百度搜一下它的官/网，还可以申请试用。

第二招：巧用indows系统自带的NTFS权限

如果你觉得装软件太麻烦，或者公司规模小，预算有限，那完全可以用电脑系统自带的功能来解决问题。Windows系统的NTFS权限就是一个免费又好用的利器。

NTFS权限是Windows用来控制用户对文件和文件夹访问级别的机制。

你可以右键点击重要文件夹，选择“属性”→“安全”选项卡，然后编辑用户或用户组的权限。

比如，把普通员工的权限设置为“读取和执行”、“列出文件夹内容”、“读取”，但取消“写入”和“修改”权限。

这样一来，他们能打开文件看内容，但没法保存修改，更不可能删除。

举个例子，人事部的“员工档案”文件夹，就可以只给HR负责人“完全控制”权限，其他同事一律设为“只读”。

这样既保证了信息共享，又防止了文件被篡改或删除。

而且这个设置是基于硬盘级别的，即使员工把文件复制出去再删，原文件依然安全。

不过要注意，NTFS权限只对本地磁盘有效，如果是共享文件夹，还需要结合网络权限一起设置。

另外，如果员工有管理员账户，还是有可能绕过限制。所以最好配合禁用普通用户的管理员权限一起使用，效果更佳。

第三招：开启文件历史记录或备份功能

“防患于未然”很重要，但“亡羊补牢”也不能少。就算设置了各种权限，万一一不小心删了，有没有办法快速恢复？当然有！那就是——定期备份。

Windows系统自带的“文件历史记录”功能就能派上大用场。

你只需要接一个移动硬盘或NAS设备，开启这个功能，系统就会自动定时备份你指定文件夹里的内容。

比如每天下班前自动备份一次“项目资料”文件夹。就算有人删了文件，你也能轻松还原到昨天、前天甚至上周的状态。

对于企业来说，更推荐使用专业的备份软件或云备份服务。比如设置每周全量备份+每天增量备份，数据存到私有服务器或可信的云平台。

这样即使整个电脑坏了，文件也不会丢。很多公司还会启用“回收站保留策略”，让删除的文件在回收站里多待几天，给误删留出挽回时间。

记住一句话：没有备份的安全，都是空中楼阁。再严格的权限管理，也不如一份可靠的备份来得实在。

第四招：使用共享文件夹 + 权限分级管理

很多公司都在用局域网共享文件夹来协作办公。其实，只要设置得当，共享文件夹也能做到“看得见、删不了”。

你可以把重要文件统一放在服务器或NAS上的共享目录里，比如“公共资料库”、“财务报表”等。

然后根据不同部门、不同岗位设置访问权限。比如市场部只能访问市场相关文件，技术部不能进财务文件夹。而每个文件夹的“删除”权限，只分配给少数几个负责人。

这样一来，普通员工虽然能看到文件，但没有删除权力。同时，所有操作都在服务器上留有日志，谁动了文件一目了然。比起每个人自己存文件，这种方式更集中、更可控，也更容易管理。

建议搭配命名规范和版本管理一起使用。比如文件名加上日期和版本号（如“2025年Q3预算_v2.xlsx”），避免覆盖或混淆。这样不仅防删除，还能提升团队协作效率。

结语：

文件安全不是一蹴而就的事，而是需要“技术+管理”双管齐下。从域智盾软件这样的专业工具，到Windows自带权限；从定期备份，到共享文件夹管理，再到制度建设，每一环都不可或缺。

特别是对于成长中的企业，越早重视文件安全管理，越能避免后期的大麻烦。别等到数据丢了才后悔莫及。

所以，赶紧对照这4个方法，看看哪几条适合你的公司，马上行动起来吧！让重要文件稳稳当当，再也不用担心谁手一抖就把心血删没了。文件安全有了保障，团队才能更安心地冲刺业绩，你说是不是？

小编：莎莎