且看科技如何为年会赋能

近日文化君来到信息服务部的办公区域，同事们一片火热的景象，除了处理正常工作中的信息化需求外，部分同事正在对年会系统做最后的调试和优化。据悉，本次年会信息服务部的同事开发了钉钉入口、酒店报到、会场签到、晚会抽奖四个方面，方便同事使用外还极大的提升了年会上的工作效率。

接到这个任务以后，首先是分析问题，行政部的同事只有十几个人，要负责7500人之多的吃、住、行，无论从管理的要求还是维度上来说都是不匹配的，所以要从管理方式上创新，降低难度并避免乱传所造成的信息不对称。

钉钉入口：

本次年会开创性的使用了预通知模式，制定了参会登记的制度，发出年会通知后要求全员参会登记，在选择“我参加”之后，后台就可以看到详细的信息，包括参会人的姓名、部门、员工编号和联系方式，选择“不参加”之后，也能一清二楚的显示事由，准确的确定了具体参会人数。

参会登记旁边的同行伙伴功能，一来广大同事可以相约旅程，增进友谊，减少旅途中无聊感；二来大家可以同赴酒店，节省不必要的开销。

酒店报到：

到酒店办理入住时，把身份证和二维码提交给酒店前台和提前到达协助的同事，短时间内入住的房间就会办理完毕。入住情况会反馈到酒店管理后台上，行政部的同事通过年会后台管理系统能在第一时间掌握酒店的入住情况。

会场签到：

三天的主会场和三天的分会场需要大家签到，各部门的应到人数和实到人数都是实时显示的，没有及时签到的人的名字也会显示到会场的大屏幕上。信息服务部20多名同事在各个入口负责扫码签到，确保及时高效完成会议签到。

晚会抽奖：

晚会上的抽奖也是用同一个二维码，二维码上除了姓名、部门、酒店外，还有6位的抽奖码，前五位是随机生成的英文字母，最后一位是数字，保证绝对的公平，获奖信息会同步到钉钉上，便于大家查看。

为了避免年会中网络连接的不稳定，信息服务部的同事搭建了本地环境，用本地无线网连接，数据同步到本地服务器，再同步到相关设备上，即使断网也能正常运行。

简洁明了的背后蕴藏着信息服务部同事的辛勤汗水，本次开发遇到的挑战就是时间紧、任务重，为了实现精细化运营和实时化管理，他们先后做了很多套方案，不断调试后选出目前最好的解决方案。信息服务的同事用“忙到飞起”这个词形容了他们最近工作状态，表示只有短短一个月，如果能再多一点时间一定会做出更好的效果。

信息服务部的同事表示在年会上还有个小惊喜，具体是什么呢？文化君也没获得更多的透露，就让我们怀着期待的心情，来参加这场用科技赋能的年会吧！

PS：文化君最后提醒大家没有报名的要赶紧报名登记，还要及时填写同行伙伴哟！