制定项目相关方沟通计划

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Vol.051 制定项目相关方沟通计划|主播：萌萌

管理小学问，每日微课堂。

这里是光环微课堂，每天七点半，一起聊聊项目管理的修行之道。

今天我想和你分享的内容是“制定项目相关方沟通计划”。

如果你也喜欢今天的文章，欢迎拉到文末给我们点个在看。

我们在前面已经讲过，制定项目相关方沟通计划也是相关方管理的一个重要步骤，那么项目相关方沟通计划应该包括哪些内容呢？

我们下面一起来看一下。

图51-1 项目相关方沟通计划示例

大家可以看一下图51-1，这张图显示了在项目相关方沟通计划中应该包括的一些关键信息。

在项目相关方沟通计划中，通常我们比较关注的一个重要信息是项目目标。

也就是说当项目中有很多不同相关方的时候，一定要弄清楚我们跟他们沟通的目标是什么，我们为什么要和他沟通，我们需要获得他什么样的支持。

比如有些相关方，我们跟他沟通是为了获得他的支持，还有一些人，我们跟他沟通只是为了让他不反对项目，所以我们需要把和相关方沟通的目标定清楚。

第二部分我们需要关注的是，我们要给相关方提供什么样的信息，因为我们面对的相关方是不一样的，所以提供给他们的信息也是不同的。

比如对于开发总监，我们给他的信息更多的是他所关注的项目进度、对开发工程师的使用情况、对开发资源的需求情况、以及在开发过程中遇到的技术难点，这是我们需要跟他沟通的信息。

而对于业务部门来说，可能我们需要跟他沟通的信息，除了项目进度之外，更重要的是这个项目对业务需求的满足情况，看我们开发出来的产品和他想要的有多大差距，这是业务部门最关心的内容。

所以，对于不同的项目相关方，我们提供给他们的信息也是不一样的。

还有一部分我们需要关注的信息是时机，从时机的角度来说，我们什么时候给哪些相关方发信息是需要有一个清晰的计划的。

比如对于很多项目成员来说，作为项目经理需要每天关注他们做的工作是什么；对于一些关键的相关方，比如说开发总监或者运维总监，我们需要每两周或每周跟他们沟通一次。

所以，在项目相关方沟通计划中，时间和时机也是很重要的，它取决于不同相关方工作忙碌的程度，还有相关方对于项目信息获取的需求程度。

所以，沟通时间通常是需要我们和相关方共同确定的，我们要知道相关方希望多长时间沟通一次、在沟通的时候想要获取哪些信息，这两个信息对于不同的相关方我们是需要差异划分的，这也是我们要对相关方进行分类的原因。

沟通渠道也是在相关方沟通计划中需要关注的重要信息，很多时候我们可能会根据以往的经验去规划沟通渠道。

不同的相关方喜欢的沟通方式是不一样的，我们要根据不同项目相关方的喜好去制定对应的沟通渠道。

对于喜欢面对面沟通的相关方，比如说老板，我们就可以跟他约定时间定期做单独的汇报；对于喜欢会议的相关方，那我们就定期召开会议，在会议上跟相关方就这个项目做集体汇报。

第五个需要在沟通计划中体现的信息是职责。

项目中某个具体的工作由谁来沟通、谁具体负责是需要规划清楚的。

在一个项目中，不一定所有的沟通都是由项目经理来负责的。

比如在某些项目中，有一部分的沟通可能是由项目总监负责的，项目经理需要跟哪些人沟通、项目助理负责跟哪些人沟通、每个核心的项目成员负责跟谁沟通，这些可能都是项目总监来决定的。

第六个在沟通计划中比较关键的信息是反馈机制。

我们怎么知道和相关方沟通的效果如何？通过什么样的方式去调查这个反馈？对于不同的相关方，同样需要使用不同的方式。

比如，对于不是那么重要的项目项目相关方，我们可以通过问卷调查收集他们的反馈；而有些相关方，我们可能就需要定期的去走访，看他们对我们之前的沟通方式是不是满意。

另外，沟通成本也是我们在制定相关方沟通计划时不能忽视的因素。

虽然项目经理90%的时间都用在沟通上，但是要注意沟通成本不能太大，避免出现项目经理整天都在开会，却没时间解决具体问题的情况。

很多时候，我们更期望高效的、有针对性的沟通，尽量减少不必要的沟通。虽然沟通是一定要做的，但并不是沟通占用的时间越多就越好。毕竟项目经理还是要做具体的工作的，不能把时间全部浪费在沟通上面。

当然在跟相关方进行沟通时，我们是需要留下沟通记录的，所以沟通保存系统也是我们在沟通计划中需要加以重视的。

比如，我们跟供应商和客户就项目需求达成了共识，那么就需要把这些共识写在合同上，形成白纸黑字的东西；如果我们在一个项目会议上达成一些共识，那么也要在会议纪要中体现出来，然后发给大家确认。

最后一个需要重点关注的是项目相关方的反对，也就是说，当我们在制定沟通计划的时候，对于有哪些相关方可能会反对项目，要做到心中有数，并想好应对策略。

以上这些都是在一个完整的项目相关方沟通计划中，会涉及到的内容。当然，并不是每个沟通计划都要把所有的这些信息全都列出来。因为在实际的项目管理中，项目经理还需要根据项目的实际情况进行剪裁。

所以，作为项目经理，学会灵活的运用这些工具是非常重要的，从中找到我们可以使用的信息 ，拿掉不能用的信息。

一般来说，沟通计划我们建议大家是一定要做的，很多时候把人搞定可能比把某个技术搞定更加重要。说白了，很多技术都是可以被人搞定的，把人搞定了，这些技术也就不是什么问题了。

所以，制定相关方沟通计划对项目经理来说，也是非常重要的一件事情。

好了，以上就是我们今天的主要内容，希望通过今天的内容能够让你了解在制定相关方沟通计划时，应该重点关注哪些信息，我们下期再见~

今日BGM

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今天我们使用的BGM是由周杰伦演唱的《稻香》，歌曲收录在专辑《摩杰座》中。

在《稻香》这首歌里，周杰伦展露出了出色的填词功力，《稻香》是继《蜗牛》、《听妈妈的话》后，周杰伦再次用简单的文字，创造出极富想象的禅意境界。在歌曲曲的部分他大胆尝试，以嘻哈与民谣两种音乐混合，甚至在前奏里加入蟋蟀声。

这首歌是要告诉大家一个很简单也很容易被遗忘的道理，那就是知足。周式嘻哈民谣传递的是一种暖暖的，清新的风味。在这温馨和甜蜜中，周杰伦鼓励大家勇敢地向前走，珍惜这一切哪怕就算没有拥有。