又快又准 Excel数据录入有高招

大家经常会在Excel工作表中录入各种数据，如果需要录入的行列内容较多，很容易看错行列；需要录入的重复数据较多，则会浪费时间。我们可以根据数据类型的不同，选择更合适的方法录入数据。

○数据行列多 巧用“数据单”录入

对于因行列多而录入数据时容易看错的问题，比如某社区人员统计报表，需要填报的项目很多，在这种情况下，我们可以调出记录单进行数据录入。

点击“文件选项”，在打开的窗口中切换到“快速访问工具栏”，在右侧的窗格中选择“不在功能区中的命令”，将其中的“记录单”添加进来（图1）。

返回Excel界面，选中A1:Q1中的数据（即需要填写项目行），接着点击上述添加的“记录单”，此时会弹出一个纵向排列的记录单，原来长行的项目内容会变为纵向排列，按提示录入需要的内容即可。完成后点击“新建”，即可继续填写（图2）。

小提示：

点击“记录单”对话框中的“条件”按钮，还可以对输入的数据进行筛选。比如在上述录入案例中，如果用户的年龄已经预先录入，现在小于16岁的用户无需录入其他信息，只要在记录单的“年龄”字段中输入“>16”，在点击“下一条”时，便会自动跳过年龄小于16岁的用户。

○小数数据 输入整数自动添加小数点

很多时候，我们需要录入带小数点的数据，比如财务统计中每笔金额的录入都需要精确到分，常规的方法是输入整数后再按小数点输入，这容易出错。如果文档中需要输入的此类数据很多，可以通过Excel设置自动输入小数点。

点击“文件选项”，在打开窗口的左侧窗格中选择“高级”选项，在右侧窗格的“编辑选项”栏中勾选“自动输入小数点”复选框，在“小位数”增量框中输入“2”，设置完成后单击“确定”（图3）。

这样返回Excel窗口后，当我们需要输入类似￥213.56的数字时，只要直接输入21356并回车，便会自动添加小数点，变为213.56。如果是输入整数，则要在数字后再添加两个0，比如表示100应该输入10000。这里要注意的是，数据录入完毕后，请恢复原来的设置（图4）。

○部分重复数据 自动填充输入

对于重复数据，比如某商场的4K超高清电视产品统计中，产品名称要统一输入“xx品牌 4K超高清电视”字样，需要重复输入的是“4K超高清电视”，这里可以使用自定义格式的方法实现快速自动输入。例如，需要在A2:A20区域输入的产品名称中都包含上述字样，选中上述区域后右击并选择“设置单元格格式”，在打开的窗口中切换到“自定义”，在右侧的窗格中输入“@" ""4""K""超""高""清""电""视"”（每个字符均使用半角的双引号标注，前面有个半角空格将产品名称和4K隔开），点击“确定”退出（图5）。

这样，当我们需要在A2:A20区域输入产品名称，如“夏普H65 4K超高清电视”时，只要输入“夏普H65”并回车，就会自动变为符合要求的数据了。其他品牌产品的输入效果与之类似（图6）。

小提示：

可以为不同区域的单元格设置不同的自定义格式，比如上述例子中需要设置更多的重复产品名称，那么可以在C1、D1依次设置不同的自定义格式，如“@"8""K""超""高""清"电""视"”、“"液""晶""显""示""器"”，然后使用“格式刷”的方式快速应用到指定的单元格区域即可。

○不相邻重复数据 定位批量输入

日常工作中我们还经常需要在一些不相邻的单元格里输入重复数据。比如在某公司产品的抽检情况表中，对于已经有检查结果的，会标注“合格”或者“不合格”，没有结论的则要统一标注为“待定”，并使用黄色的底色进行填充（图7）。

对于这种需要在不相邻的单元格中输入重复字符的情况，可以使用F5定位批量输入。选中B2:B37区域，按下F5键并选择“定位条件空值”，这样会选中所有未输入结果的空单元格，点击填充工具将其底色设置为黄色，选中任意空单元格，在地址栏中输入“待定”，按“Ctrl+Enter”组合键，即可快速完成输入（图8）。