不懂就学｜电子发票报销原件存档，三大原件格式如何正确选择？

财务部会计司最近发布了《电子凭证会计数据标准——增值税电子发票（试行版）》（含增值税电子普通发票和增值税电子专用发票）、《电子凭证会计数据标准——全面数字化的电子发票（试行版）》等一系列文件，其中明确规定了最新数电发票（也称“全电发票”）的原件存档格式：

加之按照《财政部国家档案局关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》（财会〔2020〕6号）的相关规定：

增值税电子发票在报销的时候，必须要保留能准确、完整有效接收和读取电子发票的元数据的电子发票原件。而目前可以从开票系统的里面开具的电子发票原件格式有OFD和PDF两种格式，加上数电发票的XML格式。

到底该怎么区分哪种格式的文件才是正规的发票原件呢？

在弄清这个问题之前，我们先要弄清楚两个知识点：

1、每张电子发票可能有多种电子文件展示，但是电子原件格式只有一种；

2、将电子发票原件通过截图、扫描等操作生成的电子发票图片以及将图片重新转换成pdf等原件格式的文件也不是原件。

弄清楚这两个问题之后，我们再来看一张发票的原件应该是什么格式？

首先数电发票，在开票系统中，数电发票一般可以下载三种格式的文件：XML、PDF、OFD，其中PDF或OFD格式的文件主要用于预览展示和打印报销用，XML则记录的发票的全部元数据。

按照文件要求，如果是打印报销，那就需要同时下载XML格式文件，和PDF（或者OFD文件），一个用来存档，一个用来打印。

如果单位采用电子报销单来实现线上填单线下报销时，在填写单据时，可以直接上传XML格式的文件，方便财务存档，同时据小编了解，电子报销单即将推出XML自动打印版式文件模式，上线之后，不需要再单独下载pdf或者OFD格式文件，只需要下载XML并上传到电子报销单，就可以在填写完成之后一键打印报销单+发票文件。

重点来了

增值税电子普通发票和增值税电子专用发票，目前从不同的开票系统会存在两种不同的发票原件格式：PDF或者OFD格式。

而且在OFD版式发票的下载页面，一般也提供有【PDF预览版】下载。这种情况下需注意的是OFD版式文件才是符合要求的原件格式，而PDF预览版主要是照顾早期不少用户无法直接查看OFD文件，方便查看和打印报销生成的一个预览格式。

那如何区分电子发票的电子文件应该是什么格式，以及是否是规范原件？

主要有三种方式：

第一：看章

如果您拿到的电子发票文件右下角没有发票专用章，那么这张发票的原件就应该是OFD格式，否则就应该是PDF格式。

第二：看发票的内容

发票正文列表中第一列的列名不同：如下图显示，如果显示的是【项目名称】，则发票原件应该是OFD，否则就是PDF。

第三：点击查看电子签章来验证看拿到的发票原件是否是真的原件

PDF发票原件，点击右下角么发票专用章，可以看到电子签章校验情况；如果是OFD发票，则右键点击发票顶部的监制，可以选择查验发票的签章信息。

除此之外，还有其他如区块链发票、财政电子票据等，一般都是pdf格式的原件。

电子报销单可以自动识别发票原件的信息，快速帮助财务实现电子发票的查重（防止发票重复报销）验真和归档电子发票原件。实现线上填单、发票管理，线下审批支付的中小企业常规报销模式。