内训开课组织并非高技术含量的工作,但确是琐琐碎碎且日复一日的工作。在做了和做好之间,内训开课组织仍有极大的提升空间。建立一套开课执行标准,对于提高开课组织的效率与质量至关重要,甚至关系到内训数字化管理工作的实现。
一套完整的开课执行标准有三大构成要件——环节流程、执行标准与辅助工具。环节流程用来界定开课组织的任务边界与逻辑框架,执行标准用来明确规范、确保执行质量,辅助工具用来支撑行动,提高执行效率。
一、开课组织环节流程
开课组织分课前、课中、课后三大环节,涵盖参训通知、物料准备、场地布置、照片拍摄、随堂评估、结课归档等关键流程。当然,流程并非一成不变,也要根据各个单位的实际情况做取舍调整。
在流程梳理过程中,要注意三个要点:一方面要全面梳理常态流程,如参训通知、场地布置、入场签到等;另一方面要与时俱进新增或优化流程,如开课数据的归档就是满足数字化管理转变的重要流程;第三方面可以分内训开课组织者、讲授者、学习者角色实现更精细化的流程梳理,明确不同角色在不同节点该做的事情。
二、开课组织执行标准
高质量的开课组织需要有清晰的执行标准。执行标准明确了不同流程节点要做什么、按照什么标准、做到什么程度。比如,结课归档这一流程节点,具体要归档什么内容、以什么方式或渠道做归档、什么时间归档等需要有清晰规范的界定,只有做了明确界定,才能确保归档数据的精准、归档行为的及时。再比如,照片拍摄这一流程节点,具体要归档哪些照片,拍摄的数量和画面质量要求是什么,需要做明确界定。
三、开课组织支撑工具
工具化的支撑是提高组织执行效率的关键举措。以课前通知和课后宣传为例,如果提前设计好通知和宣传的模板,就可以依据模板,结合开课情况,快速的完成通知和新闻稿的撰写,提高组织效率。此外,还可以借助问卷星等平台设计二维码工具,提高签到、评估、归档的效率与质量;借助AI工具撰写通知、新闻稿,提升撰写输出的效率。
支撑工具一般可以分为三类:信息发布类、过程管控类、信息回收类。信息发布类如下发通知的模板,过程管控类如课程准备的物料清单表,信息回收类如课程满意度评估二维码。
总体来看,内训开课组织是一项系统化的工作,需要经过流程梳理、标准完善、工具设计等一系列举措,实现更高效、更高质量的组织实施。
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