私车公用这个事情,很多人都经历过。
可能有些人觉得钱也不多,就没想着拿票到公司报销。
但如果是业务部的兄弟们,天天在外面跑,还可能跨市区跑长途,油费、过路费、停车费等等,这些费用加起来可不小。
从业务上来说,这些因公产生的费用由公司来报销,一点毛病没有,因为这就是属于公司经营上发生的支出。
但私车公用发生的费用并不好管,其根本原因就是太容易“公私不分”了。
“公私不分”糊涂账,经济法律双风险
私车公用通常发生在千里之外,为公还是为私往往只是员工一念之间,远在后台的财务是无法监测和干预的。
若干天以后到了报销环节,仅靠五花八门的行程、繁杂的票据也很难还原私车公用的真实性与合理性。
两难境地下,私车公用成为一笔算不清楚的糊涂账,算少了员工不满意且积极性受挫;算多了不仅造成公司费用上的浪费,还会给公司财务合规带来法律上的风险。
因为私人发生的各项与公司经营无关的费用,不论是会计上还是税务上,都是不允许拿来报销和税前列支的。
私车公用,本来可以成为一件员工与企业双赢的好事,却因为“公私难分”引发管理上的争议,其根源在于私车因公行程的真实性和合理性受到质疑。
毕竟对于企业来讲,费用管控不可能完全依靠员工道德修养和遵守制度的自觉性,私车公用迫切需要一套双方认可的透明化工具来公平、公正、公开的管理。
胜意费控云,私车公用“公私分明”
私车公用的焦点在于行程的真实性和合理性。员工拿回来的票证、财务给出的逻辑推断都只能算是一面之词,所以必须借助第三方平台来公正记录,如导航系统、卫星定位系统等提供的无法修改的行程数据。
胜意费控云,结合费用管控做消费场景的深度融合,员工在平台提交私车公用申请时,必须提交跟业务相关联的行程计划,并取得业务主管的批准。
根据批准后的私车公用行程计划,系统自动计算出实际里程数,作为后期报销计算补助的阀值。
企业还可在后台关联预算管控,员工在申请本次行程时做整体费用的预估并做预算冻结。
当员工行程开始后,导航系统自动跟踪记录,并要求员工上传途径地打卡照片,如按计划拜访客户,可以上传客户公司的门头照片,用技术手段限制手机读取照片文件,只能实时拍照上传,杜绝舞弊可能性。
又或者碰到意外情况,如碰到修路需要绕道,对于多出来的行程,打卡记录可以加以佐证。
单一导航系统做行程实时记录虽然客观,但忽视了业务过程中很多实际或意外情况,胜意费控云以人工+系统相结合的方式,以更加人性化的方式还原行程的真实性和合理性,私车公用从此“公私分明”。
发票智能识别,补助自动计算,省心高效
对于员工在行程中接收的各种油票、停车票、过路费凭证、过桥费凭证,胜意费控云支持OCR发票智能识别技术,可实现多票据混拍、自动定位切割、查验真伪、智能读取发票结构性数据,帮助员工轻松管理繁杂发票。
在完成私车公用行程后,系统自动计算出差天数、里程数,相应的补助标准也会自动带出,并计算出相应的费用或补助金额。
标准的可视化、系统的严谨性,让员工和财务双方能快速的就报销结果达成一致,省心高效,且体验极佳。过去那种“公说公有理、婆说婆有理”的混乱局面一去不复返,横在财务与业务之间管与被管的对立情绪也烟消云散。
审计合规,私车公用的终极归宿
私车公用,是现实的产物。胜意费控云借助平台与技术将其透明化管理,从企业费用管理角度已经实现了“公私分明”,但这仍不是私车公用管理的终极归宿。
未来,我们仍将积极探索,结合企业实际经营情况和国家税务法规,进一步落实私车公用带来的个人所得税、企业所得税、税前抵扣等更为复杂的涉税难点,确保私车公用业务的审计合规。
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