什么是VDA 4938报文？

VDA 4938也被称为VDA全球发票，用于交换发票数据以及贷方信用票据。 因此，发票数据是使用VDA 4938格式从供应商发送到采购商的，而贷方信用票据则相反，是从采购商发送到供应商。

VDA 4938格式基于EDIFACT（D.07A版），因此是为汽车工艺特别设计的EDIFACT 发票的子集，所以VDA 4938和其他标准的VDA报文格式是有很大区别的，它更像我们熟悉的EDIFACT报文格式。

VDA 4938报文的使用

合作伙伴可以使用VDA 4938报文来自动交换发票信息，并使账单与相应的订单直接对应。因此，VDA 4938报文由包含用于交换物料/服务的账单信息以及有关发送方和接收方信息的段组成。这样，当合作伙伴通过EDI进行通信时，VDA 4938报文旨在替换基于纸质的发票。

由于VDA 4938报文被用于各种场景，VDA将分为4个部分进行描述:

第1部分：流程框架文档，一般对流程进行解释说明

第2部分：解释了VDA 4938报文的结构和部分的全球发票应用程序指南

第3部分：与中小型公司的电子发票交换，描述如何与此类公司一起实施该流程

第4部分：用于运输服务的发票数据交换的数据结构，描述了针对此类合作伙伴的发票数据的标准化交换

典型的VDA 4938结构是什么样子的?

VDA 4938规范指定了正确构建VDA 4938报文所需的段和元素。 EDI解决方案：可以是本地解决方案，也可以是EDI云服务，可以发送，接收和处理像VDA 4938这样的EDI报文。为了确保电子发票的高质量，必须遵循VDA 4938标准。

典型的VDA 4938报文包括：

发票-贷方通知单编号

发票-贷方通知单日期

装运参考（单件发货日期）

付款条件

记帐或贷记的实际项目

附加费/折扣

EDIFADCT VDA 4938示例报文如下：

UNA:+.?'
UNB+UNOC:3+4012345000009:14+4000004000002:14+210512:1235+53'
UNH+1+INVOIC:D:07A:UN'
BGM+38O+EDIINV-SRE1'
DTM+137:20210827:102'
DTM+1:20210826:102'
FTX+AAB+++Text1+EN'
GEI+PM+::272'
RFF+AGK:JCI-12345'
MAD+BY+4019315000007++kasoftware+EDISONSTRASSE 1+BRETTEN++75015+DE'
RFF+VA:EX12345'
NAD+SE+9001912121037::9'
RFF+VA:VZ12345'
RFF+ADE:l-N112345'
CTA+IC+Name'
COM+imp@kasoftware.cn:EM'
CUX+2:EUR:4'
DTM+134:20190823:102'
LIN+1++12345:IN'
IMD+++1:::ITEMDETAILS'
QTY+47:1:PCE'
DTM+1:20210827:102'MOA+203:199.99:EUR:8'
PRI+AAA:936.79:::1:PCE'
PRI+AAB:407.13:::1:PCE'
RFF+AAK:FXK-12345'
RFF+ON:KHP-12345:00010'
UNS+S'
CNT+2:1'
MOA+125:199.99:EUR'
MOA+176:39.99:EUR:2'
MOA+77:239.98:EUR:2'
MOA+79:199.99:EUR:6'
TAX+7+VAT+++::20+S'
MOA+124:39.99:EUR'
UNT+34+1'
UNZ+1+53'

VDA 4938报文作为发票的处理

VDA 4938报文由供应商生成，并在需要用作发票时发送给客户。客户方的接收系统根据VDA 4938规范验证报文，并在成功接收后发回功能性确认。功能性确认向供应商确认收到了发票信息。接下来，VDA 4938数据将被转发到客户的ERP系统，并在其中显示为新的发票记录。

VDA 4938报文作为信用票据的处理

如果将VDA 4938用作信用票据，则客户将在其末端准备贷方信用票据数据，并通过VDA 4938报文将其发送。然后，该报文将被供应商的系统接收并验证，然后再转发到其ERP系统。在供应商的ERP系统中，信用票据数据与VDA 4938报文中引用的发货相一致。

VDA 4938报文和VDA 4988报文

根据财务流程定义，可以将VDA 4988报文作为VDA 4938报文的后续文件从客户(买方)发送到供应商(收款人)。 VDA 4988报文或“付款通知”包含有关如何进行付款的进一步说明。这一信息可帮助供应商将收到的付款与已发出的发票进行核对。

用于处理VDA 4938报文的EDI工作流

通常，在EDI交易伙伴之间交换的文档遵循典型的业务流程顺序，具体取决于行业类型。下图显示了VDA 4938标准的作用以及在汽车行业中使用的其他报文类型：

VDA 4938格式在其他EDI报文标准中是如何调用?

VDA 4938标准将一种广泛用于汽车行业的格式定义为EDIFACT子集。 在欧盟和亚洲的CPG或零售业等其他行业中，EDIFACT 发票标准是非常普遍的交换发票数据。

另一方面，ANSI X12 810格式在北美自由贸易协定地区也被广泛用于同样的目的。

使用EDI和VDA 4938报文的好处

通过VDA 4938交换发票信息对客户和供应商都有以下好处:

● 由于不必手动输入数据，极大地减少了员工的工作量

● 防止错误，因为数据是由系统自动生成的，没有人工干预

● 当以EDI报文形式发送时，发票/贷方通知单直接以电子信息形式出现，因此可以快速，轻松地进行归档

● 信息交换非常迅速

● 使用安全的EDI协议（AS2，OFTP，SFTP，VAN）可确保账单信息的机密交换

供应商/收款人特有的好处：

透明的概述已开具的发票

发票收据确认可确保付款人成功发送和接收账单信息

信用票据数据直接可用，无需额外的键入操作，可以防止输入错误

客户/付款人特有的好处：

透明的概述即将付款的货件

信用票据的收据确认确保收款人成功发送和接收账单信息

发票数据可快速获得，无需手动键入以减少输入错误

使用VDA 4938报文时的典型错误

交换发票报文时出现的常见问题是基于错误或丢失的数据。 如果数据在供应商或客户的ERP系统中未知的VDA 4938报文中传输，则将导致处理步骤错误。 VDA 4938报文上下文中的典型问题是：

● 不存在零件、视为交货或视为订单（缺少或错误的参考）

● 价格或价格单位缺失

● 收款人或付款人参考有误或缺失

通过灵活的操作模型使VDA 4938报文自动化

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