如何通过Zoom召开更多的包容性会议

阿瓦隆·诺沃（Avalon Nuovo）

这篇文章是TED“如何做一个更好的人”系列的一部分，每个系列都包含TED社区中的人们的一些有益建议；在此处 浏览 所有帖子。

会议可以压垮你的灵魂。

我的个人经验以及管理和心理学研究的普遍智慧是，会议默认采用以下模式：

•谁先讲话可能会设置对话的方向。

•高能力，外向，多数人口统计学的人更可能占用过多的通话时间，获得信誉，受到怀疑的好处并打断其他人。

•小组越大，对话的意义就越小-我们进行分组讨论的意义也就越小，因为小组讨论在现实世界中既耗时又占空间，因此我们越不可能进行。

•其他人已经知道的关键信息不太可能被共享；鲜为人知但重要的信息往往不会被广泛共享。

•无论我们在上次会议上做了什么，我们都可能在下一次会议上再次做。

结果是可以预测的：次优，次优会议。

我相信我们可以做得更好。

无论您是主持会议还是只是参加会议，都有一些方法可以使其变得更好，更具包容性。而且，不管您是否相信，在某些方面，在虚拟平台上都更容易做到。因此，当我们中的许多人停留在屏幕上时，让我们充分利用它，并使用虚拟平台提供的一些独特功能可以更好地实现包容性。

以下是使虚拟会议变得更好和更具包容性的15种方法：

1.有一个促进者

面对面的会议太多了，因为没有人在忙。结果是通话时间浪费和集体思考，这是夹杂物破碎机。在虚拟平台中，有一个明确指定的主机。

使用这种清晰度来推动有一个明确指定的协调人，他将平衡播音时间并提出各种观点。

2.带来更多观点

说到更多的观点，为什么可以在实际客户扩大会议规模时谈论客户？当您可以让实际的现场员工分享他们的想法时，为什么还要猜测现场员工的想法呢？

利用虚拟格式来突破定义我们的工作场所，组织结构图上的级别，社区和社交圈的同类网络，以便您可以听到更广泛的观点。

3.把名字和面孔放在一起

在许多在线平台（例如Zoom）中，每个参与者的姓名都是可见的。如果您是初次见面的人，这会提供一个更好的学习人名的机会（或者像我一样，不记得您过去认识的人的名字）。您也可以抓取一个屏幕截图，以供将来进行交互时参考。

4.明确昵称和首选名称

诸如Zoom之类的平台使参与者可以编辑其在屏幕上显示的姓名。与其总是尝试猜测拉吉夫走过哪个拉吉夫，哪个拉吉夫走过，不是所有人都可以看到它。

然后，我们可以按主人翁的意愿来拥有所有权，而不是以对我们最方便或最令人难忘的任何方式（这将不可避免地有利于多数群体）。

5.学习如何发音人的名字

让每个人在聊天框中共享其姓名的语音拼写/发音。例如，我可以输入“ Dolly = dah-LEE，其中与golly + Chugh ='u'的押韵听起来像是'good'中的oo，而'gh'是很难的g。”

每个参与者都应该这样做，而不仅仅是具有“硬”名字的参与者。共同拥有学习如何说人的名字的方法，是扭转多样性和包容性研究人员Sonia K. Kang 和她的合著者在工作场所对一个人的名字进行英语化（和“美化”一个人的简历）所带来的令人心碎的好处的第一步。

而且，当我为自己尴尬的自我说话时，当我确信自己正确地说出了他们的名字时，我不太可能避免与某人互动（这与包容性相反）。

6.分享代词

我们中的许多人都是在优先代词不普遍共享的时候长大的，因此我们在性别认同上要做一些追赶的事情。最佳做法之一是在名字中加入喜欢的代词，以指导他人。

同样，使用选项来编辑您的姓名也可以，或者也可以在聊天功能中完成。因此，我的名字可能是“ Dolly Chugh，她/她”。同样，理想的是所有人都这样做，而不仅仅是参与者的一部分。

7.阅读房间

许多平台都为您提供了一种充分利用空间的方法。用民意测验打破集体思维，民意测验可以匿名也可以匿名。这使您可以阅读会议室，并允许参与者采用不太受欢迎的立场，而不必通过口头导航提供多数意见的人。共享民意测验的结果可以通过揭示以前不可见的观点而立即改变组规范。

8.一次提出更多想法

在虚拟会议中，您可以通过在聊天功能中询问人们可以回答的问题来同时提出许多想法。然后，主持人可以呼吁人们进行讨论。

请记住，许多人发现很难同时处理听觉和文字输入，因此最好留出时间让人们输入他们的回答。另外请记住，使用文本阅读器的人们最终会进行聊天和口头讨论，因此，在此基础上安排事物或了解您的听众很重要。

9.提供录音和成绩单

考虑将录音作为一种方法来支持那些将从另一次收听中受益或可以选择暂停的人。例如，担负着大流行育儿/照料责任的人（不成比例的妇女）在会议期间可能需要完成多项任务。

录音使他们以后可以收听并保持循环，而不会给其他人造成负担。当然，录制可能会使您感到不舒服或由于其他原因而出现问题，因此请在录制之前先感觉一下并确保获得许可。

10.提供隐藏式字幕

某些平台提供自动隐藏字幕，这在许多情况下都非常有用，例如当某人有听力障碍，某些参与者使用非本国语言时以及当人们试图在聆听时屏蔽背景噪音时。

可能需要启用此功能，因此需要对平台版本提供的功能进行一些研究。而且，它很少是完全准确的，因此请意识到其局限性，然后再进行编辑。

11.进入和退出较小的讨论

分组讨论是提高会议绩效和团队关系的绝佳方法。在虚拟世界中，只需单击即可完成。随机分配组或预先分配不同的组都是很好的方式，可以建立跨越各种差异和边界的关系。

良好突破的关键是有关时间，目的和可交付成果（如果有）的清晰说明。无需忍受默认的大型小组讨论。

12.练习阅读非语言

使用虚拟会议提高非语言阅读能力。在虚拟会议中，我震惊地目睹了非语言研究人员一直以来所知道的一切：言语只是我们交流的一部分。在现实世界中，试图阅读人们的非语言反应时凝视他们并不礼貌；在虚拟世界中，将其启动。

留在图库视图中观看组或固定特定视频以使其在整个会议中可见-我称之为“缩放观看”。向某人发送私人聊天，并看着他们阅读。开个玩笑，看人们如何反应。听一个争论，看着人们畏缩。观察代码转换要求对持有边缘身份的同事的影响。

然后，使用您注意到的内容作为盟友介入。重要提示：凝视时要好奇而不是令人毛骨悚然。

13.假设可访问性是您工作的一部分

我为学习各种残障人士的无障碍设施和住宿而感到陌生，这让我感到尴尬。我从可访问性和包容性专家Courtney Craven（在本指南和本指南中）中学到了很多东西。

过去，我一直很被动，顺从地执行了一封来自办公室的合法电子邮件中的建议，该办公室的工作是确保提供住宿或学生特别提出的要求，仅此而已。例如，如果我收到一份文件说学生需要更多时间参加考试，那么我会批准该文件，而不问学生对考试以外的学习有什么帮助。

老实说，我从来没有想过这个问题。我想要而且可以做到更好。和我一起认识到这不是别人的工作。

14.询问无障碍需求

我了解到的一件事是，当人们试图在学校和组织中倡导自己的需求时，他们经常会遭受抵制和官僚主义，导致他们沉默自己的需求。这就是使我的被动和被动方法错误的原因。

我将主动问我的同事和学生：“是否有方法可以使我们正在使用的技术更易于使用？我们在会议中使用的做法是否对您没有帮助？” 我的新理解是，我需要问每个人这个问题，而不仅仅是那些自称需要住宿的人。