高效管理实施文档，做好ERP项目实施规范指南

如前文所述，实施文档对于ERP实施项目管理的作用是不容置疑的，但实施文档的管理却通常是ERP实施管理中最容易忽略的部分。通过对这次项目的反思和经验总结，华遨实施顾问认为在文档管理中应该要注意以下几个方面：

高效管理实施文档，做好ERP项目实施规范指南

(1)应建立规范的文档管理制度。重点应体现为两点:

要对实施文档的数量、名称、标识、类型、管理责任人、内容等基本内容做出事先安排,得出实施文档的总览表。

是制定对各种项目文档的管理程序,如批准、发布、修订、标识、密级、贮存、传递、查阅等,为项目的文档配置管理铺设一个良好的基础平台。

(2)规范化文档版本管理。这是一个非常重要的步骤，因为版本混乱不但是实施文档的一个致命伤，更是一个非常常见的缺陷，所以实施文档的有效管理必须要实行版本控制。

(3)创建文档库的访问规则，这是文档管理的重要环节。访问规则确定谁可以访问、阅读、升级以及在文档库中添加文档。同时，文档库还应定期进行检查，以便对哪些文件进行存档或对哪些旧文件进行清理，以确保实施文档的管理符合公司、项目实施组的需求。

(4)文档的审核。除用于沟通之外，重要的文档应该要进行审核。审核就是检查编写的项目文档是否齐全、有无遗漏、是否符合文档的规范要求、内容描写是否正确紧扣主题、列出的图表信息是否准确等等，以确保实施文档的质量。例如，阶段性成果实施文档应该由相关主管签字，以确认阶段性成果符合要求并予以接受。

(5)使用工具管理文档。对于一个大型的ERP项目实施来说，经过调研、实施、二次开发和应用维护等各个阶段，整个实施周期中都会有大量的文档。这些文档的内容有的是在不断变化的、有的是连续的、有的是承前启后的、有的是新增加的、也有的是废除的。这就需要一个统一的文档管理工具，分门别类的统一存放管理各种实施文档资料，或应要建立实施文档资料库。

总之，实施文档在ERP项目实施过程中起到关键的作用。从某种意义上来说，实施文档是项目实施规范的体现和指南，按照规范要求编制一整套实施文档的过程，也就是完成一个项目的实施过程，是绝对不应该轻视的。