【案例分享】轻量型协同管理软件无法满足日益增加的项目管理需求，怎么办？

近年来，越来越多的企业引入数字化管理工具，以提升企业的管理水平和效率。考虑到组织内项目不多、成本效益以及易用性等多个维度，许多组织和团队倾向于选择轻量型的项目协作软件。但随着企业的发展、项目数量不断增加，轻量型协同软件逐步无法满足日益增加的项目管理需求，从而出现了一系列的问题。下面是一个案例的简要分享。

1.案例背景

这是一家软件开发公司，近年来发展迅速，从最初的几个小型项目发展到现在的几十个大型和中型项目；随着项目的增多，团队规模也逐渐扩大，拥有多个业务部门。公司原先使用的协同办公软件逐渐暴露出各种问题。例如：

任务分配混乱

由于项目数量众多，原有软件在任务分配上显得力不从心，经常出现任务重叠、遗漏或分配不均的情况。

进度跟踪困难

项目进度的实时更新和跟踪变得非常困难，团队成员无法及时了解项目的最新进展，导致项目延期或质量不达标。

团队协作不畅

每个业务部门都有自己的工作流程，原有协同软件无法实现不同部门之间的信息互通和流程协同，导致信息孤岛、沟通不畅。

资源管理低效

项目所需资源（如人力、物力、财力）的管理和分配变得混乱，经常出现资源浪费或资源不足的情况。

数据分析缺失

缺乏对项目数据的有效分析和利用，管理层无法准确了解项目的整体表现，无法做出科学的决策。

【解决方案】

为了有效应对上述问题，该公司需要引入功能更加强大、全面、专业的项目管理平台，能将各部门的管理系统和工作流程进行集成、统一；管理层次要更深、支持企业不同层级的项目管理工作，能覆盖决策层、管理层和执行层；管理范围要更全面，不仅能覆盖单项目管理，还能支撑项目集管理，甚至是项目组合管理。

这里推荐企业级项目管理工具——易趋（EasyTrack），是国内最早的项目组合管理软件，提供专业的企业级项目组合管理解决方案，能够支撑企业全面完整的业务流程和项目全生命周期管理。

通过项目、项目集和项目组合管理支撑企业战略决策、运营管理和项目执行，一方面通过自上而下的战略规划和项目选择，使项目与组织业务目标一致；一方面通过自下而上的数据归集，为管理者分析和决策提供客观实时数据支持。

下面将结合产品界面截图，详细展开分享。

2.易趋助力企业全面提升协作效能、项目高质量交付

2.1在线协同分工，清晰高效

借助易趋项目管理平台，项目经理在组建项目团队后，可以高效清晰地分配项目任务。每个任务支持设置明确的完成时间以及具体的责任人，如有分配不合理的地方，系统会进行预警。当计划成功发布后，所有的项目成员会即时收到任务提醒。

（易趋项目主计划视图）

除了常规的WBS计划，还支持里程碑计划、交付物管理计划、子计划、发布计划、迭代计划等多个计划的制定，便于项目管理人员统一进行项目计划管理。

（易趋项目管理阶段计划视图）

2.2组织级资源调拨管理，优化资源配置

借助易趋项目管理平台，项目管理人员在收到所有项目的资源预算汇总后，可以跟组织的资源能力对照，看看哪些岗位缺，哪些岗位多，哪个时段多，哪个时段缺。从而进行合理调配，资源不足就砍掉项目，进一步优化资源配置。

（易趋资源能力规划视图）

立项批准后，项目经理则能依据项目实际需要去预订资源；申请项目执行需要的资源类型、数量、时段。

（易趋项目资源申请视图）

然后团队/部门经理就能根据组织内的整体资源情况以及项目优先级进行资源调拨，实现资源价值最大化。

（易趋资源调拨视图）

2.3实时监控调整，全面掌握项目运营数据

借助易趋项目管理软件，项目经理及其他管理人员，可以实时查看项目各项运营指标，并获取项目全面的报表，包含周报、双周报、月报以及多维度状态报表。

例如：项目概况模块，项目经理可以查看项目整体进度情况、成本预算执行状况以及收益情况等各项关键指标，如有延误、超支等情况，会通过红黄绿灯示警、提醒处理。

（易趋项目概况视图）

2.4提供多维度项目报表，进一步强化决策支持

借助易趋项目管理平台，系统会自动收集、分析并生成多维度项目报表和图表，包含任务、成本、风险、问题、工时、收入、质量、采购以及挣值等九个维度的报表，以便辅助项目经理/管理层做出科学的决策。

（易趋项目报表视图）

3.总结

随着组织内项目数量和复杂度的增加，轻量型协同办公软件可能会逐渐无法满足所有的项目管理需求。这种情况下，需要引入专业的项目管理软件，应对项目管理中的各种问题，例如易趋项目管理平台。

项目管理人员借助易趋可以实现清晰的任务分配、实时进度跟踪、团队协作顺畅以及资源管理更高效等，从而进一步提升组织协作效能和项目成功率。