用“企业微信”实现工作交流的信息安全解决方案

一、背景

人们的工作交流，逐渐由E-mail、面对面、电话等沟通，又加入了即时工具。

即时工具在解决效率的同时，也立体地解决了“图文声影聊”等全方位的立体沟通，通过文字、文件、图片、声音、影像、语音视频聊天，可以很容易打破原有的工作交流模式。在这种趋势下，即时工具只会在工作的应用范围上会更广，并越走越完善，这也正是如微信、钉钉们能快速让“日活”超“亿”数。

即时工具在方便交流的同时，也很难确保信息不泄露，这就给商业保密安全提出了挑战。如下几个场景是企业在日常交流中很容易碰到的：

场景1：员工离职时，群主未及时把其从工作群中删除，导致不相干的人了解公司信息；

场景2：有些员工在拉非公司人员入群进行公司间业务交流时，如客户、供方、甚至产相干的第3方，这些人可能因职业或岗位变化和工作群没关系，但因未及时清理仍在群中；

场景3：工作群变成了闲聊或红包群，失去了应有的工作沟通作用；

场景4：即时交流人员未形成组织模式，导致公司的系统管理员难以管理，造成即时监控与事后追溯的困难；

场景5：......

总之，给了方便的同时，也给了管理上很多挑战！

二、场景输入与解决方案

（一）需求场景：

1、公司内部各类群的群主可以通过组织建立的联系方式，很容易把“在职员工及授权的外部人员”拉入公司群组，相互间可不必成为好友；

2、当人员离职，及外部人员与公司不相关时，由系统判断并自动把其清理出公司的各类群，从而保护企业交流信息不让这些人知晓；

3、群内交流信息可以让发信息的人很清楚了解谁已阅读，谁没阅读，并把相应的待办任务发布给关联人员等。

(二）解决方案：

1、选型：如何解决上述场景，从而实现工作交流的信息安全？从第3方流行的即时交流工具进行选型，从“组织构建的便利性、场景实现性、交流频繁度”上进行选择，企业微信综合要好于钉钉。因此，解决方案是从企业微信上进行入手构思。

2、模型搭建：

3、实现方式：

3.1、先通过企业内部考勤系统及外部人员的帐户手工采集，采集数据至少要包括姓名、手机号码，通过“字段匹配”方便通过关注与微信互通；定期如每天通过内部IT系统把帐户数据推送给企业微信数据库，刷新企业微信组织的成员帐户，保持与内部IT系统帐户数据一致。

3.4、成为企业微信组织成员后，就可以在管理员设置的权限进行建群、开会、发表意见。

4、案例：

4.1、针对内部人员，L企业通过内部人资考勤系统对人员的入职、离职，每天进行动态的刷新，通过系统互连对接可以确保及时把“成员的帐户数据”推入或清理出企业微信的组织群中，确保建群的顺畅和不相关人员及时退群的目的。

4.2、针对外部人员，通过XLS整理帐户数据定期于每周导入，企业微信组织的成员帐户与导入的数据进行匹配，加入或清理出企业微信的组织群；当然为他们构建的成员团队是与组织成员隔离开，且也会按相应类别如公司属性进行区分，确保外来人员无法查看组织的详细信息，但也可让群主方便把其纳入群管理如建群。

三、实现的困难点和风险点：

（一）内部人员：若在企业微信群中，把成员信息编制过于详细并按部门、职位划分，也会造成过于详细，让团队成员信息泄露的问题。因此，对成员信息要简练，如仅有姓名、手机短号，建议不要把邮箱、手机长号、部门、岗位、职位等字段显示在成员信息中。

（二）外部人员：存在不愿加入到我们的企业微信组织中，或外部人员在我司企业微信之外建群，并拉我司人员进群，且因其群管理不规范，不及时清理我司离职人员或不相干人员，也会泄露与我司相关的交流信息。解决办法：向各合作伙伴告知我司的交流方式，说服其接受我司微信管理办法；同时向组织内部人员说明：务必向外部人说明公司政策要求，且不要进入外部人员建立的群。如果是客户坚决不接受组织的企业微信管理要求，那么实施起来就会存在不完善，毕竟其是客户可能会让我司屈服于他们的要求，也就不能完全堵住与我司相关信息交流的泄露可能。

最后是寄语，上述只是在推广企业微信在工作运用中的一些体悟，也许并不全面，整理成相应的实施方案给有心人参照。