红蜻蜓利用档案数字化管理，实现业务管理降本增效

在数字化大背景下，红蜻蜓积极拥抱数字化档案，全面优化档案管理成本，保证组织档案安全可信，助力企业业务高质量发展。

关于红蜻蜓

红蜻蜓，创始于1995年，是一家多品牌、多品类的时尚鞋履品牌运营商，全集团员工逾4000名，主品牌及子品牌销售终端近3000家，覆盖全国大中城市，是中国鞋行业的知名品牌和企业。

红蜻蜓在长三角、珠三角进行产业布局，拥有红蜻蜓(RedDragonfly)、红蜻蜓KIDS、DGS高级手工定制等中高端品牌，经营范围涉及商务时尚皮鞋、户外休闲运动产品、皮具、儿童用品等。

“十四五”战略发展规划中，红蜻蜓集团提出了要进一步提升数字化发展水平，以“互联网+”为主线，打造全过程数字化管理平台，实现全门类档案的数字化管理模式。

红蜻蜓业务发展需要推进核心技术与信息化技术的高度融合，发挥数字档案系统降本增效、资源集成配置的重要作用，为红蜻蜓各项业务发展提供高价值服务。

因此，红蜻蜓通过提升档案管理质量和能力，对大量档案信息进行收集与整合，方便相关部门进行检索、借阅使用，诸如法务调取合同等场景。

此次，红蜻蜓携手泛微文书定-全程数字化档案管理系统，结合集团实际情况，构建收集、利用、管理、存储、安全等全过程数字化的档案管理系统，通过有效的加工和利用，更好地保证和促进知识管理的科学合理和可持续发展。

红蜻蜓数字化档案管理场景

1、协助完善管理制度，推动档案应归尽归

红蜻蜓集团通过完善档案管理工作办法、归档范围与保管期限表、档案分类标准、库房管理制度等工作，对后续档案管理有实际指导意义，让档案管理工作落到实处。

重新梳理《档案归档范围与保管期限表》，明确档案收集来源、收集范围、保管期限、相关责任人、移交周期等信息，实现公司档案的应归尽归、应收尽收。最大限度保证档案完整性。

逐步替代手工移交模式，电子档案还可随时在线归档；通过在线查找，能够对大量信息进行快速筛选，找到/借阅所需资料，提高了工作效率和服务质量。

2、档案全生命周期管理，全方位收集档案

红蜻蜓通过系统实现数据资源的在线收集、管理、归档、保存与利用电子档案全生命周期管理。

通过与OA系统快速打通，人员组织同步、（发文、合同）数据归档、OA借阅审批流、待办事项统一提醒。

流程归档自动入库

流程归档后可直接在电子档案中生成条目，减少了再次整理入库的人力成本，并且挂接流程的附件文件，实现业档一体化。

全文检索

可在全文检索中按权限使用关键字进行检索借阅，提升公司内部信息共享度。

OCR识别

调用OCR识别服务，实现对图片、图片型PDF的文字识别，自动形成文字成果。

电子借阅

在线发起借阅，审批完成后，自动赋予权限，可在线进行查看、下载、打印。到期自动收回权限，借阅记录有留痕，可查看，确保公司档案安全。

纸质借阅

在线发起借阅，审批完成后，档案管理员在线获知该档案存储位置，并对档案进行出库登记。临期系统发出催还提醒，归还后，档案管理员进行入库上架。

档案利用

档案的终极价值就是档案的利用价值。将纸质资料转化为电子化，可随时归档，实现线上借阅的功能，大大的降低了人力物力。同时完整的保存了档案的原始性，并具有很强的凭证性和考查性。

档案数据报表

动态生成看板和报表。多维度统计图形化报表展示了系统档案管理的全貌。

3、档案线上线下一体化管理

红蜻蜓将纸质部分通过数字化加工，形成数字化副本，然后通过批量导入、批量挂接的方式实现电子档案管理。

同时，为了解决纸质档案保管的问题，泛微文书定助力红蜻蜓实现档案入库、上架、出库、移库、盘点等全过程数字化管理。

“室-格-栏-盒”四维立体维护线上库房物理位置、容量、编号等信息；支持密集柜条码生成、格位条码、档案盒背脊等的生成及打印。

纸电关联检索。一键联查电子档案全部信息及纸质档案物理位置，调阅、借阅，均可线上流转，线下落实，形成一体化管理。

制作数字化副本，提供利用和交流，也避免档案纸张磨损快，把原件妥善地保存起来；节约了纸张的消耗。

总结

覆盖收集、利用、管理、存储、安全等全过程的数字化档案管理系统，进一步推动了红蜻蜓的集团数字化转型，为集团各项业务发展提供高价值服务。