你打开了 纸团子 的第 85 篇文章
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NO.壹
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今天说一说“发邮件”的那些事儿吧
前几天发邮件的时候又因为称呼,写了几种,看了看,还是删了吧,最后用“Dear”开头,,没有加其他称呼,这么久了还是因为这种事情发愁~
刚开始工作的时候,和客户或者领导们会因为工作建各种各样的微信群。还不敢把声音调静音,害怕错过消息不能及时回复,每当一连串的微信提示音响起来的时候,心里慌得一批。
你以为我是来吐槽自己心情的吗,当然不,还是说邮件吧~
关于每天的动态都需要给同事领导,以及你的客户同步,这样既方便大家及时了解,也方便领导同事了解工作进度,及时指导调整。
每天都要发送邮件后,在微信群再发一遍,并且@相关人员。为什么呢,因为邮件看起来毕竟不是很及时方便。如果急需了解打开微信看一下就可以。
01
很多时候大家觉得微信发了,不需要再写工作邮件了,其实不是这样。不论你写的内容多么正式,即使也有保存记录功能,在微信口头表达的都显得不那么正式,邮件还是非常重要的。
02
主题。主题和标题是一个邮件的精髓,就和作文的题目一样,高度概括。工作邮件一定不要写口语化的文字,会显得不专业,如果是日报周报之类的邮件,可以使用6月28日**日报,方便查找。
在写邮件的时候,还有一件令人头疼的事情:称呼。
我每次给不同的人发邮件时,总是要想好久,问问同事怎么称呼合适,为此也搜索了很多。
03
称呼,首先需要分清是给谁发:在许多企业给领导发是需要加职务或级别:如*总,在创业团队可能没什么级别概念,就可以写昵称或直接写名字,但如果给客户发,就需要看是否需要把级别写出来,或者只是普通的对接人员,也可以亲切的称呼其英文名,或者你们平常的称呼,例如:Dear Cindy…
如果是和熟悉的同事发,称呼也可以不加,直入主题更方便。
04
邮件内容,如果邮件有多条内容,一定要条理清晰,分点列出,发送之前检查下格式。
一个邮件只说一件事,你可能有很多需要发送的内容,都放在同一个邮件就会给对方造成不便。
对于经常收发邮件的人,会习惯使用“主题”或者“日期”等进行查找。如果一个邮件讲了多件事情,首先不方便查找,第二就是不方便对方进行转发,因为他可能只需要邮件的一部分,这时候还需要重新发一遍。
05
转发。转发时一定检查一下标题/主题,转发的邮件,标题上会被加上 re、转发 这类的字眼,发送前一定要删除。不然真的很尴尬。
06
日报、周报。许多公司有写日报周报的要求,建议先转发上次的日报,在这个基础上写今天的内容,这样方便领导看昨天待办的事情有哪些,今天又完成了哪些事情。
这样做,每当领导打开最新的邮件,都能看到之前的内容,不需要挨个查找你的邮件了。
PS:也方便领导看你哪些没完成
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NO.贰
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没有二了,今天只有一,hhhhh
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