想要在线办公更普及 光靠“玩花活”还不够

巨头纷纷投身在线办公“蓝海”，各款软件百花齐放。据报道，有数据显示，2020年中国智能移动办公市场规模将达到449亿元，全球市场也将迎来一次大爆发。Facebook、谷歌等IT行业巨头也纷纷入局。

不久前，微软研究院新推出了一种在线会议系统VROOM。远程会议用户戴上VR头显设备后，可在机器人的辅助下让自己的“分身”去现场开会，并和在场同事进行实时交流互动。办公室的同事戴上AR头显设备后，就可以与远程办公者“在一个时空汇聚”，看到彼此并打招呼。

花样百出的在线办公方式会有效提升办公效率吗？经过数年的发展，在线办公领域的发展还面临哪些待解的难题，又该如何破局呢？

目前在线办公更像是替代性需求

在北京市社科院助理研究员王鹏看来，远程办公并非新鲜事物。早在上个世纪80年代，一些公司就开始通过终端联网的方式，实现员工之间的远距离协作。近年来，随着我国互联网产业的发展壮大和新技术、新业态、新职业的不断涌现，在家办公和灵活办公的需求越来越大。在这一过程中，不少企业推出了具有在线会议、即时通信、远程桌面、在线文档等功能的在线办公软件，让远程办公成为现实。

“在线办公、远程办公在过去多年一直属于‘精英需求’和‘定制化’服务，局限在部分行业的少部分人群，这种大的市场背景，使得中国的在线办公虽然技术和功能已经都具备，但在产品开发尤其是场景应用方面，相较国外还处于一个十分初级的阶段。”金山办公软件股份有限公司董事长葛珂表示。

改变发生在今年春节期间，伴随新冠肺炎疫情肆虐，相当一部分的企业、组织和个人开始把原来在线下的工作和生活等搬到线上，这促生了全球范围内最大规模的在线办公市场需求，2020年也被称作是中国“远程办公”或者说“云办公”的元年。

“目前，中国的在线办公主要还集中在企业的业务拓展和商业活动用‘线上’代替‘线下’的层面，因此在线办公的需求更像是一种替代性需求，而不是常规能力、常态化需求。”葛珂说，未来在线办公发展的关键，在于能否帮助政府、企业、高校等组织建立使用习惯，以实现线上办公常态化趋势，而不至于在疫情结束后迅速被抛弃。这意味着需要在具体的应用场景层面，做大量从技术功能化到产品服务化的升级。

他指出，在线办公的模式应该与传统行业或者产业进行深度融合，进而优化甚至完全改变一些行为场景、需求场景。比如，教育领域的在线课堂、无接触的政务办公等。

变成更多人的主动选择仍有障碍

复旦大学管理学院教授黄丽华认为，中国的在线办公企业站上了发展风口，在线办公软件的快速普及与迭代助力中国企业提前3年驶入数字化快车道。从实践应用的广度和深度看，在线办公应用已经成为中国企业数字化的端口型新基建。

葛珂认为，未来在线办公软件的3个变化会促成其进一步的普及。“第一，随着云计算技术的快速普及，在线办公软件将变得更加简单易用；第二，未来在线办公的技术方案、技术手段将越来越多、越来越先进，使用它的办公工作效率也会提升得更高；第三，5G的来临让整个带宽成本、存储成本、云服务的成本快速下降，这也促使了在线办公成本的降低。”葛珂说。

虽然人们普遍认为远程办公应该是大势所趋，但在王鹏看来，远程办公想从非常时期的“不得不用”，变成更多人的主动选择，把机遇转化为发展的持久动力，操作起来仍有一定障碍，需要相关在线办公平台付出更多努力。

王鹏指出，针对科学家和工程师交流模式的研究表明，若两张办公桌距离超过30米，他们定期交流的可能性接近于零。IBM公司曾做过一项测试证实，同一办公室里的员工对于一个潜在问题平均要交流38次，而不同工作场地的员工遇到问题时通过线上的交流只有8次。因为人与人之间的协作并不止借助于语言，动作、手势甚至一个眼神都可以对外传递交流信息。即便网络延时被一再压缩，但无法逾越的物理门槛，始终会让人与人之间的协作体验大打折扣。同时，信息技术的介入容易导致工作时间变长，这也容易给员工带来职场焦虑。正因如此，视频会议这种远程办公形式虽早已出现，但推广一直很难。

“此外，在线办公软件要实现大规模应用，还会对相关配套设施提出更高要求。例如，在线办公对网络宽带、终端硬件的要求很高，直接使用公共网络的话，使用人数过多容易造成掉线、卡顿、延时等问题，这会明显降低工作效率。”王鹏说，“近日，由于众多企业和单位密集使用远程会议系统，给服务器造成巨大压力，一度导致一些线上办公软件崩溃。这也提醒相关在线办公平台，提升技术能力、优化服务体验，才是在线办公能够赢得用户的关键。”