晓闲教你运营仓储，到底如何应对物料短缺？

晓闲教你运营仓储，到底如何应对物料短缺？

想要在仓储运营中应对物料短缺，异常预警可谓关键一环。今天，晓闲将带你深入探讨异常预警的各项功能，一起来了解如何精准预警，避免物料短缺带来的问题吧！

一、决策机制建设

2.机制内涵

B.异常预警

异常预警的作用在于提醒企业或者仓储部门目前仓库中货物信息存在异常。

请注意这里说的是存在异常而非指存在错误。

存在错误也是一种异常，但是，异常不等于错误，异常的范围比错误更大。

在企业的仓储部管理中，异常预警同样是涉及到多个方面的异常的预警，分别是：短缺预警、爆仓预警、呆滞预警和资金预警。

下面，晓闲将会分别介绍这几种预警的类型、特征以及实施方法。

a.短缺预警

短缺内涵

关于短缺，晓闲认为存在两种不一样的理解，它取决于我们面临的问题以及实际的挑战。

这两种理解分别是：物料没有库存以及物料供应量不满足需求，前者我们一般简称为库存为零，而后者我们一般简称为供应不足。

库存为零

库存为零是指仓库中没有该物料。

我们并不关注是否存在在途库存以及是否存在未执行完毕的订单。

未执行完毕的订单说的是：公司向供应商下的订单量中尚未发货的部分。

此外，上述情况针对的是原材料端的信息和理解。

在对下游客户时，则指的是：仓库中没有该产品的库存，同样的，我们并不关注公司是否在生产该种产品。

举例来说：如果仓库中货物A的数量为0，生产线上正在生产3000吨物料A，这就属于物料没有库存这个概念。

供应不足

而供应不足是指：将仓库中的货物量与在途货物、未交付订单，或者与正在生产的产品、已经发出的产品等合并一起看，看总量是否满足需求量。

供应不足并不仅关注仓库中是否现在有充足的货物。

举例来说，以产品生产所需的原材料供应为例。

假设公司未来30天要向下游客户累计交付产品B一定数量，核算该产品所需的原材料S在未来30天共计需要7000吨，现在仓库中原材料S的库存量为300吨。

根据第一种类型，我们只会关注仓库现有库存多少，由于库存远小于需求量，结论就是库存量不足，短缺数量高达6700吨。

如果根据第二种类型的解读，我们需要确认现在运输途中的物料S的数量，以及未来30天内物料S的交付量，由于公司生产产品需要时间，假设需要10天，那么，确切地说那就是未来20天供应商可以生产好并交付掉多少数量的物料S。

目前已知在途物料数量为4000吨，此外未来20天内还将生产好3000吨但只能交付掉2500吨。

根据以上数据，采用第二种类型的解读，未来20天公司累计可以提供6800吨原料S，该数量依然低于需求量，但短缺量仅有200吨。

根据上述两个案例，想必大家可以看出两种模式之下的短缺预警之间存在的重大差异了。

看起来似乎第二种类型的短缺预警可以直接替代第一种短缺预警，毕竟看起来第二种方法更加科学。

但是，这两种短缺预警模式并不能相互替代。

其原因在于这两种短缺预警模式都是企业运营必不可少的模式，它们的应用场景存在非常大的差异。

短缺场景

库存为零

第一种短缺预警主要用于两个核心场景，分别是：需求量少的物料，以及需求不稳定或需求随机的物料。

需求量少的物料代表的是：某个物料在企业中的使用非常普遍，但是，它属于一种用量不大的物料。

这种物料经常被企业用到，但是，公司不可能频繁采购该物料或者频繁要求供应商发货，比较可能的场景是公司间隔较长的一段时间才让供应商交一次货。

举例来说：比如原材料P，公司每个月的使用量为5公斤，而该物料的包装规格为25公斤，换言之，公司5个月使用一桶P物料即可，也就是每5个月让供应商交一次货，如果P物料的生产属于季节性的或者生产非常困难时，公司甚至有可能一次采购数桶，此时，供应商可能一年发一次货甚至两三年才向公司发一次货。

需求不稳定或需求随机的物料代表的是：不定期应用在某一类产品上的物料或者不定期才会被消费者使用的物料。

此类物料使用可能缺乏规律或者虽然具有规律但是时间期间隔时间跨度大。公司可能不会随时采购该类原料，而会选择在固定时间采购该类物料，或者到需要时采购。

最常见的例子是季节性的产品，比如月饼或者粽子，一般公司没必要每个月买粽子或者月饼的原料或者买粽子，只要在粽子或者月饼销售旺季前准备即可。

供应不足

第二种短缺则主要应用于常用物料或者通用物料上，代表的是使用非常频繁且用量非常可观的物料。

对于这种物料，公司基本上都需要频繁采购此类物料，甚至每天都有产品到货。

以化工行业的企业为例，很多产品都用钢桶或者吨桶包装，这类包装最大的特点是占地面积大，对于化工企业而言，不可能像原材料一样屯上很多包装。

企业一般都会让供应商每天或每隔几天送一批包装材料到公司。

由于供应商交付产品非常频繁，公司仓库中现有的包装材料的数量就很少，我们在评估其数量时，绝对不能忽略供应商已经发出的包装数量以及供应商工厂中未交付的包装订单。

应对策略

上面内容已经向大家伙介绍这两种短缺的特征和场景了，下面，晓闲将会介绍如何应对这两种库存异常问题。

一般在企业的实际运营中，信息预警往往都是通过ERP系统的库存管理进行的，不过，也有很多企业采用的是excel表格形式的库存管理。

前者的功能更强大，数据不易出错，更容易实现仓储管理的自动化响应，对于异常预警的帮助更大，当然，企业需要为此而付出一定的资金成本。

而后者的功能相对较小，实际使用效果较差，容易出现数据错误，且数据错误较难追溯以及较难发现，此外，出错的后果较为严重，甚至会产生严重误导或者干扰企业的正常运营，而且其隐性的人力成本非常高，但胜在资金成本几乎为零，主要适合于物料种类很少的企业使用。

不论企业采用何种方法管理自身的库存，其前提都是仓库的数据都是准确的，错误数据的后果是非常严重的。

库存为零

针对库存为零的物料，企业在进行库存预警时，常规思路是：不管物料的使用量大不大，使用频率高不高，凡是物料库存都为0的，一律自动设定为短缺库存预警。

这种预警思路的好处在于可以完全杜绝忽视掉其中某些库存为0的物料，但是，弊端在于它可能会产生误导作用。

当每天都会跳出库存为零的物料的清单时，由于清单中物料种类较多且每天频繁出现，反而会导致相关部门不知道问题到底是什么而无法决策，而且更麻烦的是：信息过多后反而更容易看错。

因此，晓闲的看法是：当公司的物料品种越多时，越不能一刀切地将全部库存为零的物料都进行库存短缺预警，它会干扰公司的运营。

更合理的做法是：将物料进行分类，分为项目物料以及周期性小品种物料。

项目物料是指：只用于专用项目中的物料。

而周期性小品种物料是指：在公司运营中几乎经常会使用但使用量较少的物料。

对于项目物料，只有具体的项目启动时，系统才会启动对该物料的异常预警程序。

企业可以在ERP系统中设定一个需求匹配模块。

一旦企业的某些定制项目启动时，相关部门将该类项目的需求物料的物料品种和需求数量导入系统，系统将会自动发出项目物料的库存为零的信息提醒。

而对于周期性小品种物料，则企业应当启动全天候异常提醒模式，也就是系统发出库存不足的提醒信息，以便企业随时启动采购及备货决策。

不过，对于季节性的周期性小品中物料，晓闲认为可以考虑将其列入项目物料这种模式中，主要采取的模式是设定季节性模块，一旦到达固定的季节时，系统将会启动自动识别异常，比如设定夏季异常提醒或者冬季异常提醒。

供应不足

企业在对常用物料进行供应不足的预警时，应当关注全部的订单量是否可以满足需求。

这类物料整体上属于公司需求量较为可观，且使用非常频繁的物料。

晓闲建议此类物料可以划分为主要物料或者常用物料这个类型。

对于此类物料在评估是否供应不足时，其处理方式相对较为复杂，但是，其计算公式较为简单，这里晓闲认为可以采用如下公式计算。

实际供应量=现有仓库库存量+在途物资库存量+未交付有效库存量

判定是否存在供应不足的标准就是——实际供应量是否小于物料需求量，一旦供应量小于物料需求量，此时，系统应当启动自动报警功能，报告常用物料存在供应不足的风险。

那么，公司该如何实施上述方案呢？

对于企业而言，第一个挑战是要在系统中设定模块实现实际供应量的自动计算和测算。

而第二个挑战在于物料需求量的准确评估和信息导入。

需求量评估一直都是企业运营的重要挑战，不容易准确评估，不过，它属于需求管理的范畴，不属于这个系列文章的介绍范围，因此，本文不作介绍。

此外，企业还面临最后两个挑战，分别是：在途物料库存量和未交付有效库存量的计算。

在途物料库存量

在途物料库存量计算中存在两个挑战：其一、在途物料的实际数量；其二、在途物料是否可以按时交付以及按时交付量。

对于前者，我们往往可以根据供应商的发货记录或者发料单等资料而获得，往往需要采购人员或者跟单人员实际计算，当然，也可以将各个供应商的发出数量导入ERP系统或excel表格，由系统或表格自动计算而获得。

不过，后者可能会带来一些麻烦。

对于在途运输周期长的物料，能否按时交付以及按时交付量多少，往往依赖于运输企业、供应商的评估数据测算获得。

在评估时，建议企业优先采用供应商提供的数据，请注意尽量不要加以修饰或者调整。

针对供应商的数据，企业可以结合历史交付数据而给予一定的安全系数以保证数据更加接近于真实。

例如：供应商反馈在途物料按时交付比例为70%，根据历史数据评估，该供应商按时交付可靠性几率为75%，那么，可以测算得出其按时交付比例应当为70%*75%+30%*25%。

未交付有效库存量

未交付有效库存量是指：目前供应商未发出的订单量中可以及时交付的库存数量。

由于此类物料的交付时间跨度较长，准确性相对较低，因此，评估时我们应当采取相对简单的方式。

晓闲认为可以采用下述公式计算：

未交付有效库存量=（我方产品待付截止周期-我方产品生产周期-供方产品发出时效）*供方每日均产量

由于上述数据为理论计算结果，因此，晓闲认为在对未来进行预期分析时，应当给与上述数据一定折扣，比如按照上述数据的50%-80%作为未交付有效库存量的合理结果，交付周期跨度越长，折扣也就越大。

通过导入上述数据，ERP系统将自动计算出供应短缺的物料种类并指导企业的生产活动。