每个Excel技巧后面都有一个故事,大家好,我是致力于分享职场实战Excel技巧的Martin。
开始分享前先说下故事:小明是某销售公司的主管,某天销售经理问小明准备第一季度的销售报告。收到任务后,小明就开始着手准备数据了。为了使报告更为完善,他不仅收集了今年第一季度的销售业绩,而且收集了去年同期的销售业绩。他希望通过业绩对比来更加直观地反映销售额的变化情况,为此他找到我想了解下是否有比较好的办法。由于之前也有做类似的汇报,所以我就和他推荐了在数据前面加箭头的方法。但是小明还是不满意,他想把箭头加到数据后面。这样对应负数时就不会出现箭头在负号和数值中间的情况了。
我想也是,那样确实不是很美观。当然通过条件格式设置可以解决那个问题,但是小明坚持想在数据后面加。那我就仔细琢磨并尝试了下,条件格式设置没有可以将箭头后置的选项,所以放弃了。如果不能通过Excel自带的参数设置,那只能通过公式来实现了。当然不能一个个手动插入箭头,因为首先这就不是一个Excel高手的做法,其次这样做很低效也容易出错,最后这种汇报表格不只是用一个季度,需要每个季度都用,甚至年度也需要用。那就需要考虑更加智能高效的方法了。具体操作步骤,请大家参考学习。谢谢。
1. 打开Excel表格,在F2单元格中输入公式“=IF(D2-E2>0,(D2-E2)&UNICHAR(8593),(D2-E2)&UNICHAR(8595))”。
注意:UNICHAR(8593)对应的是 (Alt+41468);UNICHAR(8595)对应的是(Alt+41469)。
2. 确认后,F2就显示8722了,拖动F2单元格下方的“+”号向下填充公式,得到如图所示显示结果。
3. 此时数据是没有颜色显示的,接下来就需要设置条件格式了。选中数据,点击【开始】选项卡下方的【条件格式】图标,点击【新建规则】。
4. 在【新建格式规则】页面,选择规则类型:只为包含以下内容的单元格设置格式;编辑规则说明中,选择特定文本、包含、=UNICHAR(8593)。然后设置格式,点击【确定】。
注意:此处的“=UNICHAR(8593)”也可以直接用“=”或是“”替代。
5. 此时显示如图:带有向上箭头的都显示为绿色。
6. 按步骤3、4对向下箭头设置规则。注意格式变为“=UNICHAR(8595)”,格式颜色选择为红色。
7. 完成后的效果如图所示。
总结-两个关键步骤:
a. 用公式带出数字+箭头;
b. 结合UNICHAR函数,通过条件格式设置单元格格式。
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