工作邮件和工作信息的写作技巧

在职场中，一个人想要生存下去，离不开写作。写作能力对于职场人士十分重要，必须牢牢掌握。想要提高写作能力，没有什么捷径可走，唯有多学多练，从易到难，循序渐进，才能提高写作能力，掌握写作技巧。

在工作中，当接到领导布置给你的工作后，你就需要去落实和推进，这时就离不开向领导请示，与同事沟通和协调。

随着计算机办公系统的应用，智能手机的普及，工作邮件、微信或QQ就成为职场最常用的沟通方式。一封高效得体的工作邮件，一段表达清晰的微信或QQ信息，会让沟通变得更加顺畅。而一个人的职业素养和办事能力，也会在邮件和信息中展现无遗。

一、邮件和信息的基本要求

现代职场大多是团队作战，既然是团队，就离不开沟通和协调。而工作邮件和工作信息就是沟通最好的媒介。

原先沟通多以工作邮件的形式进行传递，后来使用QQ，现在更多地使用微信。一个部门建立一个微信群，有什么信息和要求在微信群里一发，大家都能看到，也能及时进行回复。而对于私下的沟通，则以点对点的微信为主。

QQ和微信是即时通信软件，是工作邮件的升级版，尤其是在智能手机普及的今天，显得更加方便和快捷。

不管是工作邮件、QQ、还是微信，在职场中想要发挥沟通协调的功能，就必须符合一定的规则。工作邮件属于电子信件，应该符合信件的基本写作规则。QQ和微信虽然比较直接，但也要讲究一定的规则。

通过邮件和信息，能够让接收者从中清晰明确地知道你的诉求，并且能在自己的能力或权限范围内解答这些诉求或者提供相关的信息。因此，写邮件和信息时，要注意以下几点：

一是在构思上，一定要围绕现状、诉求（包含理由）、展望几方面来写，让别人清楚地知道你的目的、原因和结果。

二是在素材组织上，要突出沟通请求事项的必要性，提出自己的理由，对于较复杂或存在模糊的事项，要尽可能描述得简单清晰，对关键信息要具体明确，这样才能增强说服力。

三是在内容结构上，要注意条理性、逻辑性和层次性，让人读起来条理清晰、层次分明、表达准确。

四是在语言表达上，要注意语气和措辞，同样一个意思，用不同的表达方式和表达语气，会有不同的效果，要注意细微的差别，用最恰当的方式进行表达。

二、邮件写作的具体要求

对于正式场合的邮件应使用信件标准格式，对于非正式场合的邮件可以简化，但基本的要求不能少。

1.主题。邮件的主题要简洁明了，提纲挈领，能真实反映工作邮件的内容和重要性，让人一看就能明白邮件的主要内容。对外的邮件主题要写清楚来自某某的邮件，让对方便于查找。回复对方邮件时，可以不更改标题，也可以做适当的修改。

2.称呼语。邮件的开头要有称呼语，这样既礼貌，又有提示的作用。称呼语要在第一行顶格写。如果对方有职务，要尊称职务；如果不清楚职务，知道对方性别，可称呼“先生”或“小姐”。如是尊长，在称呼前加上“尊敬的”。如果有多个收件人，需要分别列出。也可以概称，如各位同事；也可以重点称呼一个人并兼及他人。

3.敬语。邮件的开头结尾要有敬语。开头应该有简单的问候语，可以用“你好”“您好”“你们好”，问候语应在称呼换行后空两格写。邮件结尾的祝语可以用“祝工作顺利”“敬祝顺遂”“谨祝安康”之类，也可以使用其他特定的祝语，如“敬颂夏安”“恭祝冬安”“谨颂教祺”“此致敬礼”等。“祝”和“此致”要紧接上一行结尾或换行并在开头空两格写，而“顺利”和“敬礼”则要换行顶格写。

4.正文。邮件正文要简明扼要。初次打交道要先亮明自己的身份，以示尊重。

正文内容要与邮件目的相匹配。通知类要讲清通知的事项和要点，明确相应的要求；沟通类要提供必要的信息，梳理需要沟通和形成共识的要点，实现信息对称；回答征询类要对问题和咨询事项进行有针对性的答复；申请类要讲清申请事项的依据和必要性，清晰地提出要点；工作建议类要简明扼要地提出建议和理由，指明哪些需要领导决策；问候和礼节类要表达出真诚和善意。

邮件沟通的内容可多可少，但必要把相关信息说清楚、讲明白、写准确。内容较多时可使用序号，分层次和段落表达。行文要流畅通顺、段落清晰、表达明确、简明扼要。多使用简单词汇和短句，也可适当增加图表以配合文字表达。如需补充，要及时发送新邮件。

5.末尾。邮件末尾需加上签名。签名可以包括姓名、职务、单位、电话、地址等信息，以便对方能够及时联系到你。对内、对私、对熟悉的人，可以简化签名。

6.附件。如果邮件带有附件，应提示收件人查看附件。附件要少而精，如果数量较多应打包压缩成一个文件。

7.语言、文字、语气和表达。邮件要尊重对方的语言习惯，用与对方相同的语言回复邮件。要选择便于阅读的字体和字号，一般采用同一字体、字号和颜色。如需要重点强调某些内容，可以加粗、加下划线或者变换颜色。要根据需要选择恰当的语气进行表述，语气要妥当得体，不卑不亢，多谦和，多客气；尊重对方，多使用敬语，表达虚心、热情、友好的态度，让对方更容易接受。

在邮件发送之前，务必仔细检查，看行文是否通顺，拼写是否有错误。

三、信息的写作要点

在QQ、微信中发布信息相对比较简单，但必要的格式还是应该有的。比如发布一则通知，必须符合通知的格式要求，写清楚通知的时间、地点、人物、事项、有关要求等。

如果仅仅是沟通信息，或者是联络感情，格式上可以适当简化。但也必须做到：表达信息要准确，提出要求要清晰，咨询回复要明白，请示工作要恭敬，沟通事项要明了，语言表达要条理，语气选择要恰当，情感流露要真实，让人容易理解和接受，不至于产生误解。（参考书目：《职场写作的30个场景》）