利用宏避免发送确认邮件时忘记添加附件

团队的邮件周知流程在不断规范，对邮件格式当然也做出了很多要求。在刚开始的阶段，大家都还不是很熟练，于是频频出现聚精会神地把邮件内容处理完以后，还没有把制作完成的html附件添加到邮件里就点击了发送按钮。虽然Outlook支持邮件撤回功能，但是那个撤回功能实在是太SB了（谁用谁知道……）。当然我们也可以设置延迟发送，这样可以在一定程度上解决问题，但是如果你发送邮件后就去干别的了，那么延迟发送显然也不保险。所以最安全的方式还是在发送邮件时，如果是重构完成的确认邮件，并且又没有添加html附件，就弹出警告阻止发送。我做了一个Outlook的加载项实现这个功能，但是试验证明部署兼容性还是有一些问题（在一同事的Win7 x64 + Office 2007 x86上安装后不能加载）。所以这里分享一下用宏实现的方法。当然你也可以先尝试一下加载项能否在你的电脑上正常工作，可以的话就不用搞这么复杂了：下载ISD WebTeam 重构邮件附件检查加载项For Outlook 2007/2010

准备工作

Office的默认设置在各个版本中各有不同，为了保证后面的步骤能够顺利，我们可以先做一些准备工作：

1. “文件 → 选项”，弹出Outlook选项页面（Outlook 2007以前的版本可能在“工具”下直接就有宏，可以跳到第3步）。
2. 在左侧导航区域选择“自定义功能区”，最右侧的“主选项卡”拉到最下面，勾选“开发工具”（图1）。
3. 在左侧导航区域选择“信任中心”，右侧点击“信任中心设置”（图2），弹出信任中心页面（Outlook 2007以前版本可能在“工具”下直接就有“信任设置”）。
4. 左侧点击“宏设置”，右侧勾选“为所有宏提供通知”（图3）。

图1：显示开发工具

图2：打开信任中心设置

图3：设置宏安全性

编写宏

完成准备工作后，回到Outlook主界面，主选项卡上多了一个“开发工具”选项卡。点击打开“开发工具”选项卡，并点击其下的“Visual Basic”（Outlook 2007 以前的版本中可能在“工具”下的“宏”子菜单里就有），如图4。

图4：打开Visual Basic

在“Microsoft Visual Basic for Application”编辑器中，展开左侧的“Microsoft Outlook 对象”并双击“ThisOutlookSession”，打开编辑器，然后把以下代码粘贴到编辑窗口中（图5）：

Option Explicit

Private Sub Application_ItemSend(ByVal Item As Object, ByVal Cancel As Boolean)
    Dim fileCount As Integer
    Dim attach As Attachment
    Dim msg As String
    fileCount = 0
    msg = "你尚未添加网页附件，确定要发送吗？"
    If (InStr(Item.Subject, "重构待确认?") > 0 And fileCount < 1) Then
        For Each attach In Item.Attachments
            If InStr(attach.FileName, "htm") > 0 Or InStr(attach.FileName, "html") > 0 Then
                fileCount = fileCount + 1
            End If
        Next attach

        If (MsgBox(msg, vbYesNo + vbDefaultButton2 + vbExclamation, "附件检查") = vbYes) Then
            Cancel = False
        Else
            Cancel = True
        End If
    End If
End Sub

代码说明：这段代码的作用是在邮件发送事件发生时，首先检查邮件主题是否包含“重构待确认”字样（根据重构周知邮件规范），如果是，则检查是否包含后缀名为"html"或者"htm"的附件（必须检查后缀，因为签名中就有一张图片作为附件，同时邮件中也有可能有数量不定的图片附件）。如果有html附件则邮件继续发送，否则弹出警告，要求你确认添加附件（这样保证了如果真的不需要网页附件，也不会不能发送邮件）。

图5：粘贴宏代码

然后点击左上角的保存按钮（CTRL+S），关闭宏编辑器，退出Outlook。

启用宏

重新打开Outlook，由于我们的宏没有进行数字签名，所以默认是没有启用的，启动时Outlook会弹出提示，请在弹出的提示框中点击“启用宏”（如图6，我的截图中第一项可用是因为进行了宏的数字签名，这个没有影响）。

图6：启动提示，启用宏

至此，我们的设置就完成了。你可以编写一封新邮件作为测试，在主题中包含“重构待确认”字样，不添加任何html网页文件作为附件，收件人最好写自己。然后点击“发送”，就会看到如下提示：

图7：宏测试

看到这个图说明宏已经正常工作，点击“否”即可停止发送，然后补上附件重新发送。如果不需要html附件，只要点“是”即可。

Enjoy It！