不会做职场时间管理？这些建议你绝对用得上！

腾讯大讲堂

发布于 2019-05-16 15:46:43

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作者 | 董小云，腾讯员工

有人认真考虑过时间这个概念吗？

如果你去搜索它的定义，会发现有物理学、天文学、哲学、文学和宗教等多个角度来解释这个词。

在英文词典中，time一词至少有十多项解释。其中有一句英文是从管理学角度阐述了时间的概念：a period of time considered as a resource under your control and sufficient to accomplish something。大意是说，时间是一种你可以控制并用来完成某事的资源。每人每天都有24个小时，以分钟为单位来衡量，一天是1440分钟。再进一步，按照8小时的工作制度，每天480分钟用于工作，如何做好时间管理，保证最有效的产出是非常有必要的。

每天的工作，大需求也好，小需求也罢，只要有规定的完成时间，都可以算是一个完整独立的项目。

由于从事多语种翻译工作，除了经常要考虑各国译员的时差以及与local team的配合时间，还要做跨部门和部门内的翻译需求沟通，发现翻译是一项对时间管理比较苛刻的工作，尤其是项目周期比较短的时候，无法做到有效管理时间，永远都在赶deadline的路上。

下面以日常的翻译需求为切入点，分享自己在时间管理方面的一些心得，其实也适用于大多数需要做时间管理的场景。

一、分配时间

牢记每个项目都有完成的时间限制。

基本上，当你拿到需求的时候，经过评估工作量和要求等因素之后，你就要预估什么时候返回，这个时间节点有个不友善的称号叫deadline。由于从事语言方面的工作，通常比更多的人要关注词源。deadline这个词最早出现在美国内战（1861-1865），南北战争期间，南部联军设置了一个战俘营，在战俘营的周围划了一条线，一旦战俘越过这条线就会被守军射杀。于是这条线就被称为死亡线dead line。后来，该词又用于报社行业，经过演变，直到1920年，才用作time limit的意思，也就是今天普遍使用的截止时间之意。有人可能觉得到了截止日期，就濒临死亡线，做不完，就要被骂死……所以科学技术不再是第一生产力，deadline才是。

针对大项目，建议最好拆分成子项目，更加准确地预估每个部分完成所需要的时间。好比一个5000字的翻译需求，翻译需要1.5天完成，过程答疑解惑需要0.5天，审校需要0.5-1天完成，那么这个需求大概就需要3天左右完成。这是理想的交付时间，但过程经常出现不可抗拒的因素，比如文档写作糟糕，翻译需要花费很多时间理解其中的内容，需要与对方确认文档中的疑点，而对方不是在开会，就是有其他原因不能及时配合解答，那么翻译进度就被影响，这时候可以预留1天左右的buffer时间，也就是这个项目的完成需要4天左右来完成会风险低一些。

给自己设置比官方截止时间更早的deadline，永远不要高估自己会在deadline那天完成任务的能力。倘若不想总是焦头烂额地赶deadline，建议有所谓拖延症的同学有病治病，不要什么事情都放在最后一天才做，因为你会发现最后一天往往会被各种鸡毛蒜皮的事情hold住了。

个人通常的做法是，假设项目官方deadline时间为1月15日，给自己的deadline就会提前半天，或到1月14或13号，永远要超前完成任务，预留时间给自己做缓冲和保证完成的质量。这样子对方永远觉得你棒棒滴，因为他们的deadline不是被按时完成，就是超前完成，觉得你非常给力靠谱。

如果项目交付周期被缩短，要学会寻求更多的资源来完成项目。常见的方法是加班，但这一招并非总是有效的。毕竟很多事情不是加班就能解决的，一个人一天也就只有24个小时，再怎么挤，也还是24小时，我们不是超人，不要硬扛。

如果做大项目长期加班，更要注意身体问题。如果加班行不通，还有另外一种做法是，需要借助更多的资源去完成，比如分任务，多人协作，最后一人做PM统筹。

此外，还可以外包，寻求外部支援，但本质上也是增加完成同一件事情的人力资源，只不过压力转移到他人身上，自己需要把精力放在项目的质控上面。

多个项目并行的时候，先快速完成小项目，再做大项目。很多人会和你谈项目优先级，但他们忘记了做大项目需要更多的时间这一个事实。

工作中同时爆发多个需求是常有的情况，你会发现所谓的优先级四象限法则是错的，但总有人不断地给你灌输这个方法论。如果没有听过这个理论的同学，要谨慎避免误入歧途。因为要把任务放到四个象限中，进行判断所要耗费的脑力太高了，什么程度算重要，什么程度算不紧急？紧急的东西不重要吗？当你使劲浑身解数填好四象限，时间早就过去了2个小时。

个人通常的做法是，把今天要完成的项目快速列出在本子上，即所谓的to-do list，然后快速把简单好做的需求（比如几句话的翻译）先做完，给自己一点自信和打鸡血。剩下的大块头需求（比如几千字的翻译需求），再按照前面说的拆分方法各个击破。针对5000字的中文，今天翻译2000字，明天翻译2000字，后天翻译1000字并把前面两天翻译的译文一起检查。确保大的项目每天都有一定的完成度。就像罗马一样，大项目不是一天完成的，但却可毁于没进度。

二、减少打扰

有效地关注工作群的消息，可以关闭通知提醒，但不是完全不理睬。在工作的时候，最常见的外部打扰是群消息弹不停，如果不需要随时关注群动态，及时响应某些紧急事项，建议关掉消息提醒，每15-20分钟左右（这个时间间隔因人而异）再看一下群消息。当然有的人心理素质异常强大，任你怎么弹窗，就是不点击进去看，这种就无需关闭消息提醒了。毕竟实时盯着群消息，很难集中精神处理某些需要一个时间块才能完成的需求。

控制上网时间，寻找检索资料的高效方法。另一个大干扰来自于网络，上网检索资料时，往往会控制不住，越跑越远，从一个搜索hit跳到另外一个hit，无意中花了不少时间浏览过多对解决眼下问题无关的网页。如果你是那种无法控制自己的人，一旦发现自己花太多的时间在网页搜索上面，就要想办法停止下来。如果你是完全对自己上网用了多少时间无感的人，建议查资料之前，设置一个闹铃提醒自己，避免自己花太多的时间在网上。

比如，针对中文术语“死信队列”如何翻译，10:00上网查对应的英文说法，一般到了10:30，半个小时过去了，还没查到就停下来,思考是否有更便捷的方法快速得到此术语的翻译？比如：咨询撰写该文档的业务侧同事，他们经常阅读外文技术资料，很大的可能会知道这个词的英文说法（永远不要小看开发哥哥的英语水平），或者参考竞品，或者机翻完再google搜索检验等，捷径总是有的，只是没想到而已。

当然，有些时候上网查的资料不是那么准确，需要不断地深挖，但无论如何，请一定要控制好时间和掌握查资料的一些技巧。关于这些技巧，网上有很多行之有效的方法可以试试。

预留开会的时间，提前安排好工作。再说另外一个干扰是开会，一个会议可以占用一两个小时，半天，甚至是几天的时间。等你开完会，发现等待你的往往是加班，不然这一天可能什么都没干。不是在开会，就是在开会的路上。但是会议呢，没办法不参加。

个人的建议是，最好提前了解会议的主题，让自己更加有效地参会，如果有人主持会议，避免大家思维过于太发散，那再好不过了。如果没人充当这个角色，你可以见义勇为充当这个角色，让会议更有效地进行，更早地结束。

有些会议，如果不是必须要参加的，可以不用亲自出席，但一定要关注会议纪要，以免错过重点信息，影响后续工作的展开。对于那种一个会议需要讨论多个主题，而每个主题之间的关联性不强时，可以咨询发出会议邀请者，是否可以只选择参与自己相关的那部分主题，以便节省时间做其他事情。

没有任何一款时间管理工具和方法论放之四海皆准，只有适合自己的工作模式。娃都是别人家的厉害，年终奖都是别人家的公司多，我在这里和你说了这么多方法，也都是“别人”的方法，也许都不适合你，但希望对你有所启发。

很多工作都需要一大块无人干扰的时间来处理，之前也看到有人推荐番茄工作法（25分钟工作/5分钟休息为一个工作时间单位），或是Wunderlist等清单记录工具，但实操起来，很多事情都身不由己。个人亲测最有效的方式就是用笔在本子上快速记录，随便写随便画，自己看懂就行，被打扰之后随时能跟上中断前的进度。不像软件，还得按照它的格式填写。

毕竟实际工作中，并没有一个真空零干扰的工作环境，比如，你工位摆了一束漂亮的玫瑰花，然后其他MM路过，可能会因为这花太漂亮吸引了她，前来和你聊上几句，也会迫使你的工作暂时性地中断。再好比，一通快递电话打来了，喊你下楼收货，这种类型的工作中断也是经常出现的。

我们需要锻炼的是，如何从被干扰中断之后快速进入工作状态的能力。不要问我这种能力怎么培养，如果你经常有意识地让自己快速集中精力，就离掌握这种能力不远了。如何快速进入工作状态，只有一个方法，那就是立马工作起来。

三、有效沟通

沟通一定要针对新问题，而不是费时间反反复复做老问题的沟通。很多人都觉得自己会沟通，但实际情况恰恰相反。看看中国有很多成语都是和不良沟通有关的，比如：祸从口出、出口伤人、白费口舌、有口无心等等，就知道我们多么需要有效而正确的沟通。有效的沟通可以帮助减少项目运转所需要的沟通时间，减少不断开项目会议而无结果的时间。第一次沟通就要把事情说清楚，做到每次的沟通都是针对新问题，而不是反复纠结在老问题上面。

确保双方在沟通时都能对同一件事情达成一致的理解。首先明确一点，沟通一定是双向的，不仅一方说清楚，也要确保另一方理解清楚了，才能称得上有效的沟通，任何单方面的沟通都不是有效的。

举个例子，前阵子让新人写篇KM工作文章，原话是这么说的“对了，你最近可以写篇KM文章，看看下周内能否写完。原创的，和翻译工作相关就好，字数不限啦”。一周之后的周五，问她是否写完了吗？她一脸懵逼完全不知道周五是deadline了。后面经过进一步的沟通，了解到她所get的意思是“下周内考虑写一篇KM，能写就写，不能写就算了，just try”。

后来，我也反思了这其中的信息传达不对称问题，双方对同一件事get到的点不同。后续这种任务执行的沟通，更应该像一项指令，说清什么时间完成什么事情，如果不能完成，什么时间点反馈。或许措辞变成“下周五之前务必写一篇KM文章，如果写不了，下周三之前反馈，再另做安排”，这样的表述虽然缺乏温度，但一定是明确有效的。

对于那种需要别人配合才能完成的工作，必须提前沟通好时间安排和告知进度风险。例如，本月要发布一个APP新版本，就要具体到开发、翻译、测试、美术需要多长时间才能完成这个版本的需求，过程出现频繁修改需求可能造成进度延后的时候，如何再次调整项目时间安排。

个人最大的感受是，管理好上游和下游的队友，不要让自己在中游难受，永远不要做“夹缝中的项目管理”，不利于身心健康，也容易和队友之间相互推锅。再以App翻译来说，按照规划好的时间，提前3-4天催产品给文案或让开发尽早合入文案进行翻译，要想让别人全力配合，一定得让人明白你的工作是如何展开，提前告知会有哪些风险点，丑话说在前头，这是聪明人的做法，因为你不知道天上什么时候会飞来一口锅，砸在自己的身上。

当然，也不鼓励你把锅推给别人，是自己的锅，就得认领。但如果问题不是自己造成的，坚决不做背锅侠。然而，实际中，出了问题，很多团队第一时间是推锅，把责任定在某个人的头上，而不是快速解决问题。

采用的沟通方式一定要以尽量尊重对方为前提。之所以会提及这一点，是因为在现实工作中，有时候往往很想做到尊重对方，然而有的同事一时心急，容易爆粗口，但千万不能有玻璃心，只要都是为了做好项目，而没有人身攻击的话，要学会包容他人。每个人的沟通方式不同，有的人就喜欢企业微信打字，不喜欢打电话或发邮件，有的人喜欢当面聊，其实不论哪种方式，只要达到沟通的目的就可以，但可以选择一种节省时间的沟通方式。一种方式行不通，就要尝试另一种途径，不能让问题无限期拖下去不解决。如果实在无法解决或无权处理问题，已浪费了不少时间在沟通上面，需要请示领导去协助推动事情的进展。

时间管理这活并不难，关键在于你怎么做。有意识培养自己的时间观念，了解项目的整体进度，看清自己处在哪个环节链条上，摸清上下游人马的做事风格，进行有效明确的沟通。

永远不要奢望别人给你留时间，时间都是自己争取来的。