个人永久性免费-Excel催化剂功能第55波-Excel批注相关的批量删除作者、提取所有批注信息等

Excel里的批注，许多人很喜欢用，但批注真的值得我们大量使用吗？批注的使用场景在哪里？这些问题可能更值得花时间来思考下。 同样因为不规范地使用批注，也带出了一大堆的后续擦屁股的事情来，从批注中找回有价值的信息。 再次强调：Excel催化剂有批注相关的功能，并不表示认可批注的存在必要性。仅是为了用户因不规范操作带来的诸多不便的一种权宜之计的补救措施。

使用场景

批注笔者认为其最佳的使用场景仅适用于排版需求的报表层面的使用和临时在数据源中作标记，方便接下来统一对数据源进行修复、追加、改写单元格内容。

批注类似备注的信息，很难于用于数据的结构化分析，甚至连Excel的查找替换功能都难以识别到其中的内容，同样地大量使用的筛选、排序就更不用说了。所以，把有用的信息固化在批注内，对后续数据的再次利用带来极大的不便性。

若仅仅用于报表层面，报表层面即用于对排版有要求，数据经过分类汇总计算处理后仅展现一些简单的数据汇总结果，是可以用批注来对结果、指标等做一些说明使用。

在数据源结构的数据中完全没有使用批注作为数据存储的必要性，同样的问题也出现在使用颜色来区分原始数据的信息分类等

原始数据中，仅需增加一列数据，并对此列作标题信息标记，该列对应所在行内记录所需记录的特殊信息，后续同样可以使用到查找替换、排序、筛选等操作对所标注的信息进行再处理加工。

擦屁股式的后补功能实现

为了大量的不合规的数据结构，大量有用信息存放在批注信息内，简单实现了以下的一些常用功能。 这一系列的内容都是针对整个工作薄内的批注起作用，非仅当前的工作表。

批注功能按钮位置

批量删除作者信息

一般来说Excel批注的作者信息，提取的是windows的登录用户名字，如果不是太特别的电脑，估计很多是administrator这样的无意义的名字，所以删除它还显得清爽一些。

自动适应内容大小

有时批注内容写太长了，查看批注时没法显示所有内容，可用此功能将整个工作薄的所有批注都自动适应内容，让批注阅读起来更友好。

复原批注显示位置

批注有可能因为查看过程中，进行了排序、筛选等操作，最终批注的位置和原来只位于批注单元格右侧不远的情形不符，可用此功能对其位置进行修复下（最好修复时不要进行自动筛选、行列隐藏等操作）。

提取批注信息清单

这个个人觉得是比较有价值的功能所在，特别是大量批注存在时，有此功能，可将所以批注遍历出来，存放在一个工作表内集中查看，且可对其进行后续的查找替换、排序、筛选等操作。

同时亦可供下一步骤的修改后批注批量重新导入覆盖原来批注内容，实现批量修改批注的效果。

批注清单，B列可跳转到原批注单元格

从表导入批注信息

接上一功能提取出来的批注，若想批量修改后重新导入覆盖原批注使用，不建议在不合规的事情上重复做补锅的事情，最好的方式是通过简单的公式引用vlookup之类的把批注信息追加到新的一列中（如果批注信息是数据源的一部分的话），具体方法有兴趣的可到视频中查看，视频中会录制一下此场景实现。

总结

在现实的不完美世界中，就算你本身可以做得很好，也难免需要为其他人的错误买单，批注的管理就是一个很现实的问题，当拿到的是别人的上游的数据文件，你只能不得不去硬首头皮做下去。但愿今天的这一系列功能和方法论的介绍，能够对批注的不合规使用有一些引导作用，也让拿到不合规的批注数据进行下游再处理时，工作量能够得到些许的减轻。

文章中谈及不到的细节，将在视频中作演示，若需查看视频，可私信我获取视频地址。