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为什么精英都是Excel控

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yeedomliu
发布于 2021-10-20 09:15:45
发布于 2021-10-20 09:15:45
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第1章 一目了然的Excel

1.投资银行对“表格易读性”的要求极为严格

  • 在使用Excel的时候,格式是最重要的基础

2.一目了然的资料,必须从贯彻“原则”开始

  • 在投资银行,无论是简报的投影片或是Excel的表格,都有详细的格式规定,所有员工都必须遵守
  • 在公司内部制定一套标准的格式原则,可以获得三大效果
  1. 一是能够在短时间内完成表格。因为重复采用相同的格式制作表格,所以熟悉了以后自然能够提升速度
  2. 二是在标准格式的原则之下,公司内部所有人做的表格都可以快速理解
  3. 三是能够提升Excel计算或分析的质量。当我们事先制定好格式原则,就不必在制作表格时,一项一项思考该采用什么格式才好。如此一来,便能够把时间运用在格式以外更本质性的事情上,例如数据的分析方法等

3.正确格式的原则

|1|行高设定为“18
|2|英文字体为Arial,日文字体为MSPGothic
  • 至于中文的字体,则采用默认值的MSPGothicMSPGothicArial一样,文字的线粗细一致,因此比较容易阅读
  • 字体的大小可以维持原先的默认值“11”。需要注意的是,表格当中不应该使用不同大小的字体。因为一旦混用不同大小的字体,整张表格的协调性会很难维持。若字体的大小一致,对阅读者也不会造成压力。如果有想要强调的部分,可以用颜色特别标示出来,而不是刻意把字体放大
|3|数字用千分撇区隔
  • 如果没有千分撇的话,就必须一个一个计算位数,但如果有千分撇的话,就可以一目了然了
  • 当我们加上货币单位时,会以三个位值为基准,也就是以“千元”“百万元”或“十亿元”为单位。这也是为了配合Excel的千分位符号
|4|项目下的细项要缩排
  • 细项缩排的方式有几个步骤,包括选取要缩排的那一栏、设定栏宽、输入细项的文字,或者是移动已经输入的文字等。要缩排的栏(空白的栏)栏宽请设定为“1
  • 把细项向右缩排,不仅能使表格的架构看起来更清楚,还能够提高Excel的作业速度
  • 只要细项缩排,就能够用[Ctrl]+箭头键的方式,在单元格间快速移动
|5|单位要自成一栏
  • 由于各单位的位置前后不一,我们很难一眼就找到单位在哪里。为了让单位的位置更加明确,此处应该增加一栏专用的栏位
|6|设定栏宽的原则
  • B栏和C栏是给项目底下的细项缩排用的栏位,因此栏宽如前文所述设定为“1”。D栏应配合项目的文字调整栏宽,使字数较多的项目也能完整呈现
  • 最后补充一个较细微的部分,就是在表格的最右侧加上一栏空白栏,会让整张表格看起来更美观。最后一栏的栏宽就请设定为“3”吧
|7|表格框线的原则:上下粗,其余细
  • 想要做出一目了然的表格,就必须制定出明确的框线原则
  • 表格的最上端和最下端可以使用粗线,以标示出表格的范围。至于表格中间,只要使用最细的虚线画横线即可
|8|文字靠左对齐,数字靠右对齐
  • 文字的阅读方向是由左而右。相对于此,数字的阅读方向则是由右到左。因为一般在看数字的时候,习惯从右边开始,个、十、百、千、万……如此计算位数
  • 设定格式时,在数字栏的项目名称部分,要把文字配合数字靠右对齐
|9|表格不要从A1单元格开始
  • 表格若从“A1”开始的话,一来页面上看不见上方的框线,二来表格的左侧也没有空间。如果从“B2”开始的话,上面空一行,左边空一栏,不但能够看见上方的框线,也能够很清楚地掌握表格的范围

4.改变数字或背景的颜色

  • 一般在Excel表格中使用的数字,可分为三大类型。第一类是直接在单元格里输入(手动输入)的数字,第二类是公式计算出来的数字,第三类是参照其他工作表而来的数字。这三种类型的数字,必须用不同的颜色加以区别,好让任何人看了都能一目了然
  • 图127数字的颜色分成三种(很重要!)
  • 数字的颜色(手动输入为蓝、计算公式为黑)已成为投资银行界共通的原则
  • 图128用“蓝色”清楚标示出可以更改的数字
  • 请尽量避免使用太过浓烈的色彩。如果为了凸显单元格而选用浓烈、鲜艳的色彩,反而会使数字看不清楚。数字才是真正的主角,所以选用淡色是基本原则
  • 水蓝色是经常会用到的颜色。此外,在想要强调的项目背景色上,淡粉红色是经常会用到的颜色
  • 颜色的种类最多设定三种即可。使用太多色彩的话,反而会使表格看起来太过复杂
  • 图130善用背景色凸显重点
  • 所谓网格线指的就是单元格周围能让单元格看起来更醒目的灰线。不过没有这些灰线也没关系,而且隐藏网格线反而能让数字更显眼
  • 要隐藏网格线,有一种很简单的方法,就是把表格的背景色设定为“白色

5.其他的格式原则

|2|不填入数字的单元格用“N/A”表示
  • 有些时候,表格当中也会有不需要填入任何资料的单元格。如果一直空在那里不管的话,在制作表格的过程中,很容易分神去思考那些单元格究竟是“之后要计算出数字的单元格”,还是“不需要填入资料的单元格
|3|删除没用的工作表
  • 若不删除多余的工作表,其他人在看Excel时,说不定会特意点开,看看里面是否有其他数据。这样一来,不但浪费时间,也是造成阅读压力的原因之一
|4|统整格式的时机
  • 一边输入数据或进行运算,一边调整格式设定

6.在公司内部贯彻格式原则

  • 让格式原则在公司内部得以贯彻
  1. 明文规定格式原则
  2. 团队成员之间互相纠正格式的错误
  3. 定期检讨原则

第2章 正确无误的Excel

2.彻底避免Excel误算的三大法则

  • 避免Excel误算有三大法则
  1. 只做简单易懂的计算。也就是要尽量简化计算。因为计算越复杂越容易出错,所以最好简单到任何人都看得懂
  2. 彻底执行检查工作。不论计算怎么简单,都很难避免人为失误,因此彻底执行检查工作是很重要的
  3. 彻底执行团队合作。关于这一点,或许各位还没有注意到,但比起个人的工作失误,误算的起因更多是来自团队内的沟通不畅

|1|算式当中不可以手动输入数字

  • 最重要的是把手动输入的数字和算式明确区分开来
  • 如果使用这么长的算式,第一眼看到的人完全无法理解这在算什么,想要检查也很不容易。制作Excel最重要的一点,就是要让任何人都看得懂,所以只要其中有任何一道太长的算式,都算是失败的Excel
  • Excel最前面的工作表中制作一张架构图,明确标示出这份文件里有哪些工作表,哪张工作表又是哪张工作表的计算依据
  • 因为计算的方向是由左向右,所以工作表的排列也应该由左向右。基本上都应该从左侧的工作表向右侧的工作表进行
  • 如果无法确定数字是否正确的话,Excel数据的可靠性也会受到质疑,所以请务必清楚标记出数字的出处

3.检查工作非常重要

  • 当我们把这些计算公式相同的算式,用追踪前导参照的功能放在一起比较时,很容易就能找出产生误算的部分
  • 追踪的快捷键是什么呢?追踪前导参照是“Alt”“M”“P”,追踪从属参照是“Alt”“M”“D”。移除箭头是“Alt”“M”“A”“A
  • 在检查数字的变化时,请养成画线来看的习惯,检查能力也能够大幅提升
  • 图220折线图的绘制方法
  • “已经计算过一回的Excel,还有时间可以从头开始再计算一回”,这样是刚好的

4.如何运用团队合作避免误算

  • 一个人负责全部的计算,两人负责检查计算的内容,用这种方式分工合作
  • 不要自行修改原始的Excel文件,而是把要修改的部分全部告知Excel的计算负责人,让他进行修改的工作。负责人理解了应该改的部分后,应自行完成全部的修改工作
  • 共享Excel的三人计划
  • 文件只能有一个。有些人习惯把计算过程分成好几个文件,但我并不建议这么做。文件尽量整理成一个,让人清楚知道这是最新的文件。如此一来,就不会误用到旧的文件
  • 在一个文件内完成所有计算,是投资银行彻底遵循的原则
  • 当同人完成Excel计算,把文件拿来请你确认时,请尽可能提出疑问,确认对方的计算是否真的符合当前的需求
  • 当团队成员把收益计划表拿来时,一定要锲而不舍地追问净利增加了或者减少了的原因。如果因此发现错误的话,成员心中也会萌生必须更仔细检查的念头
  • 负责人,必须亲自完成最后的计算检查工作,然后对计算的结果负起责任

第3章 高效率的Excel

  • 记住好用的快捷键,同时提升工作的质与量

1.投资银行的Excel计算“超级”迅速

  • 请尽早把快捷键背下来吧

2.提升计算速度不可或缺的“质”与“量”

  • 图31提升Excel作业速度的要诀

3.快捷键的活用

  • Ctrl”+“1”。这组快捷键可以弹出“单元格格式”的对话框
  • Ctrl”+“Shift”+箭头键。如图310所示,这组快捷键可以使用在选取连续的文字或数字时
  • 移动到其他工作表的快捷键([Ctrl]+[PageDown]/[PageUp])
  • 插入栏或行的快捷键([Ctrl]+[+])
  • Ctr”+“上引号”键移动到前导参照的单元格,确认所参照的单元格是否正确

4.懂得运用[Alt]键,就懂得运用Excel

  • 想把不需要显示的单元格隐藏起来时,可以使用组成群组的功能,快捷键是先点选欲隐藏的行(栏)的行号(栏名),然后同时按住“Shift”和“Alt”,再按下箭头键的“→
  • 追踪前导参照的快捷键是“Alt”“M”“P”,追踪从属参照是“Alt”“M”“D”,移除箭头是“Alt”“M”“A”“A”。这三组快捷键非常重要,请务必牢记在心

第4章 利用Excel增强数字力

1.收益的模拟为何重要?

  • 建立一个能够严格根据数字进行现场判断的团队为目标,即使上司说以A方案为最优先,但经过数字分析后或许会发现,应该先执行B方案比较好。尤其是身为经营者的人,请务必理解模拟的重要性

3.思考假定情况

  • 关于假定情况的版本,应该至少要有一般情况、乐观情况和悲观情况三种
  • 图47思考假定情况

卷末附录1 格式设定的重点

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原始发表:2021-10-14,如有侵权请联系 cloudcommunity@tencent.com 删除

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