数电发票还按原来的方式报销归档？错啦！官方最新要求来了

现在全电发票越来越多，很多单位还在按照原来的报销方式进行操作，只要求员工将发票打印出来粘在报销单后面进行报销就行了。

最多也就是借助专业的电子发票查重工具进行扫码查重登记，有好多单位甚至连基本的电子发票查重工作都没有完成。

但是，这种时不符合要求的！

根据《电子凭证会计数据标准全面数字化的电子发票 (试行版) 》指南要求：

也就是说，如果单位还是采用打印报销的话，除了下载PDF（或者OFD）文件打印报销，还需要将XML文件传到财务处进行存档。

那么，该如何存档数电发票的原件呢？要知道答案，我们需要先搞懂这些步骤：

1. 电子发票、电子凭证的获取和存储

受票单位的报销人员或财务可以通过接收邮箱下载、税务局网站下载等渠道获取数电票数字签名的XML数据文件。

2. 票据存储

将获取的数电票存储至发票池。对于无报账系统（如报销系统或发票池）支撑文件获取和存储的企事业单位除了自己建立发票文件目录外，还有这两种方式：

一种是使用电子发票查重工具的原件归档功能，员工收到发票后，下载原件并上传到系统，系统自动识别并保存，财务在扫描打印件审核的时候，可以自动关联发票原件建立电子发票报销档案。

一种是直接采用电子报销单方式，员工通过电子报销单在线填写报销单，并上传电子发票原件，自动识别并查重验真、关联报销单，然后一键打印报销单+发票。财务可以直接扫描报销单上的二维码快速审核发票，一键归档发票原件，还能自动对接财务系统生成凭证入账。

3. 文件验签、发票验真

在进行报销入账之前，企业需对接收的带数字签名的XML格式的数电票遵从现有的税收征管要求进行发票查验，以保证发票的真实性。使用电子发票查重工具进行查重和归档时可以同步进行发票查验发票的真伪。使用电子报销单进行单据填写和归档发票原件，也可以同步完成。

只有查验成功的发票才可报销入账，企业记录发票的验真、验签信息。

4. 解析XML文档

自行或调用财政部提供的免费电子凭证工具包解析接收的XML文件，并存入发票池。

电子发票查重工具或电子报销单在上传发票原件的时候，就已经完成和解析并存入发票池（或者叫发票档案）

5.增值税专用发票需要完成下面的操作

5.1. 发票抵扣：数电票关联的业务入账后，依据税务总局的要求进行抵扣处理，抵扣确认后保存到发票池，记录发票的抵扣信息。

5.2. 进项转出：发票进行抵扣后，企业根据发票用途的转变，进行进项转出处理，并将发票转出信息记录到发票池。

6. 资金支付

对于需要付款类业务，可以由资金系统进行业务处理审批后完成资金支付。信息化较好的企业单位按《数电票标准》的要求根据银行回单回写电子凭证支付状态位信息。

7.会计记账

核算系统根据报销业务信息、数电票的电子凭证信息，同时按照《数电票标准》要求回写电子凭证状态位信息。

8. 归档准备：企业可设定归档前的文件生成准备时机，自行或借助财政部的免费工具包生成电子凭证-入账信息结构化数据文件。并将记账凭证、报销单、数电票含有数字签名的XML格式电子文件、电子凭证入账信息结构化数据文件等文件打包形成电子会计凭证文件。

使用电子报销单，自动生成电子版的报销单和XML电子文件等内容，自动进行管理。

9. 会计资料归档：单位需按照财政部的监管要求，按照财政部、国家档案局《会计档案管理办法》（财政部 档案局令第79号）和《关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》（财会〔2020〕6号）的相关要求，参考《电子会计档案管理规范》（DA/T 94—2022）和《行政事业单位一般公共预算支出财务报销电子会计凭证档案管理技术规范》（DA/T 95—2022），将上述电子会计凭证文件进行归档，以备财政部相关监管部门查验。

附：电子凭证报销入账归档的具体要求