疫情期间，远程办公，“看不到”项目工作进展，怎么办？

01

“看不到”工作进展

怎么考核项目工作量？

他所在的企业是一家工程公司，很多项目员工远程办公。项目中的有一个任务是：给客户做出工程规划设计方案，需要和客户进行很多次的沟通讨论。

以前，没有疫情的时候，他可以很方便地面对面和项目成员沟通，了解和跟进项目的进展。

现在，疫情期间，因为远程办公，无法见面，他对项目成员的工作进展犯愁了：

到底项目工作进展到哪一步了？

有没有什么问题？

如何考核项目成员的工作量？

项目工作会不会延误？

有的人可能会疑惑，远程办公可以通过会议的方式，跟进项目工作进展，怎么会有这么多麻烦呢？

如果我们仔细看看，这个项目的主要交付成果是“工程规划设计方案”。项目管理者的担心是：

设计师对客户的需求了解清楚吗？

规划设计需要讨论多少轮？

和客户的沟通顺畅吗？

还有哪些客户担心的规划要点有没有考虑？

也就是说，和别的项目交付成果不同的是，这个交付成果比较软性，没有办法很清晰的定义和规划出来。

相比之下，如果项目工作是制造20个零件，或者印刷100分宣传资料。这些项目工作的交付成果就更具体和清晰。这些是相对硬性的项目工作。

而且，现在碰到疫情，大家远程办公，增加了管理项目工作的难度。由此带来的是，项目工作的工作量考核也存在困难。

02

做好工作规划

细分项目工作任务

疫情期间，项目负责人该如何管理软性的项目工作呢？

首先，邀请项目成员自己规划工作。很多项目管理者习惯于给项目团队成员分配工作，帮助他做工作规划，告诉他应该做什么做什么。

这种方法对于硬性的项目工作，是比较适用的。项目团队成员只需要知道，哪些是待完成的工作内容，然后动手去完成。

但是，对于软性的项目工作，项目管理者就需要邀请项目成员发挥主动性：

思考工作中需要完成哪些任务？

如何更好准备？

还应该争取哪些人的帮助？

具体的设计讨论沟通多少次更合理?

也就是说，软性项目工作更多依靠执行人自己的主观能动性，也帮助他更好执行这项工作。

当然，如果这位项目成员缺乏工作规划的经验，要么项目负责人提供指导，要么邀请其他有经验的同事帮助他学习。

然后，细分项目工作任务。工作规划的最重要工具之一是工作分解结构WBS（Work Breakdown Structure）。

举个例子，婚礼项目中的工作可以这样分解：

有的人说，这个是确定性的硬性工作，比较好分解。如果是软性项目工作，怎么分解呢？

我们来看一个例子：事业部组织架构建立项目。这个项目工作也是一个软性的，下面是工作分解的示范：

在这个例子中，项目中的工作进行细分。比如其中：分管领导沟通、汇报。这个工作就可以比较清晰地执行，也方便后续的工作量估算和考核。

也就是说，对于软性的项目工作，我们更需要对它进行分解和具体化，可以细分到很方便操作和执行的程度。这样的话，具体的项目工作就更好计划，估算，执行，跟进和考核。

03

计划工作进度

规划项目日程排期

细分好项目工作后，就可以把相应的工作计划到项目进度中。我们继续来看刚刚的“事业部组织架构建立项目”，进度计划如下：

在这个计划中，每一项项目工作都被安排在某一周中。比如：分管领导沟通、汇报这个工作被安排在第4周。这也就是我们项目中的进度甘特图。

当然，这个甘特图也需要项目成员主动来完成，以便他能够主动推进和执行项目。在这个过程中，项目负责人可以提供协助。

4

监控工作进展

帮助解决项目问题

上面说到的都是项目工作计划到了项目工作的实际执行阶段，可能会出现不同的问题和情况。

这个时候，需要项目管理者进行及时跟进，了解到工作中出现的问题，尽最大的努力帮助项目成员解决项目问题，推动项目往前执行。

比如：针对第4周的项目工作，项目管理者可以和项目成员在周一的时候计划好具体工作，周三进行沟通和跟进，周五再进行确认。

疫情还在持续，各位项目管理者们，看完上面的例子，请思考一下：你目前的项目面临什么挑战和困难呢？