用Word写工作报告时有什么需要注意的地方？

关注【新精英充电站】能力提升看得见！

使用 Word 制作报告文是职场人士对一定时期内的工作回顾和总结分析，特别是成绩的展示，从而得到领导的认可和赞同，同时找出工作中存在的不足和问题，分析问题并找出解决办法，以指导以后的工作和实践。

今天就以销售经理制作述职报告为例，教大家如何用制作报告文档。

述职报告的内容包括自我认识、岗位职责、成绩、存在的不足和问题、今后的工作重点和方向。其主要结构通常由封面、正文和落款部分构成，如果内容较多，可插入目录，作为引导。

输入述职文档内容

述职内容是述职者本人对上岗就职后一段时间的认知和总结，它需要用户手动进行输入，无法通过复制来完成。具体操作步骤如下。

Step1 新建文档。启动Word 2019程序，在欢迎界面单击【空白文档】图标新建空白文档，然后按【F12】键，如图所示。

Step2 保存文档。在打开的【另存为】对话框中选择保存路径，设置保存名称，单击【保存】按钮确认保存，如图所示。

Step3 设置更正选项。打开【Word 选项】对话框选择【校对】选项，在【在 Word 中更正拼写和语法时】栏中选中相应的校对复选框，单击【确定】按钮，如图所示。

Step4 输入标题。将文本插入点定位在文档起始位置，切换到相应的输入法中，输入报告标题文本“述职报告”，按【Space】键输入，然后按【Enter】键分行，如图所示。

Step5 输入报告的其他内容。以同样的方法输入报告的其他内容，如图所示。

设置文档内容格式

输入述职报告的内容后，需对其格式进行设置，从而让整个文档具有可读性和规范性。

设置字体格式

手动输入述职报告内容后，系统会为其应用默认的字体格式【等线】，为了文档整体样式更加规范和协调，这里将中文字体更改为【新宋体】、英文字符字体更改为【Arial】，具体操作步骤如下。

Step1 设置字体格式。按【Ctrl+A】组 合 键 选 择 文 档 全 部 内 容， 按【Ctrl+D】组合键打开【字体】对话框，在【字体】选项卡中分别设置【中文字体】为【新宋体】、【西文字体】为【Arial】，单击【确定】按钮，如图所示。

Step2 设置标题文本格式。选择标题文本， 设置【字号】为【二号】，单击【加粗】按钮 ，如图所示。

设置标题和落款对齐方式

述职报告的标题和落款是文档的“头”和“尾”，它们的对齐方式稍微显得特殊，标题要水平居中，落款要右对齐。用户需要手动进行设置，具体操作步骤如下。

Step1 设置标题居中。将文本插入点定位在标题文本位置，单击【居中】按钮 ，如图所示。

Step2 设置落款右对齐。选择落款文本，单击【右对齐】按钮 ，如图所示。

设置段前段后行距和首行缩进

在文档中可以明显看到整个述职报告内容显得拥挤，看上去密密麻麻，像一团“稀粥”一样，这时需要对段前段后的行距进行调整，首行进行缩进，具体操作步骤如下。

Step1 打开【段落】对话框。选择述职报告内容文本，单击【段落】组中的【对话框启动器】按钮 ，如图所示。

Step2 设置段落格式。打开【段落】对话框， 设置【首行缩进】为【2字符】， 设置【段前】【段后】为【0.5 行】，【行距】为【单倍行距】，单击【确定】按钮，如图所示。

新建 2、3 级标题样式

要让整个报告层次分明，结构清晰，还需为相应的标题文本添加标题样式，如 2 级标题样式、3 级标题样式等，这里通过样式来快速实现，其具体操作步骤如下。

Step1 打开【修改样式】对话框。在【样式】列表框中的【标题 1】样式选项上右击，在弹出的快捷菜单中选择【修改】命令，如图所示。

Step2 设置字体样式。打开【修改样式】对话框，设置【字体】【字号】为【等线（中文正文）】【三号】，单击【格式】下拉按钮，在弹出的下拉列表中选择【段落】选项，如图所示。

Step3 设置段落样式。打开【段落】对话框，设置【段前】【段后】为【12 磅】，【行距】为【单倍行距】，单击【确定】按钮，如图所示。

Step4 打开【编号和项目符号】对话框。返回【修改样式】对话框中，单击【格式】下拉按钮，在弹出的下拉列表中选择【编号】选项，如图所示。

Step5 设置编号。打开【编号和项目符号】对话框，选择中文大写编号，单击【确定】按钮，如图所示。

Step6 修改其他标题的样式。以同样的方法修改【标题 2】和【标题 3】样式。

应用标题样式

在修改标题样式时，系统不会自动对相应的标题文本进行样式应用，需要用户手动操作，其具体操作步骤如下。

Step1 选择样式。选择【工作汇总】1 级标题文本，在【样式】列表框中选择【标题 1】选项应用样式，如图所示。

Step2 单击【格式刷】按钮。保持文本插入点在应用 1 级标题段落位置，单击【格式刷】按钮，如图所示。

Step3 使用格式刷。选择相应的 1 级标题文本应用样式，如图所示。

Step4 设置其他标题样式。以同样的方法在报告中应用2、3级标题样式，并让每一层级标题在相应的层级下从“一”开始编号（在目标编号上右击，在弹出的快捷菜单中选择【从新开始于一】命令），如图所示。

微调标题缩进

报告中各级标题都是左对齐，层级关系没有梯度感，特别是 3 级标题和 4 级标题之间，这时，可通过微调标题缩进来轻松解决，其具体操作步骤如下。

Step1 拖动标尺。选择任一4级标题编号，在标尺中拖动【首行缩进】标尺 ，如图所示。

Step2 使用【格式刷】设置标题格式。使用【格式刷】依次刷新所有的 4 级标题文本，让其自动进行首行缩进，然后手动调整各个层级下的 4 级标题，让其重新从 1 开始编号（用户也可手动依次对 4 级标题的首行缩进进行微调），如图所示。

为项目条款添加项目符号

为了让项目中的并列条款更加直观明了，可为其添加项目符号，方法为：选择项目文本，单击【项目符号】按钮 右侧的下拉按钮 ，在弹出的下拉列表中选择项目符号选项，如图所示。

为条款添加数字编号

在述职报告中有多处条款文本，而且这些条款具有一定的先后顺序，这时，用户需要为其添加项目编号，进行直观展示，其具体操作步骤如下。

Step1 选择编号。选择具有先后顺序的条款文本，单击【编号】按钮 右侧的下拉按钮 ，在弹出的下拉列表中选择相应的编号选项，如图所示。

Step2 为其他文本添加编号。以同样的方法为报告中的其他条款文本添加编号，如图所示。

为条款添加数字编号

在述职报告中有多处条款文本，而且这些条款具有一定的先后顺序，这时，用户需要为其添加项目编号，进行直观展示，其具体操作步骤如下。

Step1 选择编号。选择具有先后顺序的条款文本，单击【编号】按钮 右侧的下拉按钮，在弹出的下拉列表中选择相应的编号选项，如图所示。

Step2 为其他文本添加编号。以同样的方法为报告中的其他条款文本添加编号，如图所示。

完善和打印文档

由于本篇述职报告内容较多，因此需要为其添加封面、目录，并将其打印分发给相应的受众。

插入报告封面

述职报告封面样式一般都比较简洁，不要太花哨或是太复杂，因此Word 中自带的封面样式完全可用，这里直接插入“边线型”封面，其具体操作步骤如下。

Step1 选择封面样式。单击【插入】选项卡【页面】组中的【封面】下拉按钮，在弹出的下拉列表中选择【边线型】封面，如图所示。

Step2 在封面输入相应内容。在封面中输入相应内容，如图所示。

插入目录

为了让读者能对述职报告有一个快速和直观地了解，并方便引导其阅读，需要为报告插入目录，其具体操作步骤如下。

Step1 插入空白页。将文本插入点定位在标题述职报告前的位置，单击【插入】选项卡【页面】组中的【空白页】按钮，在封面和内容之间插入空白页来放置目录，如图所示。

Step2 插入目录。将文本插入点定位在空白页中，单击【引用】选项卡【目录】组中的【目录】下拉按钮，在弹出的下拉列表中选择【自动目录 1】选项，如图所示。

从报告内容页开始插入页码

在报告中插入目录页码并不准确，因为目录页自身占有页码，这时，需要重新插入不包括目录页的页码，也就是从报告内容页开始给页码编号，其具体操作步骤如下。

Step1 插入分节符。将文本插入点定位在封面页的最后位置， A 单击【引用】选项卡【页面设置】组中的【分隔符】下拉按钮，在弹出的下拉列表中选择【下一页】选项，如图所示。

Step2 取消链接到前一条页眉。在页脚位置双击进入页眉和页脚编辑状态，单击【链接到前一条页眉】按钮 ，将文本插入点定位在页脚文本框中，如图所示。

Step3 插入页码。单击【页码】下拉按钮，选择【页面底端】【普通数字 2】选项，如图所示。

Step4 设置页码首页不同。在目录页中选择插入的页码【0】，取消选中【首页不同】复选框，让封面和目录页中的页码隐藏，如图所示。

更新目录

随着页码的变化，目录中对应的页码需要及时变化，以保证其正确。其具体操作步骤如下。

Step1 更新域。在目录上右击，在弹出的快捷菜单中选择【更新域】命令，如图所示。

Step2 选择目录更新方式。在打开的【更新目录】对话框中选中【只更新页码】单选按钮，单击【确定】按钮，如图所示。

打印指定份数文档

述职报告通常需要打印出来自己使用或是交给领导查阅等，其操作方法为：选择【文件】选项卡，选择打印】选项，设置打印份数，单击【打印】按钮，如图所示。