如何避免文件丢失？分享4个避免文件丢失的方法，全方位保护文件

在日常办公中，文件丢失问题就像一颗不定时炸弹，时刻困扰着公司。

比如，市场部小李辛苦整理的客户资料，因电脑突然死机且未及时保存而丢失；设计部小张的重要设计稿，在U盘莫名损坏后付诸东流；财务部小王在发送财务报表时，误点删除，导致数据丢失。

这些情况不仅影响工作效率，还可能给公司带来损失。那么，如何避免文件丢失？

措施一：使用域智盾软件

1. 透明加密

透明加密功能就像是给文件穿上了一层隐形的防护服。在员工正常使用文件进行编辑、查看等操作时，完全感觉不到加密的存在，不会对工作流程造成任何干扰。

但当文件未经授权被带出公司指定的安全环境，比如员工私自将文件拷贝到外部存储设备或者通过网络传输到外部时，文件就会变成乱码，无法正常打开。

这样一来，即使文件不慎流出，也能保证其中的内容不被泄露，全方位保护了公司文件的安全。

2. 复制剪贴的文字加密，粘贴后只有一句话“您复制的内容已被加密处理”

这个功能十分巧妙，它针对的是文件内容通过复制粘贴方式可能的泄露途径。当员工复制文件中的文字内容时，软件会自动对这些文字进行加密处理。

一旦将这些复制的文字粘贴到其他地方，显示的仅仅是一句“您复制的内容已被加密处理”。这就有效防止了重要文字信息被随意传播，无论是员工不小心将敏感信息粘贴到聊天软件，还是试图通过复制粘贴将文件内容转移到外部文档，都能被及时阻止，确保文件内容的保密性。

3. 禁止USB设备使用

USB设备是文件丢失和泄露的一个常见途径，很多员工可能会因为疏忽或者恶意行为，通过USB设备将公司文件拷贝出去。软件的禁止USB设备使用功能，能够从源头上杜绝这种风险。

管理员可以通过软件设置，全面禁止公司内部电脑使用USB设备，包括U盘、移动硬盘等。这样，员工就无法轻易地将文件通过USB接口拷贝到外部设备上，大大降低了文件丢失和泄露的可能性。比如对于一些包含客户隐私信息的文件，通过禁止USB设备使用，就可以有效保护这些信息不被非法拷贝。

4. 禁止指定程序外发文件

在日常工作中，有些程序可能会被员工用来违规外发公司文件，比如一些即时通讯软件或者邮件客户端。软件的禁止指定程序外发文件功能，允许管理员根据公司的安全策略，指定哪些程序不允许用于外发文件。

一旦员工尝试通过这些被禁止的程序发送公司文件，软件就会立即阻止该操作，并给出相应的提示。这可以有效防止员工利用一些不正规的渠道将公司文件发送到外部，保护公司的文件安全。

5. 禁止拷出、移出

此功能直接对文件的拷出和移出操作进行严格限制。无论是将文件从本地磁盘拷贝到外部存储设备，还是将文件从一个文件夹移动到另一个可能存在风险的文件夹（如共享文件夹等），软件都会进行监控和阻止。

通过这种方式，确保文件始终处于公司可控的安全范围内，防止文件因为不当的拷出或移出操作而丢失或泄露。比如公司的财务报表等重要文件，通过禁止拷出、移出，就能保证其安全地存放在指定的位置。

6.自动备份

软件还有文档“自动备份”功能。管理员可以在软件后台设置备份规则：比如针对重要业务文件类型，开启文档备份功能，若员工误删了最新版本的文件，或者电脑硬盘突然损坏，也能从备份中快速还原所有文件，最大限度减少业务中断的损失。

措施二：员工培训

员工是文件的使用者，他们的安全意识和操作习惯直接影响文件的安全。

公司应该定期组织员工进行文件安全培训，教导他们如何正确保存、使用和共享文件。

培训内容包括如何设置强密码、避免点击可疑链接、不随意使用外部设备等。

通过提高员工的安全意识，可以减少因人为疏忽导致的文件丢失风险。

例如，通过培训让员工知道在收到不明来源的邮件时，不要轻易点击其中的附件，防止病毒入侵导致文件丢失。

措施三：建立文件管理制度

建立完善的文件管理制度是确保文件安全的制度保障。

制度中应明确规定文件的分类、存储、访问权限和审批流程等。

例如，根据文件的重要性和敏感性，将文件分为不同的级别，不同级别的文件有不同的访问权限。只有经过授权的人员才能访问和修改高级别的文件。

同时，对于文件的借阅、复制等操作，都需要经过严格的审批流程，确保文件的流向可追溯。

措施四：云存储与同步

云存储服务不仅可以提供便捷的文件存储和访问方式，还能在一定程度上避免文件丢失。

许多云存储提供商都有强大的数据冗余和备份机制，能够保证文件的安全性和可用性。

公司可以选择可靠的云存储服务，将重要文件存储在云端，并开启同步功能，这样员工可以在不同的设备上实时访问和更新文件。

即使本地设备出现问题，文件仍然可以从云端恢复。

总结

通过以上4个方法，公司可以全方位地保护文件，有效避免文件丢失带来的各种风险，保障公司的正常运营和信息安全。

小编：莎莎