电子印章6大管理法则，契约锁帮您轻松应对管理

实体印章使用中风险不断，考虑到“印章”特殊的法律效力，可靠的电子印章更有利于组织实现规范管理、规避用章风险。

现在：通过契约锁平台就能直接制作和管理具有法律效力的电子印章，让所有印章统一到一个平台“按需发放、授权使用”，用章麻烦一扫光。

“6大法则”全程监管印章

第一条：凡事要申请

《管理法则》：为了规范组织的印章管理制度，电子印章的使用和管理必须事前申请，授权执行。

电子签章平台可以和任意业务系统、管理软件集成，为客户打造电子化印章管理体系，无论是制章、销毁还是使用，全部经流程审核执行，确保每次操作充分授权，提升管理规范性。

第二条：印章管理全周期

《管理法则》：电子印章“制作、变更、作废和收回”的过程，必须及时上报、同步更新，确保电子印章信息有效、统一。

契约锁可以和业务系统以及管理软件集成，从印章制作到作废，对每一枚印章进行全生命周期的管理，全程追踪印章信息变化，防止用章混乱，使用收放自如。

1）轻松制作

组织上下所有印章都可以根据实体章样式直接在线制作一个电子版，审核一通过印章即刻生效，操作十分简单。

（在线制作）

2）同步变更

为了防止印章混乱，一旦印章信息变化，比如名称、使用范围等，相关人员可以通过流程上报变更信息，由管理员统一调整，确保电子印章信息准确，提升响应效率。

3）一键停用

所有电子印章，无论是删除还是作废，都必须经过系统统一操作，哪些印章能用、哪些已经作废一目了然，防止混乱。

（一键停用印章）

4）权限收回

为了确保印章使用安全，契约锁可以通过管理软件、HR系统监控员工离职情况，离职的同时同步收回印章使用权，防止印章外泄。

第三条：印章专人存管

《管理法则》：所有电子印章必须由专人统一管理，印章的制作、变更和调用全由专人统一操作，权责明确。

契约锁可以为组织制作具有法律效力的电子印章，为每枚印章授权管理员，明确管理权限，确保电子印章安全。

1）建立电子印章台账

组织的所有电子印章信息都会通过一张表单集中呈现，查找、编辑起来很方便。

（电子印章台帐）

2）指定印章管理员

印章管理员直接在契约锁后台指定、授权，所有印章只有管理员才能统一调度和管理，明确使用权限，减少人工干预，管理更放心。

第四条：统一授权使用

《管理法则》：所有电子印章的使用必须提前申请，经上级领导审批授权、按需调用，确保每枚印章使用权限清晰，不可乱用、无权冒用。

契约锁通过和管理软件、业务系统集成，可以让组织各类业务中的用章需求，全部经流程按需申请，减少人为干预，防止用错章、冒用、乱用章。

1）控制使用权限

每枚电子印章都有精细的使用限制，制作的同时就能同步设置好使用权限，使用对象都有严格设定，杜绝人情章。

（人员使用权限控制）

2）用章申请流程化

在与管理软件、业务系统集成的基础上，可以为不同业务打造特定的使用流程，每次用章都有事前申请，经过严格的审核、授权使用，无需线下跑腿签字，高效用章。

3）批量签署用章快

一些大型企业无论是人事合同还是各类业务证明，每天可能有几百、上千份文件等着盖章，为了提升效率减少手工操作，契约锁的批量签功能可以自动筛选文件，让多份文件一键盖章，全面节省人力，提升用章效率。

（批量签署）

第五条：审计材料记录全

《管理法则》：电子印章必须要有详细的操作记录，可以定期、随时抽查每枚印章的使用情况，提升风险识别能力。

契约锁“用章日志”对每个印章的基本信息和全过程操作都有详细的信息记录，无论是数字证书、印章名称、使用范围等基础信息，还是用章人、用印文件、用印时间等操作信息，都能第一时间调阅，审计更全面。

（印章使用日志）

第六条：过程文件有档案

《管理法则》：确保电子印章全过程文件可以及时、有序的形成档案材料，形成高效的信息查询、核验过程。

线下用章阶段，所有用印文件全靠人工整理、保管，文件一多，并不利于长期存管，查找也不方便。

现在，契约锁电子签章平台可以为客户提供文件存管服务，所有用印文件自动存入系统，还能通过管理软件，帮助客户形成一套标准的用印文件管理应用，存、查、共享全面一体化。

小结：

契约锁开放的电子印章系统，可以随时和管理软件、业务系统、企业微信、钉钉等连接，把电子印章技术接入组织业务场景，满足各类业务的签署需求。让更多客户安全、高效用印，彻底实现全程电子化业务管理。

>>契约锁电子印章法律有效性解读：合法有效的电子印章并不是简单的电子化的印章图形，仅有印章电子化图形是没有法律效力的。契约锁的电子印章都有匹配的电子签名，通过“数字证书、时间戳、数据存证”等技术保障，确保印章合法、有效。