警营漫话 档案“自述”

档案者，自生及用须历凡十二道工序。

此中滋味，唯亲历者方能体味。

今余携众临其境，闻其声。

01

产 生：

吾命由己不由天

我是一份文件。

自电子办公系统普及以来，我以“电子文件”为主体，以“实体文件”为副本。

我自产生之日起便面临两种命运：或归档、或清除。

在办公平台里产生的我，可直接通过归档按钮操作进入档案系统中。

从此，我的生命便拥有了永恒的可能。

02

鉴 定：

档案鉴定亦有其门道

非经积年之功，不能得其要领。

唯精于业者，方能明察秋毫、去伪存真。

在庞大芜杂的文件里，我被快速甄别出来。

根据我的价值属性，我的生命或为永久或为长期或为短期。

03

移 交：

成为档案，并非易事

“红头”、“印章”、“文号”，此三者是我的组成部分。

“附件”、“底稿”、“签发稿”是我的兄弟。

如果部件不全，我会被退回。

经体检合格后，我才能正式成为档案的一分子。

04

质 检：

档案之功，全在精细

我的主体“电子文件”进入档案系统后须经严格的体检，查看关键字要素是否录入齐全，查看主体“电子文件”和副本“实体文件”是否具有同一性，是否具备真实性、准确性、可用性。

05

修 整：

当窗理云鬓，对镜贴花黄

我的“实体文件”来到新家，会被打扮一番。

清除我身体上的杂质，

换上统一规格的外衣，

别上漂亮的夹子。

06

排 序：

档案有常，剥茧抽丝

可别小看文件排序这一关。

我的左邻右舍是否具有关联性，是否能让查阅者一目了然、赏心悦目，关键在于排序是否得当。

假以电脑系统之优越性，能以关联项自动排序，但未免机械刻板，尚需人工把关。

07

编 号：

内名外号，浴火重生

经过系统排序，我变得训练有素、整齐划一。

通过系统辅助编号，我从此有了自己的新名字——档号。

档号由字母和数字组成，共18位数，就像身份证号码一样，明眼人一下子就可以从中读出我的身份信息。

我正式加入了档案大家庭并拥有了自己的档案身份。

08

编 目：

览录而知旨，观目而悉词

目录使浩如烟海的文件得以部居类次。

目录的检索功能、导读功能是最基本的功能。

通过目录查阅所需文件资料，利用手工检索或现代化手段进行自动化检索，为人们掌握文件状况和检索所需文件提供了便利。

09

盖 章：

红泥加铅字，一一垂丹青

档号章18位数需用印泥铅字一一刻于文件及盒脊之上。

档号章是我的身份证，具有唯一性的特征。

在浩如烟海的文件库里，能随时随地找到我的归属，全赖刻在我身上的这枚小小的档号章。

10

装 盒：

辅以器具，封闭存放

卷皮和卷盒是我的专用装具，以无酸纸制成，保护我不被虫蛀，不受尘扰、不致散失、不受损毁。

卷皮以封面和封底将我夹于其中。软质卷皮不易站立，用卷盒存放，再存于密集架内。

我的副本“实体文件”被封闭存放，妥善保存，以备查用。

一个个的档案盒就是一个最小单元，组成了档案库这个大家庭。

11

上 架：

彼生之须臾，吾生之无穷

我最终被分门别类地存放在档案密集架上。

那里四季如春，常年温度控制在18-24摄氏度，湿度控制在45-60%。

大江东去，浪淘尽，千古风流人物。

当一代代人逐渐销声匿迹，我依然如故，忠实地记录着曾经的辉煌岁月。

12

编 研：

纂就前绪，遂成考功

自我被存放于密集架的那一天起，我的存在便有了新的意义。

我的价值从我被存放于档案盒的那一刻起已悄然发生。

我的副本虽被束之高阁，但我的另一个真身“电子文件”正被广泛地服务利用。

编研种类形形色色——

有编纂式的，如专题汇编；

有摘录式的，如组织机构沿革；

有编撰式的，如公安史志。

他们如大海中的朵朵浪花，都是从我的真身演变而来，组成了瑰丽奇崛的档案文化宝库。

稿件来源：公安海陵分局

编　　辑：周琰钦、陶　菁

审　　核：陈廷干

档案，见证了发展历程！

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