「Workbuddy」别急着学提示词，先给 AI 安个“办公室”

不知道大家最近有没有发现：很多原来对AI不太感冒的人，也开始卷起来了。比如：家里另一半以前或多或少看不惯我熬到半夜氪AI，现在也开始问我：

“workbuddy 生成了很多文档，我要在哪里找？” “本地文档很乱，我该怎么整理一下？”

这两年，身边不少人的 AI 使用轨迹都差不多。

刚开始很兴奋。

写周报，AI。 改文案，AI。 做方案，AI。 孩子学校要做个手抄报……算了，这个也 AI。

用着用着，新的问题出现了：

东西呢？

上周让 AI 写的市场分析在哪？

昨天生成的那版 PPT 是哪个？

明明记得做过一次竞品研究，今天想接着用，翻了半天聊天记录，最后决定：

算了，再生成一份吧。

于是 AI 的生成效率确实提高了。

我们的文件管理效率，顺便被干掉了。

这也是我最近开始认真用 WorkBuddy 后，越来越强烈的一个感受：

AI 提效的第一步，可能不是提示词。

而是先把 AI 放进一个正常的工作环境里。

别让它今天在聊天窗口写报告，明天在浏览器做研究，后天生成一个文件扔进“下载”，最后谁也不知道谁干过什么。

所以这个系列的第一篇，我们先不让 AI 干什么惊天动地的大事。

先给它安排个工位。

一、以前我们是怎么用 AI 的？

举个很普通的例子。

领导说：

帮我看看最近行业里几个竞品的情况，下周汇报一下。

于是你开始：

先找资料。

把网页丢给 AI，总结一次。

再找几份报告，上传，再总结一次。

然后让 AI 帮你列个提纲。

觉得还不错，复制进 Word。

过两天做 PPT，又把 Word 上传一次。

PPT 做到一半，老板突然说：

上次不是还有个数据吗？

你隐约记得。

有。肯定有。

至于在哪……

可能在某个聊天记录。

也可能在“下载”。

还可能叫：

竞品分析最终版3_修改版.docx

AI 已经来了。

工作方式基本没变。

这大概就是很多人觉得“AI 很强，但好像也没省多少事”的原因之一。

二、WorkBuddy 有个看起来很普通，但很重要的东西：工作空间

WorkBuddy 官方把它叫 工作空间。

说白了，就是：

指定一个文件夹，让 WorkBuddy 在这里读文件、干活、保存结果。

官方文档也建议使用前先设置工作空间；WorkBuddy 会优先在这个空间中读取和保存文件。如果新建任务时没有指定，也可以为任务自动建立独立工作目录。

这听起来一点都不“AI”。

甚至有点像二十年前的电脑入门课：

同学们，今天学习新建文件夹。

但恰恰是这个动作，让我觉得 WorkBuddy 和单纯聊天开始有了区别。

以前 AI 像个坐在会议室里的外部顾问。

你抱一摞资料进去：

老师，帮我分析一下。

分析完了。

你再抱着结果出来，自己存文件、改名字、放目录。

有工作空间之后，更像是：

终于给它安排了一个工位。

资料放这里。

项目在这里。

做出来的东西，也放回来。

而 WorkBuddy 本身又能读取授权的本地文件、操作文件，并实际生成 Word、PPT、Excel、报告等产物，所以弄清楚“它在哪干活”这件事，比我们学10个提示词或安装skills重要得多！

三、所以我第一句话，不是“帮我写个报告”

我给 WorkBuddy 建了一个工作空间，比如：

E:\Workbuddy\

然后对它说：

在这个空间下建好工作目录，采用 superpowers 技能帮我建议一下，工作使用。

我启用了 superpowers，主要是想让它先帮我规划，而不是上来就创建文件夹。（这几乎是我最爱的skill了！😊）

但这里真正重要的，其实不是这个 Skill。

而是这句话背后的思路：

先一起把工作方式想清楚，再让 AI 开工。

【图1：首次使用先让AI建工作目录】

WorkBuddy 没有马上给我建几十个目录。

它先问我：

你的文档报告和学习研究，主要围绕什么领域？

几个选项：

财务/金融、业务/运营、技术/IT、通用/多领域。

我选了：

业务/运营。

这个过程让我挺满意。

不是因为问题有多高级。

而是 AI 没有自信满满地替我决定：

作为一名现代职场人士，您应该采用以下 36 层知识管理体系……

那种目录看起来很专业。

一般三天之后你自己都懒得用。

四、它给了三套方案，我最后选了最“不聪明”的一种

WorkBuddy 后面给了我三种目录思路。

一种按业务主题分。

比如经营分析、市场调研、竞品分析，每个主题下面再放报告、资料和学习。

一种比较扁平。

报告、项目、学习、资料、模板、归档。

我最后选的是：

按工作流分层。

大概长这样：

00_收件箱
01_报告分析
02_项目工作
03_学习研究
04_知识库

【图2：三种目录结构方案对比】

原因其实很朴素：

业务会变，项目会结束，但你每天干活的方式变化没那么大。

今年研究 AI。

明年可能研究机器人。

公司组织架构也可能半年一调整。

但你还是会：

收到资料 → 做分析 → 做项目 → 学东西 → 留下值得以后再用的内容。

所以我不太希望自己的硬盘跟着组织架构一起重组。

人到中年，搬办公室已经够烦了。

电脑里的办公室，尽量稳定一点。

五、然后我发现，还少了一个地方

第一版方案看起来已经挺完整。

但我看了一会儿，发现有个问题：

AI 做出来的东西放哪里？

这件事其实特别关键。

于是我又补了一句：

你还要考虑你生成的内容放在哪个目录。

最后，目录多了一层：

05_产出/

完整一点就是：

Workbuddy/
│
├── 00_收件箱/
│
├── 01_报告分析/
│   ├── 经营分析/
│   ├── 市场调研/
│   ├── 竞品分析/
│   └── 专题研究/
│
├── 02_项目工作/
│   └── 按项目建目录
│
├── 03_学习研究/
│
├── 04_知识库/
│   ├── 模板库/
│   ├── 归档/
│   └── 资产/
│
└── 05_产出/
    ├── 报告/
    ├── 演示/
    ├── 数据/
    ├── 媒体/
    └── 草稿/

【图3：最终目录】

这不是 WorkBuddy 官方规定的目录结构。

是我结合自己的工作习惯，和它一起商量出来的。

我现在很喜欢 05_产出。

因为它解决了 AI 时代一个不太被人注意到的问题：

生成，不等于完成。

六、05_产出 = AI 的“待验收区”

比如我让 WorkBuddy 做一份市场分析。

它最后生成：

一份 Word。

一份 PPT。

几张图表。

以前我的习惯可能是直接放进：

01_报告分析/市场调研/

看起来整整齐齐。

但问题是：

AI 写完，不代表我看完了。

数据有没有问题？

结论是不是太武断？

PPT 有没有一页写得像“赋能组织高质量增长的新范式”？

这些都得过一遍。

所以现在我的想法是：

00_收件箱

别人给我的，还没处理。

01～04

我已经确认过、以后还准备继续使用的。

05_产出

AI 刚交上来的。

先放这儿。

我觉得这特别像现实里的工作关系。

同事把文件发给你说：

搞好了，你看看。

正常人的第一反应应该是打开看看。

而不是：

好的，我已将其纳入公司知识资产。

AI 也一样。

七、那 WorkBuddy 自己生成的东西，到底去哪看？

这里还有一个容易混淆的地方。

WorkBuddy 本身已经有 产物。

任务生成的 Word、Markdown、PDF、Excel、CSV、PPT、分析报告等，可以直接在右侧的“产物”中查看。

同一个结果区里，还有 工作空间文件，可以浏览整个工作目录；“变更”则可以看这次任务到底修改了哪些文件。

所以其实有两套东西：

WorkBuddy 的“产物”

解决：

刚才这个任务做出了什么？

而我自己设计的：

05_产出/

解决：

一个月之后，我去哪里找 AI 做过但还没正式归档的东西？

一个管任务。

一个管长期工作。

两者不冲突。

这也是我开始使用 WorkBuddy 后慢慢意识到的一件事：

AI 真进入日常工作之后，管理“AI 做过什么”，会越来越重要。

以前生成一段文字，无所谓。

以后 AI 一天做十个任务，生成几十个文件，你总不能靠记忆。

四十岁以后，更不建议靠记忆。

八、别一上来就把整个硬盘交给 AI

这里顺便提醒一句。

第一次用 WorkBuddy，我反而建议克制一点。

别选：

D:\

然后告诉它：

帮我整理一下人生。

官方建议也是按任务建立合适的工作空间；对于重要资料，最好单独建文件夹，只把需要处理的文件副本放进去。日常使用默认权限，在涉及高风险操作时让系统先向你确认。

所以刚开始可以很简单：

WorkBuddy/

里面先放一些准备让 AI 处理的工作。

跑顺了，再慢慢扩大。

就像新同事入职第一天。

通常不会把公司最重要的事情告诉他，也不会以来就允许他进行重大操作。

对于AI 也不用这么热情。

九、今天不用学任何新名词

MCP。

Agent。

Skill。

Automation。

这些后面都会讲。

今天先不管。

找一个文件夹。

把你平时准备交给 AI 处理的工作放进去。

然后把下面这段话交给 WorkBuddy：

这是我准备长期用于工作的工作空间。先不要直接创建目录。请先了解我的主要工作内容、常见任务，以及我平时需要管理哪些报告、项目、学习资料和 AI 生成内容。然后给我 2～3 套简单、长期可维护的目录方案，说明各自优缺点。目录不要为了完整而复杂。等我确认以后，再实际创建。AI 新生成的成果需要有单独的待确认区域，确认后再进入正式目录。

然后聊几轮。

不用追求一次设计完美。

目录这种东西，能坚持用半年，比设计得像咨询公司交付物重要。

下期预告

第一篇我们只做了一件事：

给 AI 安了个办公室。

下一篇，办公室收拾好了。

该让这位新同事开始干活了。

而我们先从职场上一个流传多年、每到周五都会准时出现的问题开始：

“本周主要工作完成情况……”

每次看到这几个字，我都需要先想一下：

这周到底又去哪了？

下一篇：

《周五别再憋周报了：让 AI 自己回忆你这周到底干了啥》

希望从这一篇开始，我们不是再学一个 AI 工具。

而是，一点一点，把那些本来就不值得占用人生的工作，交出去。

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下期我们不见不散！

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