企业如何提升文档管理水平

近些年来，企业数字化资产越发受到人们关注，无论是企业基本信息、年度报告等显性知识，还是团队日积月累产生的工作文档、经验实践等隐性知识，对于企业的发展都有着不可或缺的作用。

而大部分知识型、高新型企业也往往十分看重自身的知识与人才建设，越来越多的团队决策层开始意识到：做好数字化资产的归类、整理、复用、流转可以大大提升企业的内在底蕴，从而提升核心竞争力。

而在这其中，文档管理对于企业来说尤为重要。

企业文档涵盖了企业的核心知识、文化内涵、业务经验等无形资产，在如今的信息化数字化时代，越来越多的管理者认识到规范性，有序的文档管理对企业的重要性。但如何提升企业文档管理水平，是很多管理者要考虑的问题。

企业文档管理的痛点

1.碎片化存储

通常情况下，公司文件分散在各类员工的工作电脑和移动设备中，没有统一的归纳和存储。这就会导致找资料时不知道文件在谁手里，旧文件存放位置记忆模糊，找不快，大大影响工作效率等诸多不必要的问题。

2.不严格的文档权限

大部分公司的内部信息和秘密文档只容许少数人共享和流通，但有时涉及到上下层面的协作，乃至企业内外的协作超过传统式文档管理方法的操纵范畴，危害工作效能。除此之外，因为工作人员权限不清晰，核心文档的非常容易被误改错误删掉，最找不着责任人，只有自认倒霉。

3.缺少文档共享与合作

在工作组中修改文档时，通常由QQ、微信、电子邮件等传输，导致文档产生多个版本，当其他员工进行重新编辑时，很难区分哪一个是最新版本，这样就不能保证最新版本的最新版本的最新版本的最新版本的最新版本的最新版本的最新版本的最新版本的最新版本的最新版本的最新版本的最新版本的最新版本的最新版本的最新版本的最新版本的最新版本很难区分。

如何提升文档管理水平

1.提升文档标准化

文档管理标准规范是一项系统工程。推进文档信息电子化建设，必须重视文档标准化规范化。企业在新型网络文档管理系统运行时，应制定相应的系统运行管理措施，在工作全过程中落实具体制度，明确责任，提出要求，确保系统运行顺畅。

2.保证数据真实、及时、完整

不管是企业系统文档，还是R&D文档，还是商业计划书，都会随着企业系统、产品或客户需求的变化而变化。如果这些文档没有及时更新，就会导致信息数据与实际情况不一致，也会导致信息传输不一致，不及时，延误工作进度，或造成企业损失。那么，企业各部门要想办法保证信息数据的真实性和时效性，才能充分发挥文档管理的作用。

3.提高业务水平，加强培训

文档管理系统启动后，一方面要完善管理体系，引入激励机制，促进活力和发展，一方面要加强文档备案信息电子化的相关业务培训，提高相关员工的业务水平。

总之，企业文件管理的电子信息化是文件管理的发展趋势，也是现代管理实现的重要组成部分。努力推动企业电子信息化稳步发展，提升管理水平，改革管理制度，提高人员素质，是提高管理效率的重要途径。

文档信息的电子化办公可以通过正确的方法实现，大大提高办公效率，真正实现企业知识的沉淀。

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