应对IT预算受限的7个技巧

当资源有限时，明智而有创造性地分配IT资源是至关重要的。以下是首席信息官们在预算受限的情况下实现关键目标的7种方法。

这个世界上没有什么是确定的，除了死亡和税收--以及有限的IT预算。没有多少IT领导者会因为资金过剩而失眠。相反，在预算严重不足的情况下，在不眠之夜思考如何满足组织的期望则更是一种常态。

即使是管理相对慷慨的IT领导者也开始感到了压力。企业软件支持公司Rimini Street的前Gartner分析师、现任市场研究副总裁的Pat Phelan指出，IT部门目前面临着投资数字化转型的巨大压力，几乎没有多余的空间来维护和更新现有的技术和运营。“CIO们应该仔细评估他们的创新和软件支出，权衡公司的具体需求，这一点很重要，”她建议。

你是否觉得自己被不断增长的需求和有限的资金束缚了?看看下面的这七种预算紧张的IT领导者可以实现当前目标的方法，以及如何让他们的组织为不可避免的变化做好准备。

1.接受现实并开始计划

数据保护提供商Arcserve的首席技术官Oussama El-Hilali表示，IT领导者所犯下的比较大的错误就是缺乏规划，因为这加大了耗尽IT资源和预算的风险。“适当的规划，通过了解组织的使命和谁将负责确保使命的执行，可以帮助减少这些错误。”

事实上，几乎每个IT组织所面临的需求都超过了可用的财务资源。这一现实将迫使首席信息官在值得资助的计划和应该拒绝的计划之间做出选择。“一个有效的治理框架至关重要……要确定对企业最有价值的IT投资，这些决策必须是由业务而不是IT来驱动的。”IT咨询公司Info-Tech Research Group的高级执行顾问Sidney Hodgson建议。

有效的预算管理包括开发一个与企业战略目标直接一致的IT战略。“这将使得IT能够规划、支持和预算优先的事项，”Hodgson指出。“IT应该能够根据业务部门来确定预期的增长计划，并相应地规划优先级和能力。”

CIO还需要对业务需求和目标有清晰的可见性，以准确地对正在进行的项目进行优先级划分。“当项目成本高于预期时，有限的预算意味着有限的回旋余地，这往往会导致年中预算的削减或项目终止，”商业管理咨询公司Engage PEO的首席技术官Ralph Labarta表示。“当这种情况发生时，CIO只能交付10个项目中的7个项目，这7个项目最好是对业务最有影响力的项目。”

2.不要屈服于压力

由于来自同事和供应商的压力，在没有首先评估成本和潜在业务价值的情况下，就对新兴技术进行深度投资，这可能会使本已有限的IT预算不堪重负，Phelan指出。她观察到，供应商驱动的计划，如ERP升级和持续更新，往往很少或没有直接的业务价值，通常成本很高，却没有提高竞争力，是臭名昭著的预算燃烧器。

即使是一项重要的新技术，比如一项基于云的新服务，显示出了真正的潜力，也不要急于采用。这种转变应该被仔细考虑。“不要为了云而迁移到云，”Phelan警告说。“你需要让业务来推动这一举措。”

专注于推动竞争优势和增长的举措总是明智的。“例如，大多数企业会选择保留对ERP系统的投资，同时利用边缘的云技术来进行创新，”Phelan解释说。

在考虑一个新项目时，不要成为供应商的销售说辞的受害者，他们通常会承诺可以顺利、轻松地进行部署。“尽管他们过去可能已经成功地做到了这一点，但他们通常不会谈论最初没有计划的或预算外的成本和时间，你需要一个中立的第三方组织来帮助首席信息官评估和选择企业软件，”技术评估中心的CTO Mehdi Aftahi警告说。

3.建立内部支持

人际关系是IT成功的关键。无论在何时考虑一项重大的IT计划，都要游说其他C级的重要参与者。解释项目的好处并获得他们的认可。“当正式的提案提交给整个执行团队或董事会时，首席信息官就会有盟友来表达他们对该倡议的支持，”Hodgson指出。

在企业制定战略目标的过程中，IT应该始终占有一席之地。“否则，你的预算就可能总是无法满足新的业务计划，”IT企业管理软件公司Kaseya的首席战略官Mike Puglia警告称。

Puglia还建议审查现有的IT活动和支出，并在适当时将它们与特定的业务单元关联起来。“这在本质上是将IT预算与业务线联系在一起，从而提供对战略目标，对业务影响的可见性，”他指出。

整个IT管理团队都需要共享预算目标的所有权。“这可以确保资源和资金不会花在低优先级的项目上，”数据恢复服务提供商Sungard Availability services的CIO Chris Fielding表示。

4.建立准确的财务模型

在努力实现预算目标的过程中，首席信息官们最重要的盟友就是他们在金融领域的同事了。“IT领导者应该与财务部门携手合作，开发基于历史数据的模型，特别是在编制IT运营成本预算的时候，”Labarta建议。准确的模型使IT的财务合作伙伴能够独立地预测和创建财务业绩场景，从而使IT受益。这些模型也保护了IT的利益，因为它们得到了金融盟友的认可和保护。“这是双赢!”Labarta说道。

财务部门制定每周的KPI报告也是管理预算最有效的方法，Puglia指出。“如果你没有相应的数据和基准来决定你的绩效，你就会为低效率、浪费和意外惊喜打开大门，”他说。“等到月底或季度末再积极管理预算已经太晚了。”

5.根除浪费

为了很大限度地利用预算资源，应密切审查现有的低效率和冗余流程。“通过优化流程，一个技术组织可以迅速成为利润中心，而不是亏损中心，并从高运营和技术成本中拯救整个组织，”MBA招生咨询公司Aston&James的业务顾问兼首席执行官Nick H.Kamboj建议。

IT领导者应该始终关注有前途的新技术，因为这些新技术可以在削减或消除昂贵操作的同时降低手工工作负载和减少意外中断。“关键是要有合适的应用程序和经过培训的人员，以及适当的集成流程，”El-Hilali说。

IT服务提供商Syntax美洲公司的首席技术官Mike Rulf建议，可以先测试几个工具来确定哪种技术最有效，并确保您能够以最有效的方式进行投资。“通过这种方式，人们将不再关注某一特定的工具或服务的成本，而是更多地关注对公司的长期投资，”他指出。

许多成功的IT领导者都会通过将选定的简单任务直接推给最终用户来节省资源。“在一些组织中，IT人员将允许终端用户从备份和存档中进行自己的恢复，并使用诸如One Drive或SharePoint之类的应用程序来管理他们的数据，”El-Hilali说。“这类措施将有助于减少资讯科技小组的工作量，并腾出时间来处理较优先的工作。”

6.考虑外包

获取外部的软件和服务通常比在内部开发要便宜。“当有通过COTS、SaaS或云服务提供的选择时，IT人员往往都会希望在内部开发应用程序，”Hodgson解释说。

通过增加内部IT人员的人数来处理增加的开发工作量对于IT领导来说是一个很难向其管理同事推销的ROI案例。“外包比增加员工数量更节省预算，”IT服务和支持提供商Kyocera Intelligence的信息和通信技术副总裁Keith Marchiano表示。

7.寻求外部建议

从同行或行业分析师那里获得现实的评估，可以帮助CIO为IT预算设置合理的参数。“结合通过仪表板进行的报告和与财务部门的合作，将帮助IT领导者实现有效管理IT预算的灵活性。”El-Hilali建议。