社区电商仓储加工流程优化

导读

对于社区电商而言，水果海鲜等品类，每天都需要打包后再出库。那么，在做这个加工的系统流程时，我们需要注意哪些问题呢？

对于社区电商而言，水果海鲜等品类，每天都需要打包后再出库。最近迭代了一个加工版本，之前对于加工理解是简单的打包，有了一个新的认知。

原先我理解的加工，是仓库即供应链的人员，将SKU在商品打包为另一个SKU，如橘子（3kg/框）打包成橘子（500g/盒）。

这一个简单的动作，我们在做产品做一个系统流程的时候，需要去追溯他作业的原由，为什么要将整框的打包成一盒的、打包的比例是多少平均一框可以打包多少盒、打包过程中产生的损耗怎么处理、是先卖了再去打包还是打包好再开卖等等一系列的问题？给商品贴标或者加个包装袋是否属于打包的过程？

带着这一系列的问题，结合现有业务存在的痛点，找寻目标需求。

01 了解痛点，以及存在哪些问题

为什么要做加工流程？做每个需求之前，都需要先了解我们做这件事的动机，再根据我们遇到的问题，去拆分成我们的需求。加工主要拆分成三个步骤：

1. 运营创建加工单，提交供应链同事作业
2. 供应链同事根据任务单，线下作业
3. 供应链同事完成作业，反馈实际完成作业结果

大概我们可以拆分为以上三个核心步骤，那看一下每个步骤其中又存在哪些问题呢？

1. 创建加工

什么场景会创建加工任务呢？我们了解到社区电商一般会有两种创建：

1. 一种是水果/成品的打包，在售卖的过程中，发现加工品销量高于原材料，及时创建下指令给到仓库加工。
2. 一种是发货之前，对冷冻品的打包，如猪肉/海鲜类目的商品，放冰袋并用泡沫箱打包，确保在运输的途中不会损坏。

而加工任务传达给到仓库，一般都是通过人工Excel手动统计输入数值后，给到仓库。就会存在以下几点问题：

• 创建加工单的依据是根据销量而定的，销量是一个动态变化的数值， 加工单可能创建之后提交到供应链，如有变化与供应链沟通，存在沟通过程中的偏差、或者误解。
• 由于供应链出库之前，需要预留一定的时间进行加工作业。如果完全按照销量创建加单命令，则订单履约的时间将会拉长(社区电商模式，下单后次日到货)。不按照销量，则可能存在损耗偏差。
• 依靠较为强的人工管理，由于创建到接收，都是通过及时的对接沟通。所以需要人有较高的工作能力，缺少系统数据驱动。

2. 导单作业

在运营人员将加工单Excel提交给到供应链的时候，供应链需要进行作业。但这个作业流程也并不是简单将原材料拿出来，再进行作业，过程中会遇到的问题：

• 单据变化无法及时通知。仓库加工时间相对固定，下发加工单后，运营人员无法实时获取加工进度，如果要修改或者取消加工单，整个告知的流程较为繁琐。
• 供应链作业的时候，领取原材料需要再通过系统查询，原材料在仓库当前的实物库存、以及存放的库位信息。查询数据满足后，操作领料。如不满足领料数据，还需根据实际场景，如货物未入库、需要向其他仓库调拨等情况，进行特殊处理。
• 供应链在仓库领取原材料的时候，需要对应生成原材料出库/锁定实物库存的操作。确保仓库内，原材料的实物库存有被扣除/锁定。

3. 上传加工结果

作业完成后，需要及时反馈加工结果。加工结果的偏差，会影响商城库存、后端履约流程：

• 在创建加工单的时候，释放可销售库存进行售卖。如果加工结果存在偏差，需要及时修正可销售库存，可能存在卖超等情况。
• 加工完成后，供应链人员需要将加工品的库存录入，并摆放到对应库位，增加加工品实物库存。
• 加工品相对固定库区库位存放，可以在履约时将完成加工的商品优先进行出库操作。
• 针对每次的差异，统计反馈差异原因，检查差异，优化流程逐步减少差异。

02 需求拆分，解决问题

将流程及问题都列出来后，我们就可以根据线下操作流程存在的痛点，去逐一解决、完善流程规范化。

1. 系统创建加工单

1）通过系统查看销量与仓库实物库存进行比对，如仓库实物库存不足达到阈值，系统及时提醒加工。 这里需要在商品库有一定的数据基础，在创建商品的时候，SKU需要对加工品原材料有一个区分。

商品由仓库发货，那么发货仓库是否为实物仓储仓库、是否可进行加工打包，都需要进行基础数据配置。仓库不具备加工功能的时候，需要将仓库的加工任务一起汇总到上级仓库进行打包。

对比的结果是否需要进行一个阈值限制，规范低于阈值再进行处理，否则无需人工管理数据等。不同类目、不同SKU可单独设置阈值。

对于加外包装(如加冰袋铝箔袋、贴标装纸箱等)的SKU，可以系统定时按照销量生成加工计划，无需人工估算打包比例。对于原材料打散为加工品，特别是水果蔬菜、则需要人工根据批次、供应商损耗等、进行估算。

2）针对创建的加工单，直接提交到供应链。在供应链导单作业前，都可以根据业务情况变化，调整加工单数量或者关闭加工单。 3）如供应链开始作业后，如数量变更的话，则联系供应链后再进行处理。

2. 线上导单，线下作业

1）等待供应链打包人员到仓之后，供应链负责人可以通过后台批量导单，进行作业。此时对应需要将待作业的加工单状态修改为作业中。

2）导单的Excel，需要注意导出的内容的实用性。导出的内容需要涵盖：

• 导出的仓库信息+加工品信息+原材料信息。
• 原材料需要写明对应领料的库存，领料的规则常规是按照先进先出的原则进行领取。
• 如原材料仓库实物库存，小于领料数量，是否允许导出操作。
• 需要留有空格列，线下导出Excel打印，可手动输入实际领料数量、实际加工数量。便于作业完成后，根据单据在系统进行录入。

3）针对领取的原材料，需要在仓库进行锁定库存的操作：

• 如领取原材料，即在导单或者仓库操作领料之后，对应需要锁定这部分的库存。在仓实物库存不变，但是不允许去操作修改这部分的库存，如盘点、发货出库等操作。
• 锁定的库存原由：由于仓库操作是分工协作的，存在配货组、分拣组、加工组等，对于实物库存的操作可能是同步在进行的。所以加工作业的时候，需要锁定对应库存，防止库存用于其他操作，影响整个仓库的作业。

3. 手动填单，结果上传系统

1）在线下作业完成之后，将填写的Excel内容（实际领料数量、实际加工数量）上传到系统。

• 线下作业根据第2步骤，导出表进行作业，作业结束后记录实际作业数量。将商品摆放至仓库库位后，到系统上传作业结果。
• 上传的加工结果，需要将锁定的原材料库存扣除并解除锁定、将加工品加工库存新增到仓库实物库存。

2）库位摆放快速便捷性：

• 如有剩余原材料，系统自动摆放回原出库库存。对于加工品，系统可以给到一个默认的加工品摆放的库存，便于供应链快速完成加工结果上传。
• 区分常温、冷藏、冷冻的加工品对应存储库存不同。在发货出库的时候优先将加工好的品出库。

3）差异结果管理：

• 上传结果差异的时候，需要记录差异原由，对差异原由进行分类，汇总分析，不断调整优化加工任务。
• 如已释放过可销售库存，差异可能会导致卖超，如少于释放可销售，需要对应回收可销售库存。如多于释放可销售，可以对应选择是否增加可销售库存。

03 总结

关于仓储加工的流程，其实还会跟商品、物流等模块相关联。由于加工是仓库每日必须的工作，所以优化加工的流程，一方面是提高了仓库的作业效率，另一方面，也减少了库存的偏差、防止卖超或库存积压的情况，还有一方便是加工的效率提高了，可以提升后端履约时效，对整个供应链的作业都是长久有益的。