最常见的几个Excel函数，老员工事半功倍的秘诀！

昨天小编跟大家介绍了一些基础函数，大家是否还有印象呢？

今天带来的函数会略微复杂一些，但是它们的功能对于办公而言依然是十分强大的！

01

使用MIN函数返回一组数据中的最小值

与 MAX 函数的功能相反，MIN函数用于计算一组数据中的最小值。

语法结构：

MIN(number1,[number2],...)

参数：

number1：必需参数，表示需要计算最小值的第 1 个参数。

number2,...：可选参数，表示需要计算最小值的2~255个参数。

MIN 函数的使用方法与 MAX 函数相同，函数参数为要求最小值的数值或单元格引用，多个参数间使用逗号分隔，如果是计算连续单元格区域之和，参数中可直接引用单元格区域。

例如，要在销售业绩表中统计出年度最低的销售额，具体操作步骤如下。

首先输入计算公式。

在 A19 单元格中输入相应的文本，选择 B19单元格，在编辑栏中输入函数【=MIN(G2:G15)】。

然后查看计算结果。

按【Enter】键确认函数的输入，即可在该单元格中计算出函数的结果。

02

使用 IF函数根据指定条件返回不同的结果

在遇到因指定的条件不同而需要返回不同结果的计算处理时，可以使用 IF 函数来完成。

语法结构：

IF(logical_test,[value_if_true],

[value_if_false])

参数：

logical_test：必需参数，表示计算结果为 TRUE 或 FALSE 的任意值或表达式。

value_if_true：可选参数，表示 logical_test 为 TRUE 时要返回的值，可以是任意数据。

value_if_false：可选参数，表示 logical_test 为 FALSE 时要返回的值，也可以是任意数据。

IF函数是一种常用的条件函数，它能对数值和公式执行条件检测，并根据逻辑计算的真假值返回不同结果。

其语法结构可理解为【＝IF （条件，真值，假值）】，当【条件】成立时，结果取【真值】，否则取【假值】。

IF 函数的作用非常广泛，除了在日常条件计算中经常使用外，在检查数据方面也有特效。

例如，可以使用IF 函数核对输入的数据，清除 Excel工作表中的 0 值等。

在【各产品销售情况分析】工作表中使用 IF 函数来排除公式中除数为 0 的情况，使公式编写更谨慎，具体操作步骤如下。

首先选择 E2 单元格，单击编辑栏中的【插入函数】按钮。

然后选择需要的函数。

打开【插入函数】对话框，在【选择函数】列表框中选择要使用的【IF】函数，单击【确定】按钮。

接下来设置函数参数。

打开【函数参数】对话框，在【Logical_test】参数框中 输 入【D2=0】，在【Value_if_true】参数框中输入【0】，在【Value_if_false】参数框中输入【B2/D2】，单击【确定】按钮。

然后选择需要的函数。

经过上步操作，即可计算出相应的结果。

选择 F2 单元格，单击【函数库】组中的【最近使用的函数】按钮，在弹出的下拉菜单中选择最近使用的【IF】函数。

接下来设置函数参数。

打开【函数参数】对话框，在各参数框中输入下图所示的值，单击【确定】按钮。

然后输入公式。

经过上步操作，即可计算出相应的结果。选择 G2 单元格，在编辑栏中输入需要的公式【=IF(B2=0,0,C2/B2)】。

接下来复制公式。

按【Enter】键确认函数的输入，即可在 G2 单元格中计算出函数的结果，选择 E2:G2 单元格区域，并向下拖动控制柄至 G9 单元格，即可计算出其他数据。

03

使用SUMIF函数按给定条件对指定单元格求和

如果需要对工作表中满足某一个条件的单元格数据求和，可以结合使用 SUM 函数和 IF 函数，但此时使用SUMIF 函数可更快地完成计算。

语法结构：

SUMIF(range,criteria,[sum_range])

参数：

range：必需参数，表示用于条件计算的单元格区域。

每个区域中的单元格都必须是数字或名称、数组或包含数字的引用。空值和文本值将被忽略。criteria：必需参数，表示用于确定对哪些单元格求和的条件，其形式可以是数字、表达式、单元格引用、文本或函数。

sum_range：可选参数，表示要求和的实际单元格。

当求和区域为参数 range 所指定的区域时，可省略参数 sum_range。

当参数指定的求和区域与条件判断区域不一致时，求和的实际单元格区域将以sum_range 参数中左上角的单元格作为起始单元格进行扩展，最终成为包括与 range 参数大小和形状相对应的单元格区域。

SUMIF 函数兼具了 SUM 函数的求和功能和IF函数的条件判断功能，该函数主要用于根据制定的单个条件对区域中符合该条件的值求和。

在【员工加班记录表】工作表中分别计算出各部门需要结算的加班费用总和，具体操作步骤如下。

首先选择需要的函数。

在 A1:B7 单元格区域输入需要的文本，并进行简单的表格设计，选择B3单元格，单击【公式】选项卡【函数库】组中的【数字和三角函数】按钮，在弹出的下拉菜单中选择【SUMIF】选项。

然后折叠对话框。

打开【函数参数】对话框，单击【Range】参数框右侧的【折叠】按钮。

接下来返回工作簿中，单击【加班记录表】工作表标签，选择D3:D28 单元格区域，单击折叠对话框右侧的【展开】按钮。

然后返回【函数参数】对话框中，使用相同的方法继续设置【Criteria】参数框中的内容为【部门加班费统计 !A3】、【Sum_range】参数框中的内容为【加班记录表 !I3:I28】，单击【确定】按钮。

SUMIF 函数中的参数 range 和参数 sum_range 必须为单元格引用（包括函数产生的多维引用），而不能为数组。

当 SUMIF 函数需要匹配超过255 个字符的字符串时，将返回错误值【#VALUE!】。

接下来修改和复制公式。

返回工作簿中，在编辑栏中即可看到输入的公式【=SUMIF( 加班记录表 !D3:D28,部门加班费统计 !A3, 加班记录表 !I3:I28)】。

修改公式中部分单元格引用的引用方式为绝对引用，让公式最终显示为【=SUMIF( 加班记录表!$D$3:$D$28,部门加班费统计!A3,加班记录表 !$I$3:$I$28)】，向下拖动控制柄至 B7 单元格，即可统计出各部门需要支付的加班费总和。

在输入函数进行计算后，若发现函数使用错误，可以将其删除，然后重新输入。

但如果函数中的参数输入错误时，则可以像修改普通数据一样修改函数中的常量参数。

如果需要修改单元格引用参数，还可先选择包含错误函数参数的单元格，然后在编辑栏中选择函数参数部分。

此时作为该函数参数的单元格引用将以彩色的边框显示，拖动鼠标指针在工作表中重新选择需要的单元格引用。

04

使用VLOOKUP 函数在区域或数组的列中查找数据

VLOOKUP 函数可以在某个单元格区域的首列沿垂直方向查找指定的值，然后返回同一行中的其他值。

语法结构：

VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,range_lookup)，可以简单理解为 VLOOKUP( 查找值 , 查找范围 , 返回值所在的列 ,精确匹配 / 近似匹配 )

参数：

lookup_value：必需参数，用于设定需要在表的第一行中进行查找的值，既可以是数值，也可以是文本字符串或引用。

table_array：必需参数，用于设置要在其中查找数据的数据表，可以使用区域名称的引用。

col_index_num：必需参数，在查找之后要返回匹配值的列序号。

range_lookup：可选参数，是一个逻辑值，用于指明函数在查找时是精确匹配还是近似匹配。如果为 TRUE 或被忽略，就返回一个近似的匹配值（如果没有找到精确匹配值，就返回一个小于查找值的最大值）。

如果该参数是 FALSE，函数就查找精确的匹配值。

如果这个函数没有找到精确的匹配值，就会返回错误值【#N/A】。

例如，要在销售业绩表中制作一个简单的查询系统，当输入某个员工的姓名时，便能通过 VLOOKUP 函数自动获得相关的数据，具体操作步骤如下。

首先复制数据。

选择 Sheet1 工作表中的 B1:G1 单元格区域，单击【开始】选项卡【剪贴板】组中的【复制】按钮。

然后行列转置。

选择【业绩查询表】工作表中的 B3 单元格，单击【剪贴板】组中的【粘贴】下拉按钮 ，在弹出的下拉菜单中选择【转置】选项。

接下来执行插入函数操作。

适当调整 B3:C8 单元格区域的高度和宽度，并设置边框，选择 C4 单元格，单击【公式】选项卡【函数库】组中的【插入函数】按钮。

然后选择需要的函数。

打开【插入函数】对话框，在【或选择类别】下拉列表框中选择【查找与引用】选项，在【选择函数】列表框中选择【VLOOKUP】选项，单击【确定】按钮。

然后设置函数参数。

打开【函数参数】对话框，在【Lookup_value】参数框中输入【C3】，在【Table_array】参数框中引用 Sheet1 工作表中的B2:G15 单元格区域，在【Col_index_num】参数框中输入【2】，在【Range_lookup】参数框中输入【FALSE】单击【确定】按钮，如图9-45所示。

接下来复制公式。

返回工作簿中，即可看到创建的公式为【=VLOOKUP(C3,Sheet1!B2:G15,2,FALSE)】， 即在 Sheet1 工作表中的 B2:G15 单元格区域中寻找与 C3 单元格数据相同的项，然后根据该项所在的行返回与该单元格区域第 2 列相交单元格中的数据。

选择 C4 单元格中的公式内容，单击【剪贴板】组中的【复制】按钮。

然后修改粘贴的公式。

将复制的公式内容粘贴到 C5:C8 单元格区域中，并依次修改公式中 Col_index_num 参数的值。

然后查询员工销售数据。

在 C3 单元格中输入任意员工姓名，即可在下方的单元格中查看到相应的销售数据。

如果col_index_num大于table_array中的列数，就会显示错误值【#REF!】；如果 table_array 小于 1，就会显示错误值【#VALUE!】。

日常办公常用函数大概就是这些啦，更多Excel技巧详见《Excel 2019 完全自学教程》~

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