【职场充电】数据不是你想排就能排，Excel数据排序标准法则学起来

在数据加工处理过程中，对数据进行排序是重要的手段。

可是绝大多数人对Excel排序的认知还局限在升序、降序的水平。

可如果我的数据是汉字怎么办？是英文怎么办？是中英混杂的又怎么办？

这些非数字的数据该如何排序。

嘿嘿嘿，不要急，今天的文章小编就来给大家讲解Excel中“高端”的排序方法。

将Excel数据排序功能用得出神入化，可解决的问题比想象的多。

简单排序法

Excel不仅提供了最基本的升序、降序的排序方法，还提供按颜色、笔划、字母的排序方法，使用这些排序方法可以解决普通的排序问题。

1.按颜色排序

在数据分析前期，可以将重点数据标注出来，如改变单元格填充底色、改变文字颜色。

然后在分析过程中，可以将分散在数据表不同位置的重点数据再集中进行查看。

此时可以通过单元格底色、文字颜色进行排序。

方法如下：

步骤01：执行颜色排序命令。

如左下图所示，城市GDP数据中，有三个重点城市的GDP数据是红色显示，这是需要引起重点关注的数据。

选中其中一个红色数据，右击单元格，单击菜单中的【排序】和【将所选字体颜色放在最前面】命令。

步骤02：查看结果。

此时如右下图所示，所有红色显示的数据都排列到了最前面。

2.按笔划/字母排序

数据分析的情况各有各的不同，有时需要排序的对象并不是数据，而是文字或英文字母。

此时可以通过笔划和字母的方式进行排序。

方法如下：

步骤01：设置【排序】对话框。

单击Excel软件中【数据】选项卡下【排序】按钮，可以看到如下图所示的【排序】对话框。

图中的设置，表示要对“城市”一列的文字进行升序排序。

此时还需要单击【选项】按钮，进一步设置排序规则。

步骤02：设置排序规则。

如左下图所示，是【排序选项】对话框，在这里可以自由设置排序的规则，如这里选择【笔划排序】方式。

步骤03：查看结果。

结果如右下图所示，“城市”列的文字都按照首字的笔划数量进行排序了。

复杂排序法

对一列数据进行简单排序并不能解决所有的排序问题。

在数据分析过程中，可能需要自行设置排序条件，以及满足需求。

甚至会遇到一些困难的情况，需要借助函数及其他巧妙方法来避开坑，实现数据排序。

接下来将会举例讲解排序会遇到的复杂状况，及其解决办法。

1.自定义序列排序

数据排序的规则比较简单，根据数据的大小来进行即可，文字排序的规则却要复杂得多。

例如像下图这样，在分析商品销量时，要按照商品分类进行排序，按照“裤子-上衣-鞋类-配饰”的顺序显示商品数据。

这种情况下，可以自行设置一个排序规则，具体方法如下：

步骤01：打开自定义序列设置。

如下图所示，打开【排序】对话框，设置关键字排序，然后单击【自定义排序】选项。

步骤02：设置排序规则。

如右图所示，在【自定义序列】对话框中，在【输入序列】文本框中，按照顺序输入商品的分类名称，注意名称之间用英文逗号隔开。

然后单击【添加】按钮。

步骤03：查看结果。

完成自定义序列设置后，关闭【排序】对话框，就可以看到效果了。

如下图所示，商品的数据按照商品的分类进行排序，其分类顺序与自定义设置的顺序一致。

2.多列多条件排序

Excel排序功能其实很强大，可以对多列数据进行多条件排序。

例如按照商品的分类排序，分类相同的情况下，再按照销售排序，如果销售相同，再按照售价排序。如此多的条件，均可在【排序】对话框中进行统一设置。

具体设置方法如下图所示，单击【添加条件】按钮，添加排序条件后即可。

按照下图中的设置，数据表中的数据会首先按照商品分类排序，再按照商品销量排序，最后按照商品售价排序。

3.英文数字混合排序

在对数据进行排序时，会遇到一些棘手的状况。

例如当商品名称是英文与数字混合，且数字位数不一样时，排序就会出错。

如下图所示，当对M75、M125、M264进行升序排序时，正确的排序逻辑是，先按照数据首字母排序，然后再按照后面的数字大小排序。

然后排序结果却是，“M125”和“M164”小于“M75”。

原因是数字的位数没有对，字母后面的数字“1”小于“7”。如果“M75”写成“M075”就不会出现这种情况。

按照这样的解决思路，下面来看看如何通过构造辅助列来实现英文数字混合的数据排序。

步骤01：增加辅助数据。

如下图所示，想对“商品编号”列进行排序。

增加一列G列，作为辅助数据，在G2单元格中输入公式“=LEFT(B2,1)&TEXT(RIGHT(B2,LEN(B2)-1),"000")”，然后复制公式完成辅助数据增加。

该公式的含义是：

LEFT(B2,1)，提取B2单元格左边的字符，即英文字母；

RIGHT(B2,LEN(B2)-1，提取B2单元格右边的数字；

TEXT(RIGHT(B2,LEN(B2)-1),"000"，将B2单元格提取出来的数字变成三位数，不足的位数用“0”补齐。

步骤02：对“辅助数据”排序。

选中G1单元格，执行【升序】命令，就可以借助辅助数据实现商品编号列的排序了，如下图所示。

4.排序合并单元格的数据

在前面章节中讲过，进行数据统计时最好不要有合并单元格。

但是如果获取到的原始数据中，本来合并单元格的情况，且又需要进行排序，怎么办？

具体解决思路如下：

步骤01：取消合并单元格。

选中有单元格合并的数据区域，单击【取消合并单元格】选项，如下图所示。

步骤02：定位空值输入公式。

按Ctrl+G键，打开【定位条件】对话框，定位空值。

然后输入公式“=a2”，如左下图所示。

表示A3单元格用A2单元格的数据填充。

步骤03：执行相同操作。

按下键盘上的Ctrl+Enter键，表示为所有选中的空值单元格执行相同的操作，即单元格的值等于上面单元格的值，结果如右下图所示。

步骤04：对数据排序。

解决了数据表中的合并单元格后，就可以对销量数据进行排序了。

如下图所示，对销量数据进行升序排序，不会再受到合并单元格的影响。