客户的费用问题是代理机构在服务过程中绕不开的重要话题,传统的人工管理费用方法,存在诸多弊端,尤其是当工作人员处理压力大或者不熟悉时,容易出现遗漏、错额等问题,给机构和客户带来不必要的麻烦。
借助专业的知识产权管理系统,高效又精准的处理同客户的费用往来问题,是广大代理机构的主要选择,也是缓解机构人员工作压力,降低成本的有效方法。
(贝思兰德管理系统功能亮点)
贝思兰德管理系统,主要帮助代理机构解决客户管理、案件管理、期限管理、官方系统对接和财务管理等事项。
在财务管理方面,系统除了对官费、年费、代理费的全面管理外,
还帮助代理机构实现从账单生成,账单请款,申请付款,收款/付款记录,销账管理,发票管理一体式线上管理。
本期系统功能介绍,小编主要分享一下贝思兰德管理系统的财务管理功能。
首先,机构可设置好服务费的报价规则:
根据与客户商定的报价,新增服务费报价规则,可单笔规则录入,也可excel批量导入服务费报价规则。案件关联一个服务费报价规则后,系统将根据对应的规则自动产生该案件需向客户收取的服务费用。(如图)
(服务费报价规则界面)
(新增服务费报价规则界面)
而且,代理机构可提前配置好账单模板(word模板、费用清单),设置好银行账户信息、税务信息等,待后续生成账单时,将根据此配置的模板、账户信息、税费信息进行自动带入。
(机构设置账单主体相关信息)
代理机构可在新案件开卷时,在开卷详情中设置后续案件向客户收费、出具账单的信息,也可在开卷完成后再案件详情中补充设置案件向客户收费、出具账单所需信息等。(如图)
委案信息里面可设置账单信息
在完成上述配置后,代理机构就可以通过系统的财务管理模块来进行相关使用了,财务管理模块包括以下具体功能:
(1)账单管理:
在【账单管理】栏目,机构能管理所有需向客户收费的案件、事项及费用,根据服务费报价规则生成需向客户收取的服务费。
代理机构可设置账单生成前的费用审核流程及账单的审核流程,检核费用、账单及相关信息正确性;根据账单模板生成发送给客户的账单文件。(如图)
(2)账单、付款的查询:智能化查询功能十分便捷。
机构查询所有专利费用,包括待生成服务费、待启动收款费用、已启动收款费用、已生成账单的费用信息;对于案件的付款状态,机构能实时了解,及时提醒客户支付相关费用,避免逾期。(如图)
(账单查询界面)
(付款查询界面)
(付款状态显示)
(3)收款管理:机构对接收到的客户款项进行管理,包括预收款、账单到账,并可与账单管理中账单进行销账操作。(如图)
(收款信息界面—可销账)
(4)Baseland还专门设置有发票管理功能界面,机构填好关联案件的发票信息,例如:发票日期、类型、编号等,便于信息管理的完整化。
(新增应收发票界面)
贝思兰德管理系统的财务管理功能,解决了代理机构与客户之间的费用往来问题,机构内相关人员可以做到实时在线一体化操作,既降低了沟通成本,又避免了人工管理出现的差错问题,提高了客户在账款方面的满意度,有助于客户持续合作。
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