不管是能接触到最基础信息的销售员工、还是公司的考勤员等岗位,经常会遇到【相同主体(同一对象)的数据,随着持续不断的记录过程而不断增加、不断更新】。
然而,我们分析时候,可能不需要这么多“重复性”记录,只需要最后一次的,也就是距离现在最新、最近的记录即可,即,从多个不规律多次的记录中提取最后一次记录。
例如下图中,记录着职员工资情况,随着时间的迁移(每个月都要发工资,备注里即是月份),新员工的加入、老员工的辞职(断层出现),这些数据都会不断更新。
例如,Cathy1月辞职后后期没有最新记录,Emma5月份才入职等等,如何快速提炼出每个人的最新记录呢?
这个问题,可能难不倒函数“大神"们,一套嵌套函数能解决问题,例如:IF,ROW,COUNTIF,INDEX,LARGE,MAX等函数嵌套一起用,可以解决问题...
你能通过以上提示,用函数写出解决方案吗?可能很多函数小白表示看以上函数如同“看天书”。其实即使能写出来,在数据不断“壮大”时,计算过程会很卡,电脑经常会歇菜。
这个时候,强大的Power Query又可以现身了,ta能很快解决这 个问题。
STEP1 获取数据到PQ
任意单击表格中【任意非空单元格】来激活该表格,点击【数据】-【自表格/区域】-【确定】,就打开了PQ操作界面;
将数据导入Power Query中后,可按如下方法操作。
STEP2 反转行
切换到"转换”选项卡,单击“反转行”按钮,此时会发现,表格原来第一行记录变成了最后一行,原来最后一行变成了第一行。
例如,原来的Cathy反转行后,现在位于第一行;原来的Robin变成了最后一行。
说明:因为原来的各行信息是按照月份由远至近排下来的,【反转行】后,各行的信息也就是由近至远、倒着排下来。例如,处理后,Emma先出现6月份的信息,然后再出现5月份的信息。
STEP3 对“姓名”列删除重复项
单击【姓名】列 的列名选中该列,切换到【主页】选项卡,单击【删除行】按钮,在下拉菜单中选择【删除重复项】命令。
STEP4 再次反转行(必要时)
如不需要保持原数据顺序,以上就操作完毕了,此步骤可省略;但如果需要保持原来的顺序,再次【反转行】就可以了:
单击【姓名】列 的列名选中该列,切换到"转换”选项卡,单击“反转行”按钮。
STEP5 上载至EXCEL中
最后上载到EXCEL中即可。
以上就是完整的操作步骤,通过这个实例我们发现,Excel中需要很复杂的嵌套函数才能完成的工作,PQ只要单击几下鼠标就好了,而且以后如果有新数据,则刷新一下就搞定,也不会让电脑卡到歇菜!
有没有发现,PQ很好用呀?
总结
Power Query中从多个不规律多次的记录中提取最后一次记录,最关键的操作其实就是【反转行】及【删除重复记录】,妙在【反转行】操作,将没有次数规律的【最新一次】暂时性变为统一性的【第一次】~
还是那句话,如果我们接触的多了,就知道优先选择更高效、操作更简便的工具了。
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