什么是好的采购到付款系统 采购到付款的最佳实践有哪些

您是否正在为您的组织选择新的采购或采购到付款系统？如果是这样，您可能想知道这些系统的不同用例以及哪一个最适合您的需求。无论您是响应首席财务官对自动化的号召的 IT 部门，还是简化手动流程的采购经理，还是旨在实现现代化的采购专家，找到合适的人选都至关重要。

什么是好的采购到付款系统？

一个系统并不适合所有人，因此我们定义了您应该如何定义您的用例并与供应商合作以找到最适合您组织的用例。将采购订单发送给供应商后，您还可以让供应商确认他们已收到订单。

产品发货后，用户可以在系统中创建收据。您应该查看自收据的情况，也称为桌面接收和集中接收。如果您的用户不习惯创建收据，那么集中收据将是您最好的选择。

一旦该过程启动并运行，您就可以开始为某些类别合并桌面接收。在系统中创建收据的目的是确认产品已收到。如果用户只是盲目地接受收据，那将无济于事。下一步是在系统中创建发票。有两种方法可以对此进行管理。

应付团队索引或在系统中创建发票。

供应商通过供应商门户或 EDI 在系统中提交发票。

当您查看采购付款系统的业务案例时，您应该关注通过将供应商转移到电子发票可以实现的生产力提升。这意味着供应商可以在线提交发票，而无需将发票发送到应付部门。

这将大大减少应付员的工作量，然后这些资源可以转移到更多的增值资源中，例如提前付款折扣分析、重复发票分析等。采用电子发票的唯一挑战是将供应商加入供应商门户或他们可以提交发票的类似门户。

加入供应商的另一种方法是通过 EDI（电子数据交换）传输发票。EDI显著提高了供应商和客户的生产力。如果您的供应商确实有能力进行 EDI 交易，那么这始终是首选。

在开始电子发票之前，您应该查看您的顶级供应商并评估他们的 EDI 能力。您还应该询问您的供应商是否已经在使用某种供应商门户，以便您可以评估将他们加入另一个供应商门户的可行性。

匹配流程

采购到付款流程的下一步是将收到的发票与订单和收据进行匹配，以确保所有单据都匹配，然后才能结算发票进行付款。在任何采购到付款系统中都可以配置两种类型的匹配。

2 路匹配

在双向匹配方案中，系统将发票与采购订单进行匹配，并确保数量和价格与采购订单匹配。由于没有收据，因此应仅对服务进行 2 向匹配。A/P 团队的注意事项 – 供应商提前发送发票是很常见的，服务可能无法完全交付或未按照利益相关者的满意度交付。您可能希望查看预算所有者团队中的某个人在付款之前接受发票的流程。

3 路匹配

在 3 向匹配方案中，系统将发票与采购订单和收据进行匹配。如果所有单据上的数量、价格等都相同，则系统会标记发票以进行付款。如果所有文档中的所有内容都是通用的，则该过程很简单，但情况并非总是如此。有时这些不匹配。然后，系统可以按照一个过程来检查异常是否在容差范围内。

您应该能够定义一个容差范围，您可以在该范围内接受异常。例如，订单数量为 100，供应商发送了 101，因为这是他们销售商品的方式。如果定义了容差，系统可以检查异常是否在容差范围内，如果是，系统将自动发送异常进行付款。采购过程的最后一步是向供应商付款。

这在采购或采购到付款系统中可能会发生，也可能不会发生。大多数P2P系统确实具有此功能，但公司最终依靠其ERP系统进行支付。这主要是因为他们也从ERP系统进行其他支付，他们不希望有两个不同的支付系统。

如果发票的付款发生在另一个系统中，则还有一个额外的步骤，即将付款状态发送回采购到付款系统。在这种情况下，集成接口可以负责将付款状态发送回采购系统。

发回P2P系统的常见数据是汇款数据、汇款方式（支票或ACH）和参考详细信息。如果您有供应商门户，并且在门户上启用了供应商，他们可以自行查看付款/汇款详细信息，而不必致电您的应收部门查询付款状态。

采购和发票自动化用例的优缺点

优点

这个用例对中间市场公司非常有帮助，因为它自动化了端到端流程并提高了整个流程的效率。P2P自动化提高了采购和应付账款团队的生产力。

它提供了更好的支出可见性，并允许财务和预算所有者提出更好的问题。如果您可以将从发票到订单再到申请的支出联系起来，那么每个人都可以获得精细的可见性，从而做出更好的决策。

缺点

它需要更长的实施周期，因为它涉及一个漫长的过程以及采购和应付账款团队。您还必须考虑有关控制总数的其他报告要求，以便您可以确保发送到 ERP 系统的发票计数和金额与 ERP 系统中的金额相匹配。它需要根据您决定的方法进行更多集成接触点。

采购到付款的最佳实践有哪些？

明确的采购政策：建立清晰全面的采购政策，指导整个流程，确保一致性和合规性。

供应商管理：通过有效的沟通、谈判和绩效评估与供应商保持牢固的关系，以确保质量、可靠性和成本效益。

自动化流程：实施自动化工具和软件，以简化采购流程，减少人为错误，提高效率。

集中式数据：维护供应商、合同和采购信息的集中数据库，以促进更好的决策和透明度。

合规监控：定期监控和强制遵守内部政策、法律法规和行业标准，以降低风险并确保道德实践。

预算控制：实施控制和审批流程，以有效管理预算并防止超支。

持续改进：定期审查和优化采购流程，以确定需要改进的领域和节省成本的机会。

性能指标：定义和跟踪关键绩效指标 （KPI），以衡量采购到付款流程的有效性和效率，从而实现数据驱动的决策和持续改进工作。

总结

通过遵循这些最佳实践，组织可以优化其采购到付款流程，增强供应商关系，降低成本，并提高采购运营的整体效率和有效性。白码采购系统支持企业针对不同类物资采用不同的采购管控策略，支持对采购价格、采购权限、定价权限、采购模式等进行精细化管理，为企业管控和防范采购风险打下坚实基础。