泛微连锁商超采购管理方案：全组织统一、高效合规、业务协同

随着组织发展、规模扩张，门店与员工人数不断增加，商超行业面临着效率的变革。其中采购对整体效率有着重大影响。

连锁超市需要为多个城市、多个门店提供采购及管理服务，从需求、寻源、采购到配送，每个环节的效率应该如何提升？

>>>连锁超市采购管理痛点：

• 采购种类多，数量大，价格差异大，非标性强，产地分散；

• 食品等物料采购需要对供应商资质及原材料品质进行管控；

• 采购相关工作量大，每月有大量的合同、对账，开票工作；

• 如何释放现金流压力，了解实时财务状况，规划现金流？

• 采购过程中物料、采购、合同、付款信息如何统一协同？

泛微京桥通全程数字化采购管理系统，协助连锁商超，灵活对接其他第三方系统，建立集中化的采购平台，实现一站式集中采购，实现采购业务资源共享业务协同，构建面向上下游一体化的数字化采购平台。

（连锁商超采购流程架构）

请购-订购-合同-付款的全过程采购管理

一、供应商全业务协同

供应商引入

连锁商超行业供应商数量多，为了提升效率，通过统一发送邀请邮件或外部网站自助注册的方式，快速将供应商引入，并且能自助维护供应商信息、自动进行供应商数字身份认证，自动识别供应商资质风险。

采购人员也可以通过企业微信添加供应商，将供应商联系方式及时同步到OA的供应商管理库，通过企业微信就能随时查看供应商信息。

（微信注册-企业微信添加联系方式）

供应商信息管理

供应商申请流程审批完成后自动进入供应商库，供应商各类信息统一维护查看，并且可对供应商的证件证照统一管理，统一归档存证，所有使用记录可查可追溯。

通过与第三方征信平台打通，将供应商的征信实时进行反馈，当供应商出现法律诉讼、信息变更、经营异常等情况时，系统可及时提醒采购人员，及早做出相应的对策。

二、物料管理

新品需求申请

连锁商超经常会新增采购物料，以满足超市产品的更新。泛微协助连锁商超通过流程提交新品物料打样申请，供应商提供样品打样确认后可以进入物料库。

（新品需求申请）

物料库

新品需求打样并经审批完成后，生成物料信息；物料信息可以与门店物料信息进行匹配，生成物料报表。

三、寻源管理

采购需求

按照各业务单元不同权限，分别展现历史交易，采购需求等关注信息；采购专员定期下发采购需求，各部门采购专员负责填报，层层审批和汇总；采购需求汇总成池，支持按照物料类型进行合并和拆分。

通过流程发起请购申请，根据业务需求判断类型；请购申请单允许关联多个物料、多个厂商，并根据物料的不同，可进行不同的审批判断。

（请购申请）

报名业务处理及保证金凭证上传

供应商可以在线进行报名，上传投标保证金凭证、预审资料上传和报价信息等；待报名时间截止后，采购方可在线确认报名供应商信息并对保证金缴纳情况确认。

预审业务

采购员可查看提交资格预审的供应商列表，下载供应商附件，并对供应商进行预审审批。

（预审业务）

询价过程

当询价报价后，采购方可根据需要发起多轮询价，供应商在报价台账中可进行多轮报价操作，且每次询价结果会记录在系统中。

询报价比价

当询价报价后，采购方可对各单位报价结果进行对比，可通过比价助手提供比价数据汇总、物料报价排名、数据看板等信息，辅助比价评标。

在线议价

系统支持评审阶段发起议价，也可以选择在核价阶段发起议价，或者两个阶段都能发起议价。供应商可填写还价单价和还价理由进行供应商报价还价。

四、订购、合同管理

订购申请

完成请购后，业务部门按照不同需求分别提交订购申请，并且关联请购单，对订购物料的进行管控，订购详情自动带出。

统一台账管理，并提供多维度查询功能。实时准确传递交期、进度、质量、技术要求等关键信息。

送货管理

整合物流信息，实现企业和供应商之间的物流信息协同，建立需求拉动、进度实时追踪；支持配置化实现各种收货模式，合理管控收货流程。

质量管理

质量管理确保采购物料经过质检标准；对于不合格的物料，进行记录，注明质检结果、数量、处理方案等信息和供应商可在第一时间进行确认。

（质量管理）

扣费管理

对于不合格、数量短缺的物料，系统支持进行扣费管理，生成扣费单，明确扣费原因、项目、事由、金额等情况。供应商可在第一时间收到扣费信息并进行反馈，同意是否进行扣费。

验收申请

完成订购交货物验收后，需提交验收申请单；验收单针对订购单一对一完成物料验收.。

合同申请

在新供应商或者新品打样阶段，需要与物料供应厂商签订采购合同。

若是已签署框架合同的采购，无需提交采购合同申请流程，直接申请请购、订购、验收流程即可。

五、采购付款管理

对账及发票管理

订单收货执行后，双方均可提出对账申请，最终系统自动生成对账单，并进行线上签章确认。结合OCR影像识别，发票验真，快速开票，实现电子发票管理，并在线进行发票审批。

采购付款管理

在对账完成后，采购人员收到供应商开来的发票，系统可参照采购订单、收货单、发票进项三单匹配，生成采购付款申请，对接财务系统进行付款。

（采购付款管理）

购付款申请必须关联订购单；一个付款申请单允许关联同一个厂商对应的多个订购单；付款金额按照订购单对应的验收金额进行管控。

采购统计

采购综合统计表，支持按多纬度进行查询；关联采购过程涉及的请购单、订购单、验收单、付款单、供应商、付款状态等信息；每个过程管理台账，均可实现与其他过程的数据关联穿透。

（采购统计）

六、报表管理

根据门店管理要求，泛微协助连锁商超，构建了各类物料数据报表。

补货建议报表：

通过物料信息、门店每日出入库信息对系统数据进行统计分析根据物料库中设置的安全水位线以及近7日平均出库货进行预测分析系统出具补货建议报表。

需要补货时，自动触发邮件及提醒流程至每个分管的物料负责人。

出入库明细报表：

统计门店每天出入库明细信息。

待摊明细报表：

统计每个门店、每个月需要分摊的物料及费用明细信息。

总结

泛微协助连锁商超，梳理统一采购业务条线的流程，实现了采购业务全过程管理，加强了采购过程及费用管控，降低了企业经营风险，为企业的业务快速发展和管理复制，打下了坚实的基础。